Wenn Sie das Modul „Digitalisierung“ erworben haben, muss die Option im Modul Konfiguration > Software > Personalisierung > Verwaltung von Dokumenten > Digitalisierung aktiviert werden. Elektronische Signatur

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Sie können dann über das Navigationsmenü auf das Modul zugreifen.

Wenn die Kachel in Ihrem Portal angezeigt werden soll, müssen Sie sie im Menü Einstellungen > Anpassung > Portal hinzufügen.

Die Kachel wird automatisch erstellt; Sie finden sie direkt im Scrollmenü.

Im Folgenden finden Sie die notwendigen Schritte, die Ihnen die Einrichtung der elektronischen Signatur mit Kelio erleichtern:

Einstellungen der elektronischen Signatur

tog_minus        Einstellung der Benutzerrechte

Um die elektronische Signatur nutzen zu können, müssen die betroffenen Mitarbeiter die nötigen Profile und Benutzerrechte besitzen.

Sie können die Einstellungen im Menü Benutzerrechte > Profile vornehmen:

Um auf das Modul „Digitalisierung“ zugreifen, ein Dokument zur Unterschrift senden und den gesamten Prozess verfolgen zu können, muss der Mitarbeiter das Profil Verwalter - Datenaustausch besitzen.

Auf der Registerkarte Digitalisierung aktivieren Sie die den betreffenden Rechten entsprechenden Kästchen.

Im Menü Zeit und Tätigkeiten > Drucken/Exportieren > Standardausdruckekönnen Sie den Versand zur Unterzeichnung des einzelnen Periodenend-Ausdrucke mit oder ohne Kontendetails anfordern.

Die Registerkarte Zertifizierte Unterschrift wird nur angezeigt, wenn der Mitarbeiter über das Recht Verwalter - Zeit und Tätigkeiten verfügt.

Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen auf der Registerkarte Nutzen > Drucken...

Zum Vergrößern/Verkleinern anklicken        Seriendruck zur Unterschrift versenden

Über das Menü Personalverwaltung > Drucken/Exportieren > Seriendruck können Sie den Versand der Seriendrucke zur Unterzeichnung anfordern.

Die Registerkarte Unterschrift für Ausdrucke anfordern wird nur angezeigt, wenn der Mitarbeiter über das Recht Verwalter - Personalverwaltung verfügt.

Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen auf der Registerkarte Nutzen > Drucken/Exportieren.

tog_minus        Wie erstelle ich ein Signaturmodell?

Je nach Bedarf Ihres Unternehmens und der Art der Dokumente, die Sie unterzeichnen lassen möchten, können Sie verschiedene Signaturmodelle erstellen in: Digitalisierung > Elektronische Signatur > Signaturmodelle.

So können Sie beispielsweise mehrere Modelle je nachdem unterscheiden, ob Sie einen Standardausdruck oder ein externes Dokument zur Signierung senden.

So erstellen Sie ein Modell:

1.Auf icn_add_black klicken.

2.Geben Sie eine Bezeichnung und eine Abkürzung an.

3.Wählen Sie die Kategorie des Dokuments für Ihr Modell :

oExternes Dokument

oStandardausdruck: Bilanz zum Periodenende oder Bilanz zum Periodenende mit Kontendetails (Modul Zeit und Tätigkeiten)

oMailing: Dokumente aus der Personalverwaltung

Standardmäßig werden alle Dokumente im Menü Signierte Dokumente archiviert.

Wenn der Antragsteller das Dokument nach Unterzeichnung erhalten soll, aktivieren Sie das Kästchen Empfang des signierten Dokuments per E-Mail für die anfragende Person.

Signatureigenschaften: Passen Sie ggf. die Tagesanzahl vor Archivierung von signierten Dokumenten an (begrenzt auf 180 Tage).

E-Mail, die für die Signaturanfrage verwendet werden soll: Wählen Sie die dienstliche oder private E-Mail-Adresse.

Authentifizierungsverfahren: Wählen Sie, ob der Unterzeichnet seinen einzigartigen Nutzungscode per E-Mail (je nach Art der zuvor gewählten E-Mail-Adresse: dienstlich oder privat) oder SMS (nur Diensttelefon) erhält.

