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Allgemeine Übertragungskarteien werden zur Kontoinitialisierung und für spezifische Berechnungen benutzt. Übertragungskarteien können vielseitig angewandt werden. Der Zugriff auf die Modell-Übertragungsdateien erfolgt über das Menü Zeit und Tätigkeiten > Einstellen > Erweiterte Funktionen > Übertragungsdatei-Modelle. Es gibt 2 Typen von Übertragungskarteien:

•die Datei-Modelle, die man im Menü Zeit & Tätigkeiten > Einstellen erstellt und dort speichert, um sie für jeden beliebigen Mitarbeiter benutzen zu können

•die individuellen Karteien, die für einen Mitarbeiter erstellt werden und nur für ihn benutzt werden.

Übertragungskartei-Modelle

Es ist möglich, die meisten Konten im System zu bearbeiten.

Es darf nur ein Quellkonto, aber mehrereZiel-Konten geben. Die Übertragungskartei kann sich auf das Gesamtergebnis oder auf ein Zwischenergebnis (wöchentliches oder periodisches Ergebnis...) beziehen. Übertragungsbedingungen können hinzugefügt werden (Mindestwert, fester Wert). Der Übertragungswert kann einem einstellbaren Koeffizienten entsprechend herauf- oder herabgesetzt werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die meisten spezifischen Berechnungen, die man mit Kelio ausführen möchte, mit Hilfe von geeigneten Übertragungskarteien ausgeführt werden können. Sie können Ordner anlegen, in die Sie dann die Übertragungsdatei-Modelle einordnen können, die Sie zuvor mit einem rechten Mausklick auf das Organigramm der Einheiten erstellt haben (Filterbereich unten links), Neuen Ordner anlegen.

Beispiel:

Nehmen wir ein einfaches Beispiel, um dies zu erläutern. Das SystemKelio ist in der Lage, alle Stunden von der 40. bis zur 45. Std. auf ein separates Überstundenkonto zu buchen. Am Ende jeder Woche haben wir also ein Konto, auf dem alle Stunden von der 40. bis zur 45. Std. enthalten sind.

Wir möchten diese Stunden jede Woche um 125% heraufsetzen und dann dem Saldo vom bezahlten Urlaub hinzufügen, um dadurch den Mitarbeitern Abwesenheiten dieser Art zu ermöglichen.

Ein Übertragungskartei-Modell erstellen

1.Auf klicken oder mit der rechten Maustaste von der Liste der bestehenden Dateien aus auf Hinzufügen klicken.

2.Eine Bezeichnung für diese Übertragungskartei eingeben.

3.Im Bedarfsfall einen Kommentar eingeben, der hilft, die Kartei zu verstehen.

Registerkarte Funktion

a.Den Funktionstyp auswählen. Hier wählen wir einen bedingten Übertrag aus. Das gibt uns die Möglichkeit, eine untere und obere Grenze für die zu übertragenden Stunden zu parametrieren.

b.Das zu begrenzende Quellkonto auswählen. In diesem Beispiel wählen wir das Überstunden-Konto der Woche aus, indem wir auf hinter dem Quellkonto klicken.

c.Auf den Button klicken, um das Konto oder die Konten auszuwählen, auf welche(s) die Stunden übertragen werden sollen, Zielkonten. Wenn kein Konto eingegeben wurde, kann die Kartei nicht bestätigt werden.

d.Das Auswahlkästchen Übertragenen Wert von Quellkonto abziehen aktivieren, damit die Stunden nicht zweimal bezahlt werden.

e.Die zu übertragenden Stunden definieren. Wir entscheiden uns hier für "größer als" mit einer oberen Grenze von 0 Stunden.

f.Einen Koeffizienten (Multiplikator oder Divisor) für die zu übertragenden Stunden definieren. Hier möchten wir, dass die Stunden zu 125% bezahlt werden und wählen daher einen Koeffizient (Multiplikator) von 1,25 aus.

g.Optional bestimmen, ob das Ergebnis gerundet werden soll. Für jede Rundung müssen Sie den Wert und die Toleranz angeben, um festzulegen, bis zu welcher Grenze aufgerundet werden darf. (Verfügbar für die Funktionen Übertragung durch Begrenzung, bedingte Übertragung, Wertübertragung, Kontensumme und Abzug von Konten)

Registerkarte Bedingungen

a.Eine Bedingung einstellen. (z.B. ein Konto "Bez. Woche" mit Hilfe des Buttons gegenüber von "Wenn das Konto" und dann die Bedingung "größer als 40 Std." einstellen, die die Übertragung auslösen wird.

b.Die Aktivierung des Operators ermöglicht das Hinzufügen einer zweiten Bedingung.

Registerkarte Einrichten der Berechnungen

a.Entscheiden, ob nur die Ist-Zeitbei der Übertragung angerechnet werden oder auch die Soll-Daten; dadurch kann man die voraussichtlichen Salden der Zielkonten berechnen.

b.Den Berechnungszeitpunkt auswählen; in den meisten Fällen wird man Im Gesamtergebnis auswählen, es ist aber auch möglich, die Übertragung vor bestimmten Berechnungen durchzuführen.

c.Im Bedarfsfall mit den Pfeilen der rechten Bildschirmhälfte die Reihenfolge ändern, in der die Übertragungskarteien in der Verkettung der Berechnungen ausgeführt werden sollen.

