Paramétrage des tableaux de bord

1.Sélectionner une Population (tout en haut à droite de l'écran !).

2.Sélectionner un Groupe de salariés (voir aide Kelio).

3.Choisir un Niveau d’organigramme en sélectionnant la case à cocher correspondante. Vous pouvez personnaliser la sélection d’informations d’un groupe, d’une société ou même d’un service. Il est possible d’agrandir la fenêtre de l’organigramme en cliquant sur .

4.Choisir le Niveau de répartition du tableau de bord par :

•Entreprise

•Entreprise niveau -1

•Entreprise niveau -2

•Entreprise niveau -3

•Entreprise niveau -4

•Entreprise niveau -5

•Société

•Département

•Sous Département

•Service(s)

5.Sélectionner un Visiteur.

6.Sélectionner le Niveau d'organigramme de regroupement et la Période de regroupement :

•Aucune

•Mois

•Semaine

7.Sélectionner la Période d’extraction :

•Date de début

•Date de fin

8.Sélectionner le Type d'extractation :

•Planifie

•Réalisé

9.Saisir le Titre à afficher sur l’édition du document sur Excel®. Vous pouvez inscrire un Commentaire à afficher sous le titre du document.

1.Sélectionner les Paramètres à prendre en compte pour ce report, par exemple :

•Choix du/des type(s) de contrat

•Absences

•Compteurs

•Motifs d’activités

•Âge minimum

Il est possible d’agrandir la fenêtre en cliquant sur .

Modèle Répartition par Statut et Nationalité

Vous pouvez sélectionner/désélectionner les personnes dont la nationalité n’est pas renseignée dans leur fiche en cochant/décochant la ligne Nationalité : Aucun. En sélectionnant Mettre les autres nationalités dans une colonne « Autres », vous pouvez effectuer une comparaison entre une nationalité dans une colonne et toutes les autres regroupées dans une autre colonne.

Modèle Pyramide des âges

Vous pouvez garder ou changer les paramètres par défaut :

•Âge minimum

•Âge maximum

•le Pas (en général tous les cinq ans)

2.Sélectionner la Modalité de prise en compte des temps partiels (Embauche par Statut et contrat, Départ par Statut et Raison, modèles des Répartitions). Si vous souhaitez que les données d’une personne à temps partiel soient traitées de la même manière que si cette personne était à temps plein, sélectionnez Calculer en équivalent temps plein : Oui. Dans le cas contraire, cochez Non. L'Équivalent Temps Plein est proportionnel à l'activité du salarié.

Exemple :

1 salarié à temps plein présent toute l'année correspond à 1 ETP

1 salarié à temps partiel (80%) présent toute l'année correspond à 0,8 ETP

Modèles Taux d’absentéisme

Une phrase explicative vous donne le détail du calcul qui va être effectué pour le taux d’absentéisme. Le taux d’absentéisme est égal au nombre d’heures d’absences divisé par le nombre d’heures théoriques de travail moins les heures de congés. Sélectionner les Motif(s) d’absence à prendre en compte dans le calcul, par exemple :

•Accident de travail

•Congés ancienneté

•Congés payés

•Délégation

•Formation

•Maladie

Définir les Motif(s) d’absence à enlever du nombre d’heures théoriques.

3.Indiquer l’Unité des cumuls (Modèle Synthèse des activités).

4.Définir les Seuils des valeurs à mettre en évidence au format 0000,000 (Modèles Synthèse). Affecter ensuite une Couleur aux valeurs hautes et basses pour se repérer facilement.

5.Indiquer s’il faut Afficher les valeurs à zéro.

6.Indiquer s’il faut Afficher les lignes sans cumuls.

7.Définir les bornes inférieures et supérieures des Numéros de badge (Modèle Edition Utilisation des badges).

Il existe deux manières de nommer le fichier issu de l’édition du tableau de bord :

•Le nom de fichier fixe ou

•Le nom de fichier variable

1.Choisir un titre sans oublier de renseigner l’extension (.xls pour Excel) pour obtenir un Nom de fichier fixe.

2.Pour le paramétrage du Nom de fichier variable, le titre sera composé :

•D’un préfixe (le titre du document)

•Suivi de la partie variable :

oMM (le mois)

oMMdd (le mois et le jour)

oyyyy (l’année)

oyyyyMM (l’année et le mois)

oyyyyMMdd (l’année, le mois et le jour)

oyyyyMMddHHmmsss (l’année, le mois, le jour, l’heure, les minutes et secondes)

•D’un suffixe (l’extension du document)

3.Choisir le mode d’ouverture du fichier :

•avec le nom de fichier fixe

•avec le nom de fichier variable ou

•aucune de ces deux options (si vous ne souhaitez pas que le tableau de bord s’ouvre automatiquement lorsqu’il est créé)

4.Vous avez ensuite trois possibilités pour transférer le fichier :

•Dans un dossier

•Sur un serveur FTP

•Par e-mail

L’onglet Transfert est un prolongement de l’onglet Fichier afin de configurer les trois types de transfert :

1.Copier/coller le chemin où doit être transféré le fichier.

2.Renseigner les informations relatives au transfert par e-mail :

•Serveur SMTP et son port

•Email source et de réception

•Login et mot de passe

3.Renseigner les informations relatives au transfert sur le serveur FTP :

•Adresse IP

•Login et mot de passe

•Dossier de destination.

Ce rapport propose une synthèse annuelle des principaux compteurs de suivi des temps de travail, d’absences et d’activités par salarié.

Ce tableau de bord est personnalisable. L’utilisateur définit les compteurs visualisés et l’ordre de leur affichage. Les résultats sont détaillés mensuellement et totalisés sur l’année.

Onglet Paramétrage Onglet Cumuls

1.Sélectionner les Paramètres à prendre en compte pour ce report.

Onglet Cumuls

2.Définir les compteurs à éditer dans Excel® :

a.Saisir dans la colonne N° Ligne le numéro de ligne de la grille Excel dans laquelle le compteur doit être édité.

b.Pour qu'un compteur apparaisse dans plusieurs lignes, séparer les numéros de lignes par une virgule (sans espace).

c.Pour cumuler plusieurs valeurs de compteur dans une ligne, saisir le même numéro de ligne dans les différents compteurs à éditer.

Détail des heures annuelles

Onglet En-têtes de ligne

3.Pour chaque ligne, personnaliser le libellé de l'en-tête de ligne. Par défaut, le libellé est le nom du compteur sélectionné pour cette ligne.

Onglet Lignes de coupures

4.Vous avez la possibilité de définir des lignes de coupure pour regrouper visuellement les cumuls extraits. Pour cela, indiquer le numéro de ligne de coupure et un en-tête de coupure.

Le bouton Rafraîchir met à jour les données en fonctions des cumuls sélectionnés.