Kelio Met een planning kan een werknemer worden vervangen door een of meerdere andere werknemers afhankelijk van verschillende criteria (functie en vaardigheden), die kunnen worden ingesteld in Kelio Tijdregistratie, systeemvelden.

tog_minus        Een vervanging uitvoeren

1.Activeer de vervangingen icn_replacements in de werkbalk.

2.Selecteer met de muis de dagen van vervanging voor de gewenste werknemer in het planningsrooster.

3.Klik met de rechtermuisknop op deze selectie en klik vervolgens op Vervangen. Het instellingenvenster voor de vervangingscriteria wordt weergegeven op het scherm.

4.Pas zo nodig de Vervangingsperiodeaan. Deze komt standaard overeen met uw selectie in het planningsrooster.

5.Gebruik de pijlen of klik op icn_3 dots om de vervangende werknemer te vinden in het vervolgkeuzemenu, waarna de lijst wordt geopend met de werknemers waarvoor u beheerrechten hebt.

6.Bevestig uw keuze.

7.Voeg eventueel een tweede vervangingsperiode toe door te klikken op icn_plus en de gegevens in te vullen op de wijze zoals hierboven wordt beschreven.

8.Bevestig uw keuze.

icn_info

Het thuiswerken van de vervanger en de vervangen persoon mag niet worden uitgewisseld.

icn_replacement_blueDe naam en voornaam van de vervangende persoon worden getoond in de vervangingsregel van de vervangen werknemer.

icn_replacement_pinkDe naam en voornaam van de te vervangen persoon worden getoond in de vervangingsregel van de vervangende werknemer.

tog_minus        Geavanceerd zoeken

Met de benodigde rechten kunt u Geavanceerd zoeken om de medewerkers beter te vinden.

1.Volg de hieronder beschreven stappen 1 t/m 5.

2.Selecteer Geavanceerd zoeken.

Het bovenste gedeelte van dit venster bevat een overzicht van de kenmerken van de te vervangen werknemer (Naam, Functie, Vaardigheden en Competentieniveau).

In het tweede gedeelte kunnen de verschillende instellingen worden opgegeven waarmee rekening moet worden gehouden bij het zoeken naar de vervanger(s). Voordat u een zoekopdracht naar een vervanger start, kunt u:

a.Een of meer Statussen van de vervangende werknemer selecteren.

b.Een of meer Populaties met werknemers selecteren waarin het programma moet zoeken naar vervangers. Standaard stelt het programma de oorspronkelijke populatie voor van de te vervangen werknemer.

c.Een of meer Functies selecteren die de vervangers moeten uitvoeren.

d.Een of icn_plus meer Vaardigheden en/of het Competentieniveau toevoegen waarover de vervangende werknemers moeten beschikken. Standaard stelt het programma de vaardigheden en het competentieniveau voor van de te vervangen werknemer, maar er wordt ook gezocht in het competentieniveau van de vervangende werknemer en in de hogere niveaus. Bevestig icn_validate uw keuze.

icn_infohelp

Het selecteren van de functie en de vaardigheden is niet verplicht, maar als er meerdere vaardigheden zijn geselecteerd, moeten de vervangers over ALLE gekozen vaardigheden beschikken.

3.Klik op de knop Bevestigen. Het programma gaat vervolgens zoeken naar werknemers die voldoen aan de gedefinieerde criteria.

Nadat het zoeken is beëindigd, toont het programma in een aanvullend scherm een lijst met personen die voldoen aan de criteria. De lijst met beschikbare personen wordt voorafgegaan door de te vervangen werknemer.

icn_info

Thuiswerken verschijnt in de planning van mogelijke vervangers

icn_infohelp

De gearceerde dagen duiden de dagen aan waarop de werknemers niet voldoen aan de beschikbaarheidscriteria.

4.Selecteer de vervangende werknemer(s) door een volledige of gedeeltelijke vervanging op te geven.

hmtoggle_plus1        Volledige vervanging

In dit geval ontvangt de vervangende werknemer alle beoogde toewijzingen voor de te vervangen werknemer.

1.Sleep met de muis over alle dagen in de planning van de vervanger. De achtergrond van de vervangen werknemer wordt nu volledig zwart weergegeven.

2.Bevestig uw keuze.

Het programma voert een vervanging uit voor de volledige ingestelde periode.

hmtoggle_plus1        Gedeeltelijke vervanging

Het is ook mogelijk om de vervanging te verdelen over verschillende werknemers, zodat combinaties kunnen worden uitgevoerd als er geen werknemer is die de volledige vervangingsperiode beschikbaar is.

1.Klik voor elke vervanger in de cel die overeenkomt met de gewenste vervangingsdag. De vervangende werknemer krijgt uitsluitend voor de geselecteerde dag de beoogde toewijzing. De achtergrond van de vervangen werknemer wordt op de geselecteerde dag zwart weergegeven.

2.Klik op de knop Bevestigen om de gekozen vervangingen te bevestigen. Het programma brengt nu voor elk van de geselecteerde werknemers de toewijzingen over naar het planningrooster.

3.Als u een vervangingstoewijzing voor een bepaalde dag wilt verwijderen, klikt u in de planning van de vervangen of vervangende werknemer nogmaals op het selectievakje van de vervangingstoewijzing die u wilt verwijderen.

icn_info

Bij vervanging van een afwezige werknemer door een andere werknemer worden de uurroosters, oproepdiensten en activiteiten overgedragen op de vervanger, maar niet de afwezigheden.

icn_infohelp

Als er toewijzingen aanwezig waren voor de vervangende werknemers, worden deze verwijderd en vervangen door nieuwe toewijzingen. Om fouten te voorkomen, wordt u door het systeem geïnformeerd over eventuele toewijzingen aan de vervangende werknemers door middel van een foutmelding.

tog_minus        Een vervanging verwijderen

Het verwijderen van een vervanging vindt plaats vanuit de planning van de vervangen werknemer.

U kunt dit op drie manieren doen:

A.Vanuit Zone 1. Klik met de rechtermuisknop op de vervangen werknemer, Vervangingen. In dit scherm wordt een lijst getoond met de vervangingsperiodes van de werknemer in de openingsperiode van de planning.

B.Klik met de rechtermuisknop op het selectievakje van de betreffende dag in de planning, Vervangen.

C.Dubbelklik op de vervangingsregel (gemarkeerd door een blauwe pijl en de naam van de vervanger).

De beoogde vervanger(s) voor deze werknemer worden weergegeven in het instellingenvenster voor de vervangingscriteria.

1.Selecteer de gewenste regel(s).

2.Klik op icn_dustbin.

3.Goedkeuren.

Door met de rechtermuisknop te klikken op Zone 1 en vervolgens in het menu te klikken op Historie van de overplaatsingen, kunt u de historie van alle uitgevoerde en toekomstige vervangingen van personeel tussen afdelingen raadplegen.

Bekijk ook:

Voorbereidende planning