Organigramm
Contents
Das Menü Einstellungen > Firma > Organigramm dient dazu, die mit ihrer Software erstellten Mitarbeiter zu strukturieren. Man kann die Anzahl der Organigramm-Ebenen im Kelio ModulKonfiguration einstellen. Ihre Bezeichnungen werden unter Personalisierung eingestellt. Dabei ist der Begriff „Abteilung“ wichtig, denn jeder Mitarbeiter muss zu einer Abteilung gehören. Wenn Sie Tätigkeiten verwalten (Option), können Sie eine Tätigkeit an eine Abteilung binden. Auf diese Weise werden die entsprechenden Tätigkeitszeiten automatisch erstellt.
Eine Organigrammebene hinzufügen/ändern/löschen
Um dem Organigramm ein neues Element hinzuzufügen: 1.In der Liste die Ebene auswählen, die sich über der befindet, die man erstellen möchte (z.B. eine Abteilung auswählen, um eine Unterabteilung zu erstellen). 2.Auf 3.Wählen Sie den Typ der Ebene im Ausrollmenü aus 4.Die Bezeichnung angeben (sowie eine Abkürzung). 5.Gegebenenfalls eine Information eingeben. 6.Speichern. Um ein Element des Organigramms zu ändern, braucht man es nur auswählen und die gewünschten Änderungen durchführen. Man kann eine Abteilung im Organigramm verschieben, indem man die ihm zugeordnete Ebene ändert. Um ein Element des Organigramms zu löschen, braucht man es nur auswählen und es mit der rechten Maustaste anklicken, dann auf Löschen klicken. Es können nur Elemente gelöscht werden, die nicht vom System benutzt werden. |
Zuordnung einer Standard-Aktivität der Abteilung (optional)
Die automatische Generierung ermöglicht die standardmäßige Festlegung von Aufgaben, Kostenstellen und/oder Kunden für die Abteilungen. Auf diese Weise können Mitarbeiter ohne individuell festgelegte Tätigkeiten für den Zeitraum, in dem sie einer Abteilung angehören, diejenige(n) übernehmen, die für diese Abteilung vorgegeben ist (sind). So können Arbeitszeiten nach Abteilung verwaltet werden, ohne die Tätigkeit der Mitarbeiter zu planen. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung oder leiht man ihn einer anderer Abteilung aus, so wird ihm automatisch eine Tätigkeit zugeordnet. Wenn Sie Tätigkeiten verwalten, wird eine historisierte Tabelle der Tätigkeitszuweisungen angezeigt, damit Sie die Tätigkeitszeiten für die Mitarbeiter der Abteilung automatisch erstellen können: Um eine Standardaufgabe/ -kostenstelle/ -client für diese Abteilung hinzuzufügen, müssen Sie: 1.Auf den Button 2.Die Anfangs- und gegebenenfalls die End-Daten der Zuweisung der Standard-Tätigkeit und/oder -Kostenstelle auswählen. 3.Die gewünschte Aufgabe und/oder Kostenstelle im Dropdown-Menü 4.Mit einem Klick auf |
Zuordnung einer Regel zur automatischen Tätigkeitserstellung
Um dieser Abteilung eine automatische Tätigkeitserstellung hinzuzufügen, müssen Sie: 1.Auf den Button 2.Die Anfangs- und gegebenenfalls die End-Daten für die Zuweisung der automatischen Tätigkeitserstellung eingeben. 3.Wählen Sie die gewünschte Regel im Ausrollmenü aus. a.Als Dauer, im Verhältnis zur Ist-Summe b.Identisch mit der geplanten Tätigkeit c.Identisch mit der geplanten Tätigkeit, mit als Dauer geplanter Periodentätigkeit d.In Prozent 4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Tätigkeiten, die mit den geplanten Tätigkeiten identisch sind, automatisch erstellen Ist die Berechnungsbasis der Tätigkeit des Tages größer als 0, wenn der Mitarbeiter also tatsächlich gearbeitet hat, werden die zuvor geplanten Tätigkeiten zu Ist-Tätigkeiten des laufenden Tages und der vorigen Tage. Beispiel: Der Mitarbeiter hat von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 18:00 gebucht. Die Tätigkeit 1 ist von 16:00 bis 17:30 geplant. Die berücksichtigte Summe der Tätigkeit 1 beträgt dann 1:30, und zwar von 16:00 bis 17:30.