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Die Telefonnummern müssen den internationalen Standards mit Landesvorwahl entsprechen, die mit „+XX“ beginnt.

Unterschrift Gruppe: Aktivieren Sie das Kästchen und füllen Sie die Felder aus, wenn eine Signatur im Namen Ihres Unternehmens automatisch auf das Dokument aufgebracht werden soll.

Mitunterzeichner:

•Wählen Sie ggf. die verschiedenen Mitunterzeichner und ihre Authentifizierungsverfahren aus. Sie werden dem Hauptunterzeichner zugewiesen; dies sind zum Beispiel ihr hierarchischer Vorgesetzter oder Entscheidungsträger für Abwesenheitsanträge.

•Wählen Sie ggf. einen oder mehrere direkt benannte Unterzeichner aus Ihrem Organigramm aus.

 

 

Externes Dokument

Standardausdruck

Serienversand

Zugeordnete Unterzeichner

dem Hauptunterzeichner

Hierarchischer Vorgesetzter (in der Mitarbeiterdatei festgelegt)

Hierarchischer Vorgesetzter (in der Mitarbeiterdatei

Entscheidungsträger für Anwesenheitsnachträge

Entscheidungsträger für Abwesenheitsanträge

Hierarchischer Vorgesetzter (in der Mitarbeiterdatei

Benannte Unterzeichner

Zugang zur Mitarbeiterliste je nach verwalteter Einheit

Zugang zur Mitarbeiterliste je nach verwalteter Einheit

Zugang zur Mitarbeiterliste je nach verwalteter Einheit

Unabhängig davon, ob die Signatur durch einen Hauptunterzeichner oder einen Mitunterzeichner geleistet wird, wird sie Ihnen zum gleichen Preis in Rechnung gestellt.

 

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Wenn unter den Mitunterzeichnern der hierarchische Vorgesetzte und der Entscheidungsträger für Abwesenheitsanträge zum Beispiel die gleiche Person sind, wird der Unterschriftsprozess blockiert!

In diesem Fall müssen Sie dann ein neues Modell erstellen.

Wenn Sie verschiedene Unterzeichner ausgewählt haben und Ihr Dokument im sequenziellen Modus senden, können Sie hier festlegen, in welcher Reihenfolge diese das Dokument unterzeichnen müssen, und auf welcher Position ihre Unterschrift auf dem Dokument stehen soll.

4.Speichern.

 

 

Die verschiedenen Schritte zur Signierung Ihres Dokuments

tog_minus        Das Dokument erstellen und zur Unterschrift vorlegen

Wenn Sie ein externes Dokument zur Unterschrift an Kelio versenden möchten, müssen Sie folgendermaßen verfahren:

1.Öffnen Sie das Menü Digitalisierung > Elektronische Signatur > Externe Dokumente hinzufügen.

2.Wählen Sie das Dokument zur Unterschrift auf ihrem PC mit dem Button icn_paperclip (nur im PDF-Format).

3.Wählen Sie das zu nutzende Signaturmodell - Sie können eine Zusammenfassung der zuvor eingestellten Daten anzeigen.

4.Im Bedarfsfall einen Kommentar eingeben.

5.Wählen Sie den/die Unterzeichner des Dokuments aus.

6.Klicken Sie auf Zur Unterschrift vorlegen, um den Versand zur Unterschrift von der HR-Abteilung genehmigen zu lassen.

7.Zwei Pop-up-Fenster dienen zur Bestätigung vor dem endgültigen Versand zur Unterschrift.

Im Menü Zeit und Tätigkeiten > Drucken/Exportieren > Standardausdruckekönnen Sie den nur den Versand zur Unterzeichnung der individuellen Periodenend-Ausdrucke mit oder ohne Kontendetails anfordern.

1.Wählen Sie den zu signierenden Ausdruck.

2.Wählen Sie den/die Unterzeichner des Dokuments aus.

3.Passen Sie den Inhalt je nach Bedarf an.

4.Registerkarte Zertifizierte Unterschrift:

•Aktivieren Sie das Kästchen Nach Unterschrift des Ausdrucks fragen.

