Depois de subscrever o módulo Digitalização, a opção deve ser ativada no módulo Configuração > Programa > Personalização > Gestão documental > Digitalização: Assinatura digital

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O módulo fica acessível a partir do menu de navegação.

Se quiser ver a vinheta no seu portal, deve adicioná-la no menu Parametrização > Personalização > Portal.

A vinheta é criada automaticamente, encontra directamente na lista suspensa.

Para ajudá-lo a configurar a assinatura electrónica com Kelio, estas são as etapas importantes:

Parametrização de assinatura electrónica

tog_minus        Parametrizar os direitos utilizadores

Para poder usar a assinatura electrónica, os funcionários em questão devem ter os perfis e direitos utilizadores.

Pode parametrizar no menu Direitos utilizadores > Perfis:

Para aceder ao módulo de digitalização, enviar documento para assinatura e acompanhar todo o processo, o colaborador deve ter o direito Administrador - Troca de dados.

No separador Digitalização, marque as caixas correspondentes de acordo com os direitos a serem atribuídos.

No menu Tempo e atividades > Imprimir/exportar > Edições padrão, pode solicitar o envio de assinatura das edições individuais do fim de período com ou sem detalhes dos contadores.

Para que o separador Assinatura certificada aparece, o empregado deve ter o direito Administrador - Tempos & actividades.

Marque as caixas correspondentes no separador Administrar > Imprimir...

Clicar para ampliar/reduzir        Obtenha uma edição de correio

No menu Administração de pessoal > Imprimir / Exportar > Edições de correio, você pode solicitar o envio da assinatura das edições de correio.

Para que o separador Solicitar a assinatura das edições apareça, o funcionário deve ter o direito Administrador - Administração de Pessoal.

Marque as caixas correspondentes no separador Explorar > Imprimir / Exportar.

tog_minus        Como criar um modelo de assinatura?

Dependendo das necessidades da sua empresa e dos tipos de documentos que deseja assinar, pode criar diferentes modelos de assinatura a partir de: Digitalização > Assinatura electrónica > Modelos de assinatura.

Por exemplo, pode distinguir vários modelos, dependendo se está a enviar uma assinatura para uma edição padrão ou um documento externo.

Para criar um modelo:

1.Clicar em icn_add_black.

2.Inserir uma Descrição e uma Abreviatura.

3.Escolher a Categoria de Documento relacionado com o seu modelo :

oDocumento externo

oEdição padrão: balanço de fim de período ou balanço de fim de período com detalhes de contadores (módulo Tempo e Atividades)

oCorreio: documentos da Administração de Pessoal

Por defeito, todos os documentos assinados são arquivados no menu Documentos assinados.

Se quiser que o requerente também receba o documento por e-mail assim que for assinado, marque a caixa Recepção do documento assinado por e-mail para o requerente da assinatura.

Propriedades da assinatura: se necessário, defina o número de dias antes de arquivar documentos assinados (limitado a 180 dias).

E-mail a ser usado para solicitação de assinatura : escolher e-mail comercial ou pessoal.

Método de autenticação : escolher se o signatário receberá o seu código único por e-mail (dependendo do tipo de e-mail previamente escolhido: profissional ou pessoal) ou por SMS (apenas telefone profissional).

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Os números de telefone devem estar em conformidade com os padrões internacionais com o código do seu país começando com “+XX”.

Assinatura empresa: marque a caixa e preencha os campos se quiser que uma assinatura em nome da sua empresa seja automaticamente aposta no documento.

Signatários complementares:

•Se necessário, escolha os diferentes signatários adicionais e seu método de autenticação. Estão vinculados ao signatário principal, por exemplo, seu gestor de linha ou validador de perdido de ausência.

•Se necessário, escolha um ou mais signatários nomeados directamente do organograma.

