Criação de uma visita
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O responsável pelo acolhimento dos visitantes pode criar uma visita directamente a partir ADMINISTRAR > Visitantes > Planeamento das visitas sem antes criar uma ficha para o visitante. Ao criar uma nova visita, nem todos os campos são obrigatórios. Para uma criação rápida, a data e a hora do início e do fim, o nome do visitante e o objecto da visita são suficientes.
Planificar uma nova visita para um visitante
1.Clicar em 
.
2.Selecionar o modelo de ficha de visita desejado, Validar. Dependendo deste modelo, terá mais ou menos campos para preencher.
Visitante
3.Inserir a data e a hora do início e fim da visita. Se o visitante puder ficar mais tempo do que o esperado, marque a caixa Substituição autorizada.
4.Se esta for uma visita repetida, seleccione a caixa Repetição.
Exemplo: Período da visita do 03/08/2020 ao 30/09/2020, repetição a cada 7 dias durante 1 dia. A visita é repetida todas as segunda-feiras até 28/09/2020.
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É possível modificar apenas uma ocorrência da série. |
5.Use o campo de pesquisa para procurar o nome do visitante. Se essa pessoa não for criada no banco de dados, clique em Novo visitante. Por defeito, o sistema chama a pessoa automaticamente como Visitante + número 1 ao infinito, incrementado automaticamente pelo sistema toda vez que um visitante é criado.
6.Inserir eventualmente o Nome da entidade e outros dados relativos ao visitante.
7.Adicionar eventualmente um Anexo.
8.Visitante recorrente - marcar esta caixa para evitar que desapareça durante as purgas automáticas.
Pessoa visitada
9.Para adicionar o nome da Pessoa visitada, use o campo de pesquisa e escolha-o na lista. Avisar envia um alerta para a pessoa para notificá-la da chegada do visitante.
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A visita deve ser iniciada para que a função seja activada. |
Objectivo da visita
10.Inserir o Objecto da visita (obrigatório).
Questionário de visita
11.Iniciar eventualmente o Questionário com o visitante e desbloqueá-lo.
Acesso
12.Inserir o Código cartão o visitante ou clique no botão Último lido para usar a última marcação lida pelos terminais.
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Quando a visita é repetitiva, o código de marcação é atribuído a todas as visitas da repetição. |
13.Gerar automaticamente um Código pessoal com a juda do botão Gerar. Isso permite definir imediatamente um código não usado por outro visitante.
14.Se um leitor biométrico USB estiver conectado ao seu PC, pode iniciar ainserção de um dedo clicando em Registo.
15.Na zona Perfis, clicar no botão em seguida, escolha os perfis de acesso atribuídos a este visitante.
a.Seleccionar o Local autorizado, bem como o perfil para este visitante nos menus suspensos correspondentes. Apenas os perfis relacionados aos visitantes aparecem nesta lista.
b.Clicar no botão 
para validar.
Monitorizar a visita
16.Iniciar directamente a visita.
17.Indicar se o visitante recebeu um cartão que deve ser devolvido no final da visita, marcando Cartão entregue ao visitante no início da visita.
18.Iniciar a visita. Um clique em 
permite voltar ao estado inicial em caso de erro.
19.Fechar a visita. Um clique em permite voltar ao estado inicial em caso de erro.
20.Inserir se necessário um Comentário. Para a visita.
Terminal visitante
21.Esta seção fornece um resumo das acções realizadas num Terminal visitante.
22.Guardar com um clique em Validar.
23.Siga este procedimento para Imprimir um cartão.
24.Siga este procedimento para Imprimir a ficha de visita.
25.Pode iniciar a visita assim que for criada clicando em Sim na questão Quer iniciar a visita?.
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Ao confirmar a visita, o sistema cria automaticamente o registo do visitante com os parâmetros inseridos; os outros parâmetros obrigatórios são os do visitante do modelo. |
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Se o visitante estiver em oposição, o sistema exibe uma mensagem de erro Visitante em oposição. Não é possível criar uma visita. |
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Se a pessoa visitada esperar vários visitantes, é preciso criar um por pessoa (usar a função de duplicação). Uma ficha de visita não pode conter vários visitantes. |
Ver também: