Organigramme

Pour ajouter un élément à l'organigramme :

1.Sélectionner dans la liste le niveau supérieur à celui que l’on veut créer (par exemple, sélection d’un département pour créer un sous-département).

2.Cliquer sur pour ajouter un élément à l'organigramme.

3.Sélectionner le Type de niveau par le menu déroulant .

4.Indiquer le Libellé (ainsi qu'un Abrégé).

5.Saisir éventuellement une Information.

6.Enregistrer.

Pour modifier un élément de l'organigramme, il suffit de le sélectionner et d'apporter les modifications souhaitées. Il est possible de déplacer un service dans l’organigramme en modifiant le niveau auquel il est rattaché.

Pour supprimer un élément de l'organigramme, il suffit de le sélectionner et de faire un clic droit dessus, Supprimer. Uniquement les éléments non utilisés par le système peuvent être supprimés.

La génération automatique permet de définir des tâches, centres de charges et/ou clients par défaut sur les services. Ceci permet aux salariés qui n'ont pas d'activité définie individuellement, de prendre l'activité par défaut du service auquel ils sont affectés sur les périodes d'affectations du service, ou les périodes de prêt au service. Cela permet de gérer des temps par service sans planifier l'activité aux salariés. Le fait de changer le salarié de service ou de prêter un salarié à un service suffit à l'affectation de l'activité.

Lorsque vous gérez les activités, un tableau historisé des affectations d'activité apparaît afin de vous permettre de générer automatiquement des temps d’activités pour les salariés appartenant à ce service :

Pour ajouter une tâche/un centre de charges/un client par défaut pour ce service, vous devez :

1.Cliquer sur le bouton dans la rubrique Activité.

2.Saisir les Dates de début et éventuellement de fin d’affectation de l’activité et/ou du centre de charges par défaut.

3.Sélectionner la tâche et/ou le centre de charges et/ou le client dans le menu déroulant ou à l’aide du bouton (cette liste contient uniquement les éléments utilisables à la date du jour).

4.Valider par un clic sur . En cas d'erreur, supprimer la ligne créée par un clic sur .

Pour ajouter la génération automatique de l’activité de ce service, vous devez :

1.Cliquer sur le bouton dans la rubrique Règles de génération automatique.

2.Saisir les Dates de début et éventuellement de fin d’affectation de génération automatique d’activité.

3.Sélectionner la règle souhaitée dans le menu déroulant

a.En durée, proportionnellement au cumul réalisé

b.Identique à l'activité planifiée

c.Identique à l'activité planifiée avec activité période planifiée en durée

d.En pourcentage

4.Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Générer automatiquement les activités identiques au planifié

Lorsque la base de calcul d’activité de la journée est supérieure à 0, c’est-à-dire quand le salarié a effectivement travaillé, les activités qui ont été planifiées auparavant deviennent des activités réalisées pour le jour en cours et les jours précédents.

Exemple :

Le salarié a badgé de 9:00 à 12:00 et de 13:00 à 18:00. L’Activité 1 est planifiée de 16:00 à 17:30. Le cumul de l'Activité 1 pris en compte sera alors de 1h30, de 16h à 17h30.

En cas de modification, d’ajout ou de suppression d'une activité sur une journée générée en automatique, il n'y a plus de génération automatique. La couleur change de vert en blanc.

Ici, l’heure de début de la période d’activité est passée à 15:00 au lieu de 16:00.

Ces saisies manuelles ne seront jamais visibles dans la Planification car on n’y verra que les activités planifiées. Si on supprime manuellement toutes les activités saisies sur une journée, alors la génération automatique se refait par rapport aux activités planifiées.

Générer automatiquement les activités identiques au planifié avec période en durée

Lorsque la base de calcul d’activité de la journée est supérieure à 0, c’est-à-dire quand le salarié a effectivement travaillé, les activités qui ont été planifiées auparavant deviennent des activités réalisées pour le jour en cours et les jours précédents. Indépendamment du mode de saisie (période ou demi-journée), la durée sera toujours exprimée en heures (uniquement la saisie en journée complète restera en journée).

Exemple 1 :

Le salarié a badgé de 9:00 à 12:00 et de 13:00 à 18:00. L’Activité 1 est planifiée de 16:00 à 17:30. Le cumul de l'Activité 1 pris en compte sera alors de 1h30.

Le système calcule la durée de l’Activité 1 effectuée entre 16:00 et 17:30, c’est-à-dire 1:30 car le salarié a bien travaillé entre 13:00 et 18:00.

Si la base de calcul est modifiée, alors la génération automatique se refait en fonction de cette nouvelle base.

Exemple 2 :

Le salarié ne travaille que de 13:00 à 17:00. L’Activité 1 est planifiée de 16:00 à 17:30. Le cumul de l'Activité 1 pris en compte sera alors de 1h.

En cas de modification, d'ajout ou de suppression d'une activité sur une journée générée en automatique, il n'y a plus de génération automatique. Ces saisies manuelles ne seront jamais visibles dans la Planification car on n’y verra que les activités planifiées. Si on supprime manuellement toutes les activités saisies sur une journée, alors la génération automatique se refait par rapport aux activités planifiées.

Générer automatiquement les activités en durée proportionnelle au réalisé

Lorsque la base de calcul d’activité de la journée est supérieure à 0, c’est-à-dire quand le salarié a effectivement travaillé, les activités qui ont été planifiées auparavant deviennent des activités réalisées pour le jour en cours et les jours précédents. Cette génération se base sur les cumuls d'activités planifiées et non sur les fiches d'activité planifiées de la journée. Le système utilise les cumuls d'activités planifiées d'une journée pour les calculer au prorata de la base de calcul d’activité réalisée.

Exemple :

Les périodes de travail sont prévues de 9:00 à 12:00 et 13:00 à 17:00.

Le salarié travaille réellement de 9:00 à 12:00 et de 13:00 à 18:00.

L’Activité 1 est planifiée pour la 1ère demi-journée.

L’Activité 2 est planifiée de 14:00 à 15:00.

L’Activité 1 est planifiée de 15:00 à 17:00.

Sur une base de calcul d’activité de 7:00, cela donne un cumul de 5:00 pour l’Activité 1 (3:00 de 9:00 à 12:00 + 2:00 de 15:00 à 17:00) et de 1:00 pour l’Activité 2 (de 14:00 à 15:00). Or, le salarié travaille une heure de plus. Ces cumuls sont alors repartis sur 8:00 de travail. Pour définir son prorata, le système effectue le calcul suivant :

En cas de modification, d'ajout ou de suppression d'une activité sur une journée générée en automatique, il n'y a plus de génération automatique. Ces saisies manuelles ne seront jamais visibles dans la Planification car on n’y verra que les activités planifiées. Si on supprime manuellement toutes les activités saisies sur une journée, alors la génération automatique se refait par rapport aux activités planifiées.

Générer automatiquement les activités en pourcentage

Lorsque la base de calcul d’activité de la journée est supérieure à 0, c’est-à-dire quand le salarié a effectivement travaillé, les activités qui ont été planifiées auparavant deviennent des activités réalisées pour le jour en cours et les jours précédents.

Exemple :

Le salarié a badgé de 9:00 à 12:00 et de 13:00 à 18:00. L’Activité 1 est planifiée de 16:00 à 18:00.

Dans l’écran de présence, on retrouve l’information suivante : 25 %