 

 

Documento externo

Edição padrão

Envio em massa

Signatários anexados

ao signatário principal

Responsável hierárquico (definido na ficha empregado)

Responsável hierárquico (definido na ficha empregado

Validadores das declarações de marcações

Validadores dos pedidos de ausências

Responsável hierárquico (definido na ficha empregado

Signatários nomeados

Acesso à lista de funcionários de acordo com a população gerida

Acesso à lista de funcionários de acordo com a população gerida

Acesso à lista de funcionários de acordo com a população gerida

Quer a assinatura seja feita por um signatário principal ou por um signatário complementar, será facturada à mesma taxa.

 

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Entre os signatários adicionais, se o superior hierárquico e o validador do pedido ausente, por exemplo, forem a mesma pessoa, haverá bloqueio no envio para assinatura!

Nesse caso, deve criar um novo modelo.

Se escolheu signatários diferentes e está a enviar o seu documento sequencialmente, pode definir aqui a ordem pela qual devem assinar o documento e o local da sua assinatura no documento.

4.Guardar.

 

 

As diferentes etapas para assinar o seu documento

tog_minus        Criar o documento e enviar para assinatura

Se desejar enviar um documento externo ao Kelio para assinatura, deve:

1.Abrir o menu Digitalização > Assinatura electrónica > Adição de documentos externos.

2.Seleccionar o documento a ser assinado no seu PC usando o botão icn_paperclip (apenas no formato PDF).

3.Escolher o modelo de assinatura a aplicar - é possível visualizar um resumo dos dados parametrizados anteriormente.

4.Inserir se necessário um comentário.

5.Seleccionar o(s) signatário(s) do documento

6.Clicar em Submeter para assinatura para que a assinatura seja validada pelo serviço RH.

7.Devem ser validadas duas janelas pop-up antes do envio final para assinatura.

No menu Tempo e atividades > Imprimir/exportar > Edições padrão, só pode solicitar o envio da assinatura das edições individuais fim do período com ou sem detalhes dos contadores.

1.Escolher a edição a enviar para assinatura.

2.Seleccionar o(s) signatário(s) do documento

3.Personalizar o conteúdo de acordo com suas necessidades.

4.Separador Assinatura certificada :

•Escolher a caixa Solicitar assinatura da edição

•Escolher o modelo de assinatura a aplicar - é possível Visualizar um resumo dos dados parametrizados anteriormente

5.Clicar em Submeter para assinatura para solicitar validação antes de enviar para assinatura.

No menu Administração de pessoal > Imprimir / Exportar > Modelo de edições correio, só pode solicitar o envio da assinatura das edições individuais.

1.Escolher a edição a enviar para assinatura.

2.Seleccionar o(s) signatário(s) do documento

3.Personalizar o conteúdo de acordo com suas necessidades.

4.Separador Formato e difusão :

•Marcar a caixa Solicitar a assinatura das edições.

•Escolher o modelo de assinatura a aplicar - é possível Visualizar um resumo dos dados parametrizados anteriormente

5.Clicar em Submeter para assinatura para solicitar validação antes de enviar para assinatura.

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Para que a caixa de seleção Solicitar assinatura de edições apareça, a opção deve Possibilidade de solicitação de assinatura eletrónica esteja ativa em parametrização da edição.

Todos os documentos enviados para assinatura podem ser visualizados no módulo Digitalização > Assinatura electrónica > Documentos a aguardar assinatura.

De acordo coma a parametrização de direitos, o requerente da assinatura pode receber um alerta por e-mail sobre as validações ou recusas dos seus pedidos.

tog_minus        Consultar os documentos a aguardar assinatura

Depois de enviado para assinatura, encontrará todos os seus documentos pendentes do módulo Digitalização > Assinatura electrónica > Documentos a aguardar assinatura.