4.Das AuswahlkästchenIm Ausdruck sichtbar aktivieren, wenn in den Ausdrucken ein Symbol signalisieren soll, dass eine Übertragungskartei angewandt wurde.

5.Befolgen Sie die Anweisungen, um diese Datei mit einer Entität zu verknüpfen.

6.Auf den Button Speichern klicken, um die Erstellung der Kartei zu bestätigen.

Ein Übertragungskartei-Modell zuweisen

Konto-Übertragungs-Karteien

Der Zugriff auf die Kontoübertragungsdateien erfolgt über das Menü Zeit und Tätigkeiten > Einstellen > Berechnungsfunktionen > Kontoübertragungsdateien. Mit dieser Funktion kann der Mitarbeiter die von ihm gewünschte Verteilung seiner Werte oder Ergebnisse auf seine verschiedenen Konten zur Bestätigung vorschlagen und/oder Urlaubsstunden oder -tage auf einen anderen Mitarbeiter übertragen.

So kann er zum Beispiel:

•die Anzahl seiner Überstunden auswählen, die er ausgezahlt bekommen möchte,

•den Saldo seines bezahlten Urlaubs auf sein Zeitsparkonto übertragen,

•seine Dienstreisezeit in Freizeitausgleich ändern

•einem Ersatzkollegen Vertretungsstunden überlassen

•etc.

Individuelle Übertragungskartei

Beispiel 1:

Ein Mitarbeiter beantragt den Übertrag von 3 Std. von seinem Überstunden Konto zu seinem Freizeitausgleich-Konto. Der Nutzer kann jetzt:

•den Übertrag der 3 Std. zum Freizeitausgleich-Konto bestätigen und durchführen,

•den Übertrag auf 2 Std. ändern und ihn dann zum Freizeitausgleich-Konto durchführen,

•ablehnen.

Per Intranet kann der Mitarbeiter nun den Übertragungstyp aussuchen und eine Konto-Übertragung ausführen. Hat er seinen Antrag erstellt, erscheint ein Bestätigungsfenster. Berücksichtigt der Antrag die zuvor eingestellten Bedingungen nicht, kann eine Warnmeldung angesagt sein. Der Vorgesetzte dieses Mitarbeiters wird per E-Mail über diesen Antrag informiert und kann ihn bestätigen, ändern oder ablehnen.

Übertragung auf eine andere Person

Beispiel 2:

Ein Mitarbeiter möchte einem Ersatzkollegen 3 Stunden aus seinem Saldo an Vertretungsstunden geben.

Per Intranet kann der Mitarbeiter nun den Übertragungstyp aussuchen und eine Konto-Übertragung ausführen. Der Mitarbeiter, an den die Stunden übertragen werden, erhält eine E- Mail, die ihn über die Übertragung informiert. Diese Art der Übertragung kann eine Bestätigung durch einen Vorgesetzten oder Nutzer erfordern oder auch nicht.

Eine Konto-Übertragungskartei erstellen

1.Auf klicken oder mit der rechten Maustaste von der Liste der bestehenden Karteien aus auf Hinzufügen klicken.

2.Eine Bezeichnung für diese Übertragungskartei eingeben.

3.Im Bedarfsfall einen Kommentar eingeben, der hilft, die Kartei zu verstehen. Dieser Text wird imIntranet angezeigt, wenn der Mitarbeiter einen Antrag stellt.

Registerkarte Übertragungs-Einstellungen

a.Vertragsart auswählen. Individuell (siehe Beispiel 1) oder Übertragung auf eine andere Person (siehe Beispiel 2).

b.Das zu bearbeitende Konto auswählen, indem Sie auf den Button neben dem Quellkonto klicken.

c.Gegebenenfalls Ausführungsbedingungen hinzufügen, damit der Mitarbeiter benachrichtigt oder sogar an seinem Antrag gehindert wird, wenn diese nicht erfüllt werden.

d.Das zu Zielkonto des Übertrags auswählen, indem Sie auf den Button neben dem Quellkonto klicken.

e.Gegebenenfalls Ausführungsbedingungen hinzufügen, damit der Mitarbeiter benachrichtigt oder sogar an seinem Antrag gehindert wird, wenn diese nicht erfüllt werden.

f.Den zu übertragenden Wert definieren.

g.Das Auswahlkästchen Den Wert vom Quellkonto abziehen aktivieren, damit die Stunden nicht zweimal berücksichtigte werden.

h.Den zu übertragenden Wert gegebenenfalls zwischen zwei Werten begrenzen.

i.Einen Koeffizienten (Multiplikator) für die zu übertragenden Stunden definieren: wenn wir z.B. möchten, dass die Stunden zu 125% bezahlt werden und legen wir einen Koeffizient (Multiplikator) von 1,25 fest.

j.Für eine individuelle Kartei wählen Sie bitte eine Ausführungsperiode:

k.Für eine Übertragung an eine andere Person wählen Sie die Empfänger aus, die zum Empfang von Übertragungen berechtigt sind. Sie können zwischen einem oder mehreren Mitarbeitern, einer Einheit oder einer Personengruppe wählen.

l.Geben Sie an, ob die Übertragung auf eine andere Person bestätigunspflichtig ist.

m.Alle Konto-Übertragungskarteien an Dritte können anonymisiert werden. Aktivieren Sie Die Identität des Gebers nicht anzeigen. In der E-Mail, die der Empfänger erhält, wird nicht der Name der gebenden Person angezeigt.