Bei Änderung, Hinzufügen oder Löschen einer Tätigkeit eines automatisch verwalteten Tages fällt die automatische Erstellung weg. Die Farbe der Anzeige wechselt von Grün auf Weiß. Hier ist die Anfangszeit der Tätigkeitsperiode von 15:00 auf 16:00 übergegangen. Diese manuellen Eingaben werden in der Planung niemals auftauchen: dort sind nur geplante Tätigkeiten sichtbar. Wenn man alle für einen Tag eingegebenen Tätigkeiten manuell löscht, setzt wieder die automatische Erstellung nach den geplanten Tätigkeiten ein. Tätigkeiten, die mit der geplanten Tätigkeit mit als Dauer geplanter Periodentätigkeit identisch sind, automatisch erstellen Ist die Berechnungsbasis der Tätigkeit des Tages größer als 0, wenn der Mitarbeiter also tatsächlich gearbeitet hat, werden die zuvor geplanten Tätigkeiten zu Ist-Tätigkeiten des laufenden Tages und der vorigen Tage. Unabhängig vom Eingabemodus (Periode oder Halbtag), wird die Dauer immer in Stunden ausgedrückt (nur eine Eingabe eines ganzen Tages bleibt in dieser Einheit). Beispiel 1: Der Mitarbeiter hat von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 18:00 gebucht. Die Tätigkeit 1 ist von 16:00 bis 17:30 geplant. Die berücksichtigte Summe der Tätigkeit 1 beträgt dann 1:30. Das System berechnet die Dauer der Tätigkeit 1, die von 16:00 bis 17:30 ausgeübt wurde, und findet 1:30, d.h. anderthalb Std., da der Mitarbeiter ja tatsächlich zwischen 13:00 und 18:00 gearbeitet hat.
Wenn die Berechnungsbasis geändert wurde, wird die automatische Erstellung nach dieser neuen Basis durchgeführt. Beispiel 2: Der Mitarbeiter arbeitet nur von 13:00 bis 17:00. Die Tätigkeit 1 ist von 16:00 bis 17:30 geplant. Die berücksichtigte Summe der Tätigkeit 1 beträgt dann 1:00.
Bei Änderung, Hinzufügen oder Löschen einer Tätigkeit eines automatisch verwalteten Tages fällt die automatische Erstellung weg. Diese manuellen Eingaben werden in der Planung niemals auftauchen: dort sind nur geplante Tätigkeiten sichtbar. Wenn man alle für einen Tag eingegebenen Tätigkeiten manuell löscht, setzt wieder die automatische Erstellung nach den geplanten Tätigkeiten ein. Tätigkeiten als Dauer ,im Verhältnis zur geleisteten Summe automatisch erstellen Ist die Berechnungsbasis der Tätigkeit des Tages größer als 0, wenn der Mitarbeiter also tatsächlich gearbeitet hat, werden die zuvor geplanten Tätigkeiten zu Ist-Tätigkeiten des laufenden Tages und der vorigen Tage. Eine solche Erstellung richtet sich nach den geplanten Tätigkeitssummen und nicht nach den geplanten Tätigkeitskarteien des Tages. Das System verwendet die geplanten Tätigkeitssummen eines Tages und berechnet sie im Verhältnis zur Berechnungsbasis der geleisteten Tätigkeit. Beispiel: Die Arbeitsperioden sind von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 17:00 geplant. Der Mitarbeiter arbeitet aber von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 18:00. Die Tätigkeit 1 ist für den 1. Halbtag geplant. Die Tätigkeit 2 ist von 14:00 bis 15:00 geplant. Die Tätigkeit 1 ist von 15:00 bis 17:00 geplant. Mit einer Berechnungsbasis von 7:00 erhält man eine Summe von 5:00 für die Tätigkeit 1 (3:00 von 9:00 bis 12:00 + 2:00 von 15:00 bis 17:00) und 1:00 für die Tätigkeit 2 (von 14:00 bis 15:00). Der Mitarbeiter arbeitet aber eine Stunde mehr. Die Summen werden also auf 8 Arbeitsstunden verteilt. Um das Verhältnis festzulegen, führt das System folgende Berechnung aus:
Bei Änderung, Hinzufügen oder Löschen einer Tätigkeit eines automatisch verwalteten Tages fällt die automatische Erstellung weg. Diese manuellen Eingaben werden in der Planung niemals auftauchen: dort sind nur geplante Tätigkeiten sichtbar. Wenn man alle für einen Tag eingegebenen Tätigkeiten manuell löscht, setzt wieder die automatische Erstellung nach den geplanten Tätigkeiten ein. Tätigkeiten automatisch im Verhältnis erstellen Ist die Berechnungsbasis der Tätigkeit des Tages größer als 0, wenn der Mitarbeiter also tatsächlich gearbeitet hat, werden die zuvor geplanten Tätigkeiten zu Ist-Tätigkeiten des laufenden Tages und der vorigen Tage. Beispiel: Der Mitarbeiter hat von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 18:00 gebucht. Die Tätigkeit 1 ist von 16:00 bis 18:00 geplant. Auf dem Anwesenheitsbildschirm kann man folgende Information lesen: 25 % |