Kelio Planification permet d’effectuer des remplacements d’un salarié par un ou plusieurs autres salariés selon divers critères (emploi et compétences), paramétrables dans Kelio Temps et Activités, champs système .

tog_minus        Effectuer un remplacement

1.Activer les remplacements icn_replacements dans la barre d'outils.

2.Dans la grille de planning et pour le salarié souhaité, sélectionner les jours de remplacements avec la souris.

3.Effectuer un clic droit sur cette sélection, Remplacer. La fenêtre de paramétrage des critères de remplacements s’affiche à l’écran.

4.Ajuster la Période de remplacement si nécessaire. Elle correspond par défaut à votre sélection dans la grille de planning.

5.Chercher le salarié remplaçant dans le menu déroulant, via les flèches ou par un clic sur icn_3 dots qui ouvrira la liste des salariés que vous êtes autorisé à gérer.

6.Valider.

7.Ajouter éventuellement une deuxième période de remplacement en cliquant sur icn_plus et en remplissant la fiche comme décrit ci-dessus.

8.Valider.

icn_info

Le télétravail du remplaçant et du remplacé ne sont pas échangés.

icn_replacement_blue Nom / prénom de la personne remplaçante apparaissent sur la ligne remplacement du salarié remplacé.

icn_replacement_pink Nom / prénom de la personne à remplacer apparaissent sur la ligne remplacement du salarié remplaçant.

tog_minus        Recherche avancée

Avec les droits nécessaires, vous avez la possibilité d’effectuer une Recherche avancée pour mieux cibler les salariés.

1.Suivre les étapes 1 à 5 ci-dessus.

2.Sélectionner Rechercher avancée.

La partie supérieure de cette fenêtre est un récapitulatif des caractéristiques du salarié à remplacer (Nom, Emploi, Compétences et Niveau).

La seconde partie permet de saisir les différents paramètres à prendre en compte lors de la recherche du ou des remplaçants. Avant de lancer une recherche de remplaçant, vous pouvez :

a.Sélectionner un ou plusieurs États du salarié de remplacement.

b.Sélectionner la ou les Populations de salariés dans lesquelles le logiciel devra effectuer la recherche de remplaçants. Par défaut, le logiciel propose la population d’origine du salarié à remplacer.

c.Sélectionner le ou les Emplois que devront occuper les remplaçants.

d.Ajouter icn_plus la ou les Compétences des salariés susceptibles d’effectuer le remplacement et/ou leur Niveau. Par défaut, le logiciel vous propose la ou les compétences du salarié à remplacer ainsi que le niveau mais il effectue également une recherche dans le niveau de compétences du salarié à remplacer et dans les niveaux supérieurs. Valider icn_validate vos choix.

icn_infohelp

La sélection de l’emploi et des compétences n’est pas obligatoire, cependant si plusieurs compétences sont sélectionnées les remplaçants devront avoir TOUTES les compétences choisies.

3.Cliquer sur le bouton Valider. Le logiciel procède alors à une recherche de salariés correspondant aux critères définis

Au terme de cette recherche, le logiciel vous propose une liste de personnes répondant aux critères dans un écran supplémentaire. La liste des personnes disponibles est précédée par le salarié à remplacer.

icn_info

Le télétravail apparaît dans le planning des remplaçants potentiels

icn_infohelp

Les journées hachurées indiquent les jours où les salariés ne correspondent pas aux critères de disponibilité.

4.Sélectionner le (ou les) salarié(s) remplaçant(s) en procédant, selon les besoins, à un remplacement complet ou partiel.

hmtoggle_plus1        Remplacement complet

Dans ce cas, le salarié remplaçant récupère l’ensemble des affectations prévues pour le salarié remplacé.

1.Faire glisser la souris sur tous les jours dans le planning du remplaçant. Le salarié remplacé passe alors complètement sur un fond noir.

2.Valider.

Le logiciel procède à un remplacement sur l’intégralité de la période paramétrée.

hmtoggle_plus1        Remplacement partiel

Il est aussi possible de répartir le remplacement sur plusieurs salariés, ce qui permet d’effectuer des combinaisons lorsqu'aucun salarié n’est disponible sur la totalité de la période de remplacement.

1.Cliquer pour chaque remplaçant dans la cellule correspondant à la journée de remplacement souhaitée. Le salarié remplaçant récupère alors l’affectation prévue uniquement pour le jour sélectionné. Le salarié remplacé passe sur fond noir pour la journée sélectionnée.

2.Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer les choix de remplacement. Le logiciel procède alors au transfert des affectations dans la grille de planning pour chacun des salariés sélectionnés.

3.Pour supprimer une affectation de remplacement pour une journée, recliquer sur la case correspondant à l’affectation de remplacement à supprimer dans le planning du remplaçant ou du remplacé.

icn_info

Le remplacement d’un salarié absent par un autre salarié transfère ses horaires, astreintes et activités sur le remplaçant mais pas ses absences.

icn_infohelp

Si des affectations existaient déjà pour les salariés remplaçants, elles sont supprimées et remplacées par les nouvelles. Afin d’éviter toute erreur, le système vous informe des éventuelles affectations des salariés remplaçants par un message d'erreur.

tog_minus        Supprimer un remplacement

Un remplacement se supprime depuis le planning de la personne remplacée.

Il y a trois façons de procéder :

A.Depuis la Zone 1. Clic droit sur le salarié remplacé, Remplacements. Cet écran liste les périodes de remplacement du salarié sur la période d'ouverture du planning.

B.Depuis la case la case du jour correspondante dans le planning, clic droit, Remplacer.

C.Depuis la ligne de remplacement (marqué par une flèche bleue et le nom du remplaçant), double-cliquer.

Le ou les remplacement(s) prévu(s) pour cette personne s’afficheront alors dans la fenêtre de paramétrage des critères de remplacements.

1.Sélectionner la/les ligne(s) souhaitée(s).

2.Cliquer sur icn_dustbin.

3.Valider.

Un clic droit sur la Zone 1 puis un clic dans le menu sur Historique de mouvements vous permet de consulter l’historique de tous les remplacements de personnel effectués et futurs entre services.

Voir aussi :

Planning préparatoire