•Wählen Sie das zu nutzende Signaturmodell - Sie können eine Zusammenfassung der zuvor eingestellten Daten Anzeigen

5.Klicken Sie auf Zur Unterschrift vorlegen, um die Bestätigung vor Versand zur Unterschrift einzuholen.

Über das Menü Personalverwaltung > Drucken/Exportieren > Seriendruck können Sie nur den Versand der individuellen Ausdrucke zur Unterzeichnung anfordern.

1.Wählen Sie den zu signierenden Ausdruck.

2.Wählen Sie den/die Unterzeichner des Dokuments aus.

3.Passen Sie den Inhalt je nach Bedarf an.

4.Registerkarte Format und Übertragung:

•Aktivieren Sie das Kästchen Unterschrift für Ausdrucke anfordern.

•Wählen Sie das zu nutzende Signaturmodell - Sie können eine Zusammenfassung der zuvor eingestellten Daten Anzeigen

5.Klicken Sie auf Zur Unterschrift vorlegen, um die Bestätigung vor Versand zur Unterschrift einzuholen.

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Damit das Auswahlkästchen Unterschrift für Ausdrucke anfordern angezeigt wird, muss die Option Möglichkeit zur Beantragung einer elektronischen Signatur in den Einstellungen des Ausdrucks aktiviert sein.

Alle zur Unterschrift vorgelegten Dokumente werden dann im Modul Digitalisierung > Elektronische Signatur > Zur Unterschrift anstehende Dokumente angezeigt.

Je nach Einstellung Ihrer Berechtigungen kann der Antragsteller der Unterschrift eine E-Mail-Benachrichtigung zur Bestätigung oder Ablehnung seiner Anträge erhalten.

tog_minus        Einsicht von Dokumenten, die zur Unterschrift anstehen

Nach Vorlage zur Unterschrift finden Sie alle Ihre ausstehenden Dokumente im Modul Digitalisierung > Elektronische Unterschrift > Zur Unterschrift anstehende Dokumente.

 

Mehrere Filter stehen zur Verfügung und bedingen Ihre Anzeige:

•Filter Anzeigeperiode: Klicken Sie auf Ändern, um Ihre Anzeigeperiode festzulegen.

•Filter für Art des Dokuments: Sie können alle Arten von Dokumenten oder nur bestimmte Kategorien auswählen.

•Filter nach Mitarbeitern: Denken Sie daran, den oder die betroffenen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste auszuwählen. Es gibt auch einen standardmäßigen Gruppierungsmodus, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Auswahl beizubehalten, um alle zu unterschreibenden Dokumente anzuzeigen.

•Mit dem Button Übernehmen können Sie Ihre Anzeige nach Auswahl der Filter zurücksetzen.

 

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Denken Sie daran: Sie können auch die Personalisierung Ihres Desktops in Tools > Speichern des Desktops sichern. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Filter, um alle Dokumente anzeigen zu können.

1.Vor dem Versand zur Unterschrift ist die Dokumenteneinsicht noch (mit einem Klick auf den Namen) möglich und wird sogar streng empfohlen, um den Inhalt vor dem endgültigen Versand zur Unterschrift zu prüfen..

•Sie können die betreffenden Zeilen auswählen und auf Den Versand zur Unterschrift bestätigen klicken.

•Ansonsten können Sie, wenn Sie einen Fehler oder ein Problem mit dem Dokument und/oder dem Unterzeichner feststellen, die betreffende Zeile auswählen und auf Versand zur Unterschrift verweigern klicken.

•Je nach Einstellung Ihrer Berechtigungen kann in beiden Fällen der Antragsteller der Unterschrift eine E-Mail-Benachrichtigung zur Bestätigung oder Ablehnung seiner Anträge erhalten.

2.Die Zeile verschwindet, wenn der Verstand zur Unterschrift ordnungsgemäß erfolgt ist. Das Dokument kann dann auf der Registerkarte Überblick über die Unterschriften eingesehen werden.

Im Fehlerfall (croix demat) können Sie auf den Button Details icn_3 dots klicken, um die Fehlermeldung anzuzeigen.