 

Vários filtros estão disponíveis e condicionam a sua visualização:

•Filtrar no período de visualização: clique em Modificar para definir o seu período de visualização

•Filtrar por tipo de documento: é possível escolher todos os tipos de documentos ou apenas algumas categorias

•Filtrar por funcionários: lembre-se de seleccionar o(s) funcionário(s) em questão na lista de funcionários. Um modo agrupado padrão também existe e permite que mantenha a selecção para visualizar todos os documentos a serem assinados.

•O botão Aplicar permite reiniciar a visualização, uma vez seleccionados os filtros.

 

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Como um lembrete, também pode salvar a personalização da sua área de trabalho a partir de Ferramentas > Registo do departamento. Lembre-se de verificar e actualizar seus filtros regularmente para que possa visualizar todos os documentos.

1.Antes de enviá-lo para assinatura, ainda é possível consultar o documento (clicando no nome) e vivamente recomendado para verificar o conteúdo antes do envio final para assinatura.

•Pode seleccionar a(s) linha(s) em questão e clicar em Validar o envio para assinatura.

•Caso contrário, se notar um erro ou um problema com o documento e/ou signatário, pode seleccionar a linha em questão e clicar em Recusar envio para assinatura.

•Nos 2 casos, o requerente da assinatura pode receber um alerta por e-mail sobre as validações ou recusas dos seus pedidos (dependendo da parametrização dos seus direitos).

2.A linha desaparece quando a assinatura é enviada com sucesso. O documento pode então ser visto no separador Monitorização das assinaturas.

Em caso de erro (croix demat), pode clicar no botão Detalhes icn_3 dots para consultar a mensagem de erro.

Alguns exemplos:

•O signatário não possui o endereço de e-mail escolhido no modelo

•O signatário não possui um número de telefone móvel

•A sintaxe do número de telefone não foi bem inserida - o número deve começar com "+ XX" conforme padrões internacionais

•O requerente não inseriu um endereço de e-mail

•Etc.

3.Depois de corrigir o problema relatado em Detalhes, pode tentar reiniciar o documento seleccionando a linha novamente e clicando em Validar o envio para assinatura.

4. O gestor de RH que tem acesso a este ecrã pode ser avisado por e-mail se existirem documentos a aguardar validação. Para isso, a partir do módulo Configuração, é possível configurar uma função automática para Monitorização de documentos a aguardar assinatura para serem validados ou recusados. Assim, o envio de um e-mail pode ser accionado, na frequência desejada, para que haja um resumo das assinaturas em curso.

Um direito Administrador - Sistema é necessário para aceder a esta configuração.

tog_minus        Seguir as assinaturas

Todos os documentos enviados para assinatura encontram-se no ecrã Digitalização > Assinatura electrónica > Monitorização das assinaturas.

 

Vários filtros estão disponíveis e condicionam a sua visualização:

•Filtrar no período de visualização: clique em Modificar para definir o seu período de visualização

•Filtrar por tipo de documento: é possível escolher todos os tipos de documentos ou apenas algumas categorias.

•Filtro de estado: assinatura pendente, recusada, revogada, assinada, etc.

•O botão Aplicar permite reiniciar a visualização, uma vez seleccionados os filtros aplicados.

 

Neste ecrã, encontrará todos os documentos enviados para assinatura e diversas informações:

•Apelido

•Estado

•Assinaturas consumidas: quantas assinaturas consumidas

•Assinaturas esperadas: quantos signatários devem assinar o documento

•O modelo de assinatura utilizado

•O requerente, etc.

O botão Detalhes icn_3 dots permite visualizar com mais precisão quem já assinou e em que data.

 

Assim que um dos seus signatários assina o documento, conta para uma assinatura consumida.

 

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Atenção, se tiver por exemplo 3 signatários, em que obtenha 2 assinaturas, mas o terceiro se recusa a assinar, as 2 assinaturas feitas ainda serão facturadas.

No canto inferior do ecrã, encontrará 2 botões:

•Revogar :se notar um erro, pode cancelar o envio para assinatura ou interromper o processo de assinatura a qualquer momento. Observe que qualquer assinatura já aposta será cobrada.

