Verwaltung der Anwesenheit
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Mit Kelio können die Arbeitszeiten in der Firma für verschiedene Kategorien verwaltet werden; für diejenigen, die buchen, und für diejenigen, die nicht buchen. Auch die Einheiten von Führungskräften oder Außendienstmitarbeitern erhalten Lösungen, um ihre Anwesenheit im Unternehmen zu melden oder nachzutragen.
Der Vorteil ist, dass Anwesenheitsstunden erfasst werden können und daraus Prämien, Konten und die Anzahl der gearbeiteten Tage für diejenigen Mitarbeiter, die Kommen und Gehen nicht buchen, abgeleitet werden können.
Zum Beispiel kann eine Führungskraft am Morgen ihre Anwesenheit am Terminal melden: Es wird keine Buchungszeit registriert, aber sie ist unter den Anwesenden erfasst. Der Mitarbeiter kann bestätigen, dass er seine tägliche Ruhezeit eingehalten hat, und sein Arbeitstag kann für die Verwaltung seiner Tagespauschale berücksichtigt werden.
Der Buchungsbildschirm dient somit nicht nur dazu, Buchungen anzuzeigen, sondern alle verwalteten Formen von Anwesenheiten:
In diesem Modus buchen die Mitarbeiter tatsächlich am Terminal, am virtuellen Terminal des Benutzer- oder mobilen Bereichs. Die Buchungszeiten werden in Form von Kommt- und Gehtbuchung angezeigt. Durch automatische Buchungen bei Telearbeit Sie jetzt die Anwesenheitszeit an Telearbeitstagen automatisch berechnen, ohne dass Ihre Mitarbeiter aktiv werden müssen oder an Zugriff auf das virtuelle Terminal haben. |
In diesem Modus generiert das System automatisch Kommt- und Gehtbuchungen für die Mitarbeiter. Die automatischen Buchungszeiten entsprechen dem Kommen und Gehen in den Arbeitsperioden, die in den Arbeitszyklen definiert sind. Ein Mitarbeiter mit diesem Modus für die Anwesenheitsverwaltung behält dennoch das Recht, an den Terminals mit einem entsprechenden Recht zu buchen. |
In diesem Modus kann seine Anwesenheit für den ganzen oder den halben Tag in Echtzeit oder nachträglich gemeldet werden. Die Meldung in Echtzeit wird an einem Terminal Visio X4 oder X7, per Smartphone oder im Mitarbeiterbereich ausgeführt.. Der Mitarbeiter bestätigt seine Anwesenheit, es wird keine Kommt- oder Gehtzeit registriert, es wird nur die Anwesenheit erfasst. Dann wird im Anwesenheitsbildschirm ein Häkchen Anwesend angezeigt. Diese Meldungen werden in der Echtzeit-Anzeige Abwesende/Anwesende berücksichtigt. Um die Anwesenheitszeiten automatisch zu generieren, basiert sich das System entweder auf der Sollzeit des Zeitprogramms oder auf den Arbeitsperioden und ermöglicht dadurch die Berechnung der Summen. Durch automatische Anwesenheitsmeldung bei Telearbeit können Sie jetzt die Anwesenheitszeit an Telearbeitstagen automatisch berechnen, ohne dass Ihre Mitarbeiter aktiv werden müssen oder an Zugriff auf das virtuelle Terminal haben. Es ist möglich, sein Gehen zu melden, wenn die entsprechende Option aktiviert wurde. Zur Einhaltung der Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen gibt es auch das Kästchen Erklärung der täglichen Ruhezeit, damit der Mitarbeiter selbst seine Ruhezeit bestätigt. Die Anzeige der Standarduhrzeit und der standardmäßig eingehaltenen Ruhezeit ist optional einstellbar. Die nachträgliche Meldung ermöglicht es einem Mitarbeiter, zum Beispiel am Ende der Woche die Tage, an denen er anwesend war, nachzutragen. Der Bildschirm für diesen Nachtrag ist für den Mitarbeiter direkt in seinem Intranet verfügbar. Dieser Nachtrag kann eine Bestätigung erfordern oder nicht (dies wird bei den Rechten im Mitarbeiter - Benutzerbereich festgelegt). Eine Automatisierung ist ebenfalls möglich, damit so die Meldungen der Anwesenheitszeiten gemäß der Arbeitszeitplanung für den Mitarbeiter aktiviert sind. Wenn er sich in der Ruhezeit befindet oder abwesend ist, sind die Kontrollkästchen nicht aktiviert. Der Mitarbeiter kann jedoch über die Bildschirmansicht Nachträge Ausnahmen in seinem Jahresarbeitszeitplan verwalten, indem er beispielsweise angibt, dass er an einem geplanten Ruhetag gearbeitet hat. Die Anwesenheitsmeldung für einen Ruhetag, einen Samstag oder Sonntag beispielsweise wird auch direkt bei der Berechnung der Tagespauschale mit berücksichtigt. |
Eingabe der Anwesenheitszeiten mit oder ohne Bestätigung
Dieser Modus folgt dem Prinzip der nachträglichen Anwesenheitsmeldung und erfordert keine Buchung. Der große Unterschied ist allerdings, dass der Mitarbeiter die Dauer der Anwesenheitszeit angibt. Dieser Nachtrag kann eine Bestätigung erfordern oder nicht (dies wird bei den Rechten im Mitarbeiter - Benutzerbereich festgelegt). Zur Einhaltung der Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen gibt es auch das Kästchen Erklärung der täglichen Ruhezeit, damit der Mitarbeiter selbst seine Ruhezeit bestätigt. Die Anzeige der Standarduhrzeit und der standardmäßig eingehaltenen Ruhezeit ist optional einstellbar. |
Anwesenheitsmeldung und Eingabe der Anwesenheitszeiten
Dies ist die Kombination der zwei vorgenannten Modi. Der Mitarbeiter kann seine Anwesenheit melden und/oder die Dauer seiner Arbeitstage nachtragen, wenn er wieder im Büro ist. |
Buchungen aus Tätigkeitskarteien (Modus Zeitspanne)
Mit diesem Modus der Anwesenheitsverwaltung generieren die Tätigkeiten, die im Modus Zeitspanne nachgetragen wurden, direkt Buchungen. Dadurch wird eine doppelte Eingabe und/oder doppelte Buchung für dieselben Kommt- und Gehtzeiten vermieden. Diese Funktion wird vor allem von denjenigen Mitarbeitern benutzt, die Tätigkeitsnachträge im Intranet im Modus Zeitspanne (von Stunde bis Stunde) ausführen, um ihre Prämien, den Saldo etc. zu berechnen. Sobald eine Buchung im Rahmen der Zeiterfassung erfolgt, hat sie Vorrang vor den Tätigkeitsbuchungen. |
Die Einstellungen der verschiedenen Modi erfolgen im Bildschirm Synthese oder in den Benutzerrechten.
Siehe auch:
Anwesenheiten eines Mitarbeiters abfragen