Ein paar Beispiele:

•Der Unterzeichner hat nicht die im Modell ausgewählte E-Mail-Adresse.

•Der Unterzeichnet verfügt über keine Handynummer.

•Das Format der Telefonnummer ist nicht korrekt - die Nummer muss mit „+XX“ gemäß den internationalen Normen beginnen.

•Der Antragsteller hat keine E-Mail-Adresse angegeben.

•etc.

3.Nach Behebung des Problems in Details können Sie das Dokument erneut versenden, indem Sie erneut die Zeile auswählen und auf Den Versand zur Unterschrift bestätigen klicken.

4. Der Personalleiter, der Zugriff auf diese Maske hat, kann per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Dokumente von ihm zu bestätigen sind. Dazu kann im Konfigurationsmodul eine automatische Funktion eingerichtet werden, um einen Überblick über zur Unterschrift anstehende Dokumente, die zu bestätigen oder abzulehnen sind, zu erhalten. So kann der Versand einer E-Mail in der gewünschten Häufigkeit ausgelöst werden, um einen Überblick über die laufenden Unterschriften zu erhalten.

Für den Zugriff auf diese Einstellung ist eine Berechtigung Verwalter - System erforderlich.

tog_minus        Signaturen verfolgen

Alle zur Unterschrift versendeten Dokumente finden sich im Bildschirm Digitalisierung > Elektronische Signatur > Überblick über die Unterschriften.

 

Mehrere Filter stehen zur Verfügung und bedingen Ihre Anzeige:

•Filter Anzeigeperiode: Klicken Sie auf Ändern, um Ihre Anzeigeperiode festzulegen.

•Filter für Art des Dokuments: Sie können alle Arten von Dokumenten oder nur bestimmte Kategorien auswählen.

•Statusfilter: zur Unterschrift ausstehend, abgelehnt, widerrufen, signiert usw.

•Mit dem Button Übernehmen können Sie Ihre Anzeige nach Anwendung der Filter zurücksetzen.

 

Auf diesem Bildschirm finden Sie alle zur Unterschrift versendeten Dokumente und verschiedene Informationen:

•Name

•Status

•Verbrauchte Unterschriften: wie viele Unterzeichner bereits signiert haben.

•Erwartete Unterschriften: wie viele Unterzeichner das Dokument unterschreiben müssen.

•Verwendetes Signaturmodell

•Antragsteller usw.

Mit dem Button Details icn_3 dots können Sie genauer anzeigen, wer und zu welchem Datum bereits unterschrieben hat.

 

Sobald einer ihrer Unterzeichner das Dokument signiert, wird eine verbrauchte Signatur berechnet.

 

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Achtung: Wenn Sie zum Beispiel drei Unterzeichner haben, die zwei Unterschriften leisten, der dritte aber die Unterschrift verweigert, werden die beiden erfolgten Signaturen trotzdem abgerechnet.

Unten rechts auf dem Bildschirm finden Sie zwei Buttons:

•Widerrufen: Wenn Sie einen Fehler bemerken, können Sie den Versand zur Unterschrift stornieren oder jederzeit den Unterzeichnungsprozess stoppen. Achtung: jede bereits aufgebrachte Unterschrift wird Ihnen in Rechnung gestellt.

•Neu starten: Falls Sie nichts von allen Ihren Unterzeichnern hören, können Sie den Prozess neu starten. Das System sendet dann eine Erinnerungs-E-Mail nur an diejenigen, die noch nicht unterschrieben haben.

Zum Vergrößern/Verkleinern anklicken        Den Unterschriftenverbrauch verfolgen

Sie finden die Anzahl der Signaturen, die Sie tatsächlich verbraucht haben, auf der Registerkarte Digitalisierung > Elektronische Signatur > Verbrauch der Unterschriften.

Mit Filtern können zum Beispiel nur bestimmte Abteilungen angezeigt werden.

 

Die Anzahl der verbrauchten Unterschriften, die Sie auf diesem Bildschirm sehen, entspricht der Anzahl der tatsächlich in Rechnung gestellten.

Sobald einer ihrer Unterzeichner das Dokument signiert, wird eine verbrauchte Signatur berechnet.

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Achtung: Wenn Sie zum Beispiel drei Unterzeichner haben, die zwei Unterschriften leisten, der dritte aber die Unterschrift verweigert, werden die beiden erfolgten Signaturen trotzdem abgerechnet.

Ein Verbrauchsunterschied zwischen diesem Bildschirm und dem Bildschirm Überblick über die Unterschriften ist möglich, solange das Dokument nicht vollständig von allen unterzeichnet oder abgelehnt wurde.

Dokumente signieren

Zum Vergrößern/Verkleinern anklicken        Dokumente signieren

Nach Bestätigung des Versands erhält der Unterzeichner eine E-Mail (an seine dienstliche oder private Adresse je nach Einstellung des verwendeten Modells), die einen Link zum zu unterzeichnenden Dokument enthält.

Die Unterschrift ist an einem Computer oder auf einem Smartphone möglich.

In der E-Mail klicken Sie auf den Link und öffnen so den Browser sowie eine Seite (Internetverbindung erforderlich):

1.Scrollen Sie durch das ganze Dokument, um unterschreiben zu können.

2.Aktivieren Sie das Zertifizierungskästchen unten im Dokument.

3.Klicken Sie auf Unterzeichnung starten.

4.Tragen Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer je nachdem ein, was im Modell ausgewählt wurde.

5.Der Unterzeichnet erhält eine E-Mail oder eine SMS mit dem einzigartigen Prüfcode.

6.Geben Sie den sechsstelligen Prüfcode ein.

7.Klicken Sie auf Beenden. Das Dokument ist jetzt offiziell durch diesen Unterzeichner signiert.

 

Je nach gewähltem Signaturmodell folgt das Dokument seinem Unterzeichnungsprozess, bis alle Unterzeichner signiert haben oder einer unter ihnen ablehnt und so den Prozess beendet.

 

Nach Unterzeichnung des Dokuments durch alle betreffenden Mitarbeiter erhält jeder Unterzeichner dann eine E-Mail mit einem Link zum Download des signierten Dokuments.

Dieser Link ist 90 Tage lang gültig. Nach Ablauf dieser Frist ist der Link nicht mehr gültig, und das Dokument wird vernichtet.

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Da der Download des Dokuments über den Link nur einmal möglich ist, wird empfohlen, dieses direkt lokal zu speichern.

Signierte Dokumente einsehen

Zum Vergrößern/Verkleinern anklicken        Signierte Dokumente einsehen und herunterladen

Alle vollständig signierten Dokumente finden Sie im Menü Digitalisierung > Signierte Dokumente.

Wenn Sie mehrere Dokumente und die Nachweisdatei herunterladen möchten, müssen Sie folgendermaßen verfahren:

1.Wählen Sie das oder die gewünschte(n) Dokument(e) aus.

2.Auf den Button Telecharger klicken.

Sie erhalten eine ZIP-Datei mit 2 PDFs, das/die Dokument(e) und die zugehörige Nachweisdatei:

•Das signierte Dokument hat die Endung „_signed“.

•Die Nachweisdatei hat die Endung „_proof“. Es handelt sich um ein an das signierte Dokument angehängtes Dokument, mit dem offiziell die Phasen vergangener elektronischen Signatur verfolgt werden können.

 

Zum Öffnen der Dateien muss Adobe Acrobat® verwendet werden.

Mit dem Button Unterschriftsfenster wird die Unversehrtheit des Dokuments angezeigt; dies kann als unwiderlegbarer Beweis im Streitfall Verwendung finden. Jedoch bietet Kelio Ihnen auch im Bedarfsfall die Nachweisdatei.

 

Standardmäßig steht 1 GB Speicherplatz bei Nutzung von Kelio im SaaS-Modus zur Verfügung. Darüber hinaus sind Erweiterungen möglich. Wenden Sie sich bitte an Ihren Handelsvertreter.

Wenn Sie Kelio im Lizenzmodus verwenden, überprüfen Sie bitte die Speicherkapazität Ihres Servers.

 

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Bei Auswahl eines Dokuments und Klick auf den Button icn_dustbin führt dies zu seiner endgültigen Löschung aus Kelio. Bitte laden Sie daher die Datei vorher herunter!