•Reiniciar : se não tiver nenhum feedback de todos os seus signatários, pode reiniciá-los. O sistema enviará um e-mail de lembrete apenas para aqueles que ainda não assinaram.

Clicar para ampliar/reduzir        Monitorização do consumo de assinaturas

Encontra o número de assinaturas que realmente consumiu no separador Digitalização > Assinatura electrónica > Consumo de assinaturas.

Os filtros pode ser aplicado para ver apenas alguns serviços, por exemplo.

 

O número de assinaturas consumidas que vê neste ecrã corresponde ao número realmente facturado.

Assim que um dos seus signatários assina o documento, conta para uma assinatura consumida.

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Atenção, se tiver por exemplo 3 signatários, em que obtenha 2 assinaturas, mas o terceiro se recusa a assinar, as 2 assinaturas feitas ainda serão facturadas.

É possível uma diferença no consumo entre este ecrã e a Monitorização das assinaturas, contanto que o documento não seja totalmente assinado por todos ou recusado.

Assinar um documento

Clicar para ampliar/reduzir        Assinar um documento

Uma vez validado o envio, o signatário recebe um e-mail (endereço profissional ou pessoal - dependendo da configuração do modelo utilizado) com um link URL para o documento a assinar.

A assinatura é possível a partir de um computador ou smartphone.

No e-mail, clicar no link abre o navegador e uma página URL (requer acesso à Internet):

1.Veja todo o documento para poder assiná-lo.

2.Marque a caixa de certificação na parte inferior do documento.

3.Clicar em Começar a assinar.

4.Preencha o endereço de e-mail ou número de telefone dependendo do que foi escolhido no modelo.

5.O signatário então recebe um e-mail ou SMS com o código de autenticação exclusivo.

6.Digite o código exclusivo (6 caracteres).

7.Clicar em Terminar. O documento é então oficialmente assinado por este signatário.

 

Dependendo do modelo de assinatura escolhido, o documento continuará seu processo de assinatura até que todos os signatários tenham assinado ou um deles se recuse a encerrá-lo.

 

Assim que o documento for assinado por todos os colaboradores envolvidos, cada signatário receberá um e-mail com um link para fazer o download do documento assinado.

Este link é válido por 90 dias. Após esse período, o link não estará disponível e o documento será destruído.

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Como o download do documento pelo link só é possível uma vez, é recomendável salvá-lo imediatamente.

Consultar os documentos assinados

Clicar para ampliar/reduzir        Consultar e baixar um documento assinado

Todos os documentos devidamente assinados podem ser encontrados no menu Digitalização > Documentos assinados.

Se quiser fazer upload de vários documentos e ficheiro de prova, deve:

1.Seleccionar o(s) documento(s) pretendido(s).

2.Clicar no botão Telecharger.

Obtém um arquivo .zip com 2 PDFs, o (s) documento (s) e seu ficheiro de prova:

•A extensão _signed designa o documento assinado

•A extensão _proof designa o ficheiro de prova. Este é um documento anexado ao documento assinado que permite rastrear oficialmente as etapas anteriores da assinatura electrónica.

 

A utilização do Adobe Acrobat® é obrigatório para abrir os ficheiros.

O botão Painel de assinaturas certifica a integridade do documento e é suficiente como prova irrefutável em caso de litígio. No entanto, Kelio também propõe o ficheiro de prova, se necessário.

 

Por defeito, é possível 1 GB de armazenamento se usar o Kelio no modo SaaS. Além disso, são possíveis extensões. Entre em contacto com seu representante de vendas.

Se usar o Kelio com licença, certifique-se de verificar a capacidade de armazenamento do seu servidor.

 

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Se seleccionar um documento e clicar no botão icn_dustbin, isso resulta na remoção permanente do Kelio. Certifique-se de ter baixado o ficheiro primeiro!