Organigram

Om een element toe te voegen aan het organigram:

1.In de lijst het hoogste niveau selecteren waaraan u het wilt toevoegen (bijvoorbeeld, selecteer een locatie een afdeling aan te maken).

2.Klik op om een element toe te voegen aan het organigram.

3.Selecteer het Soort niveau via het dropdownmenu .

4.Geef de Omschrijving aan (alsook een Afkorting).

5.Voer eventueel Informatie in.

6.Opslaan.

Om een element van het organigram te wijzigen, selecteert u het en voert u de gewenste wijzigingen door. Het is mogelijk om een afdeling te verplaatsten in het organigram door het niveau waaraan ze is gekoppeld te wijzigen.

Om een element uit het organigram te verwijderen, selecteert u het en maakt u een rechterklik op Verwijderen. Alleen de elementen die niet gebruikt worden door het systeem kunnen verwijderd worden.

De automatische generering laat toe om standaardtaken, -kostenplaatsen en/of -clients aan de afdelingen toe te wijzen. Dit maakt het voor de werknemers die niet over een individueel bepaalde activiteit beschikken mogelijk om de standaardactiviteit van de afdeling waaraan ze zijn toegewezen te nemen voor de toewijzingsperiodes van de afdeling, of de uitleenperiodes aan de afdeling. Dat maakt het mogelijk om de tijd per afdeling te beheren zonder de activiteit voor de werknemers te plannen. Het toewijzen van de werknemer aan een andere afdeling of het uitlenen van een werknemer aan een afdeling volstaat voor de toewijzing van de activiteit.

Wanneer u de activiteiten beheert, verschijnt er een tabel met een historisch overzicht van de toewijzingen van activiteiten dat u in staat zal stellen om automatisch de duur van activiteiten te genereren voor de werknemers die deel uitmaken van die afdeling:

Om een taak/een kostenplaats/een client toe te voegen voor deze afdeling, gaat u als volgt te werk:

1.Klik op de knop in de rubriek Activiteit.

2.Voer de Begindatum en eventueel de einddatum in van de toewijzing van de standaardactiviteit en/of de standaardkostenplaats.

3.Selecteer de taak en/of de kostenplaats en/of de client in het dropdownmenu of met de knop (deze lijst bevat uitsluitend de op die datum bruikbare elementen).

4.Goedkeuren door te klikken op . In het geval van een fout, verwijdert u de aangemaakte regel door te klikken op .

Om de automatische generatie van de activiteit van de afdeling toe te voegen, moet u:

1.Klik op de knop in de rubriek Regels voor automatisch genereren.

2.Voer de Data voor het begin en eventueel het einde van de toewijzing van de automatische activiteitengeneratie in.

3.De gewenste regel selecteren in het dropdownmenu

a.In tijdsduur, in verhouding met gepresteerd totaal

b.Identiek aan de geplande activiteit

c.Identiek aan de geplande activiteit berekend met actuele gewerkte uren

d.Als percentage

4.Klik op Opslaan.

Automatisch genereren van de activiteiten identiek aan de planning

Wanneer de berekeningsbasis van de activiteit van die dag hoger is dan 0, d.w.z. wanneer de werknemer effectief heeft gewerkt, worden de tevoren geplande activiteiten, activiteiten die zijn gerealiseerd voor de huidige dag en de vorige dagen.

Voorbeeld:

De werknemer heeft ingeboekt van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 18:00. Activiteit 1 is gepland van 16:00 tot 17:30. Het totaal van Activiteit 1 dat in aanmerking wordt genomen bedraagt dan 1u30min, van 16:00 tot 17:30.

In geval van een wijziging, toevoeging of verwijdering van een activiteit op een automatisch gegenereerde dag, is er geen automatische generatie meer. De kleur verandert van groen naar wit.

Hier wordt het begintijd van de activiteitsperiode gewijzigd van 16:00 naar 15:00.

Deze manuele ingaven zullen nooit zichtbaar zijn in de Planning want men ziet er enkel de geplande activiteiten. Wanneer men alle ingevoerde activiteiten van een dag manueel schrapt, wordt de automatische generatie opnieuw hervat voor de geplande activiteiten.

Automatisch genereren van de activiteiten identiek aan de planning met periode

Wanneer de berekeningsbasis van de activiteit van die dag hoger is dan 0, d.w.z. wanneer de werknemer effectief heeft gewerkt, worden de tevoren geplande activiteiten, activiteiten die zijn gerealiseerd voor de huidige dag en de vorige dagen. Onafhankelijk van de invoermodus (periode of halve dag), wordt de tijdsduur altijd uitgedrukt in uren (alleen het invoeren van een volledige dag zal worden uitgedrukt in dagen).

Voorbeeld 1:

De werknemer heeft ingeboekt van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 18:00. Activiteit 1 is gepland van 16:00 tot 17:30. Het totaal van Activiteit 1 dat in aanmerking wordt genomen bedraagt dan 1u30min.

Het systeem berekent de duur van Activiteit 1, uitgevoerd tussen 16:00 en 17:30, namelijk 1u30 want de werknemer heeft gewerkt tussen 13:00 en 18:00.

Als de berekeningsbasis wordt gewijzigd, wordt de automatische generatie opnieuw uitgevoerd in overeenstemming met de nieuwe berekening.

Voorbeeld 2:

De werknemer werkt slechts van 13:00 tot 17:00. Activiteit 1 is gepland van 16:00 tot 17:30. Het totaal van Activiteit 1 dat in aanmerking wordt genomen bedraagt dan 1u.

In geval van een wijziging, toevoeging of verwijdering van een activiteit op een automatisch gegenereerde dag, is er geen automatische generatie meer. Deze manuele ingaven zullen nooit zichtbaar zijn in de Planning want men ziet er enkel de geplande activiteiten. Wanneer men alle ingevoerde activiteiten van een dag manueel schrapt, wordt de automatische generatie opnieuw hervat voor de geplande activiteiten.

Automatisch activiteiten genereren met een duur die evenredig is met de gerealiseerde werktijd

Wanneer de berekeningsbasis van de activiteit van die dag hoger is dan 0, d.w.z. wanneer de werknemer effectief heeft gewerkt, worden de tevoren geplande activiteiten, activiteiten die zijn gerealiseerd voor de huidige dag en de vorige dagen. Deze generatie wordt gebaseerd op de totalen van de geplande activiteiten en niet op de geplande activiteitengegevens van die dag. Het systeem gebruikt de totalen van de geplande activiteiten van een dag om ze te berekenen naar verhouding van de berekeningsbasis van de gerealiseerde activiteit.

Voorbeeld:

De werkperiodes zijn gepland van 9:00 tot 12:00 en 13:00 tot 17:00.

De werknemer heeft in werkelijkheid gewerkt van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 18:00.

Activiteit 1 is gepland voor de 1e helft van de dag.

Activiteit 2 is gepland van 14:00 tot 15:00.

Activiteit 1 is gepland van 15:00 tot 17:00.

Op een activiteitenberekeningsbasis van 7u, geeft dit een totaal van 5u voor Activiteit 1 (3u van 9:00 tot 12:00 + 2u van 15:00 tot 17:00) en 1u voor Activiteit 2 (van 14:00 tot 15:00). De werknemer heeft echter 1 uur overgewerkt. Deze totalen worden dan verdeeld over 8u werk. Om zijn aandeel te bepalen, voert het systeem de volgende berekening uit:

In geval van een wijziging, toevoeging of verwijdering van een activiteit op een automatisch gegenereerde dag, is er geen automatische generatie meer. Deze manuele ingaven zullen nooit zichtbaar zijn in de Planning want men ziet er enkel de geplande activiteiten. Wanneer men alle ingevoerde activiteiten van een dag manueel schrapt, wordt de automatische generatie opnieuw hervat voor de geplande activiteiten.

De activiteiten automatisch in procent genereren

Wanneer de berekeningsbasis van de activiteit van die dag hoger is dan 0, d.w.z. wanneer de werknemer effectief heeft gewerkt, worden de tevoren geplande activiteiten, activiteiten die zijn gerealiseerd voor de huidige dag en de vorige dagen.

Voorbeeld:

De werknemer heeft ingeboekt van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 18:00. Activiteit 1 is gepland van 16:00 tot 18:00.

Op het aanwezigheidsscherm vindt u de volgende informatie terug: 25%