O menu Parametrização > Empresa > Organigrama permite estruturar os funcionários criados no seu software. O número de níveis do organigrama pode ser parametrizado no módulo Configuração do Kelio, as suas descrições são configuráveis na Personalização. O conceito de serviço é importante porque cada funcionário deve estar vinculado a um serviço. No caso de gerir actividadees (opcional), é possível anexar uma actividade padrão a um serviço para gerar automaticamente tempos de actividade.

 

tog_minus        Adicionar/modificar/apagar um nível de organigrama

Para adicionar um elemento ao organigrama:

1.Seleccionar na lista o nível superior do que aquele que deseja criar (por exemplo, seleccionando um departamento para criar um subdepartamento).

2.Clicar em icn_plus Para adicionar um elemento ao organigrama.

3.Seleccionar o Tipo de nível no menu suspenso icn_scrolling.

4.Indicar a Descrição (e uma Abreviatura).

5.Inserir eventualmente uma Informação.

6.Salvar.

Para modificar um elemento do fluxograma, basta seleccioná-lo e fazer as alterações desejadas. É possível mover um serviço no organograma mudando o nível a que está ligado.

Para remover um elemento do organigrama, basta seleccioná-lo e clicar com o botão direito, Apagar. Apenas os elementos não usados pelo sistema podem ser excluídos.

tog_minus        Afectar uma actividade por defeito do serviço (opcional)

A geração automática permite definir tarefas, centros de custo e/ou clientes por defeito nos serviços Isso permite que funcionários que não tenham uma actividade definida individualmente, para executar a actividade por defeito do serviço ao qual estão afectados nos períodos de afectação do serviços ou nos períodos de empréstimo do serviço. Isso permite gerir tempos por serviço sem planear a actividade para os funcionários. Alterar o funcionário de serviço ou emprestar um funcionário a um serviço é suficiente para afectar a actividade.

Quando gere actividades, é mostrado um gráfico histórico de afectações de actividades para permitir que gere automaticamente tempos de actividade para funcionários pertencentes a este serviço:

Para adicionar uma tarefa/centro de custo/cliente por defeito para este serviço, deve:

1.Clicar no botão icn_plus na rubrica Actividade.

2.Inserir as Datas de início e eventualmente de fim de afectação de actividade e/ou centro de custo padrão.

3.Seleccionar a tarefa e/ou o centro de custo e/ou o cliente no menu suspenso icn_scrolling ou com a ajuda do botão icn_3 dots (esta lista contém apenas os elementos utilizáveis na data de hoje).

4.Validar com um clique em icn_validate. Em caso de erro, exclua a linha criada clicando em icn_cross_blue.

tog_minus        Afectação da regra de geração automática de actividade

Para adicionar a geração automática da actividade deste serviço, deve:

1.Clicar no botão icn_plus na rubrica Regras de geração automática.

2.Inserir as Datas de início e eventualmente de fim de afectação de geração automática de actividade.

3.Seleccionar a regra pretendida no menu suspenso

a.Em duração, proporcionalmente ao acumulado realizado

b.Idêntico à actividade planificada

c.Idêntico à actividade planificada com actividade período planificada em duração

d.Em percentagem

4.Clicar no botão Guardar.

 

Gerar automaticamente actividades idênticas ao planeado

Quando a base de cálculo da actividade do dia é maior que 0, ou seja, quando o funcionário trabalhou efectivamente, as actividades que foram previamente planeadas tornam-se actividades realizadas para o dia actual e dias anteriores.

Exemplo:

O funcionário marcou das 9:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00. A actividade 1 1 está planeada das 16:00 às 17:30. O total da Actividade 1 considerada será de 1h30, das 16h às 17h30.

 

Em caso de modificação, adição ou exclusão de uma actividade num dia gerado automaticamente, não haverá geração mais automática. A cor muda de verde para branco.

Aqui, a hora de início do período de actividade é alterada para as 15:00 em vez das 16:00.

Essas entradas manuais nunca serão visíveis na Planificação, pois só veremos as actividades planeadas. Se excluir manualmente todas as actividades inseridas num dia, a geração automática será reconstruída em relação às actividades planeadas.

Gerar automaticamente actividades idênticas às planeadas com período de tempo

Quando a base de cálculo da actividade do dia é maior que 0, ou seja, quando o funcionário trabalhou efectivamente, as actividades que foram previamente planeadas tornam-se actividades realizadas para o dia actual e dias anteriores. Independentemente do modo de entrada (período ou meio dia), a duração será sempre expressa em horas (apenas a entrada de dia inteiro permanecerá durante o dia).

Exemplo 1:

O funcionário marcou das 9:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00. A actividade 1 1 está planeada das 16:00 às 17:30. O total da Actividade 1 considerada será de 1h 30.

O sistema calcula a duração da Actividade 1 entre as 16:00 e 17:30, ou seja, 1:30 porque o funcionário trabalhou efectivamente entre as 13:00 e 18:00.

 

Se a base de cálculo for modificada, a geração automática será refeita de acordo com essa nova base.

Exemplo 2:

O funcionário trabalhar apenas das 13:00 às 17:00. A actividade 1 1 está planeada das 16:00 às 17:30. O total da Actividade 1considerada será de 1h.

 

Em caso de modificação, adição ou exclusão de uma actividade num dia gerado automaticamente, não haverá geração mais automática. Essas entradas manuais nunca serão visíveis na Planificação, pois só veremos as actividades planeadas. Se excluir manualmente todas as actividades inseridas num dia, a geração automática será reconstruída em relação às actividades planeadas.

Gerar actividades automaticamente em duração proporcional à realizada

Quando a base de cálculo da actividade do dia é maior que 0, ou seja, quando o funcionário trabalhou efectivamente, as actividades que foram previamente planeadas tornam-se actividades realizadas para o dia actual e dias anteriores. Esta geração é baseada nas actividades cumulativas planeadas e não nas fichas de actividades planeadas para o dia. O sistema utiliza actividades planeadas cumulativas de um dia para calculá-las proporcionalmente à base de cálculo da actividade realizada.

Exemplo:

Os períodos de trabalho estão previstos das 9:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00.

O funcionário marcou efectivamente das 9:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00.

A Actividade 1 é planeada para o primeiro meio dia.

A actividade 2 1 está planeada das 14:00 às 15:00.

A actividade 1 1 está planeada das 15:00 às 17:00.

Numa base de cálculo de actividade de 7:00, totaliza 5:00 para a Actividade 1 (3:00 das 9:00 às 12:00 + 2:00 das 15:00 às 17:00 ) e 1:00 para a Actividade 2 (das 14:00 às 15:00). No entanto, o funcionário trabalha mais uma hora. Este acumulados são distribuídos por 8:00 de trabalho. Para definir o rateio, o sistema executa o seguinte cálculo:

8:00 (tempo de trabalho realizado)

× 5:00 (actividade planeada) = 5:43 (actividade realizada)

07:00 (tempo de trabalho planificado)

8:00 (tempo de trabalho realizado)

× 1:00 (actividade planeada) = 1:09 (actividade realizada)

07:00 (tempo de trabalho planificado)

Em caso de modificação, adição ou exclusão de uma actividade num dia gerado automaticamente, não haverá geração mais automática. Essas entradas manuais nunca serão visíveis na Planificação, pois só veremos as actividades planeadas. Se excluir manualmente todas as actividades inseridas num dia, a geração automática será reconstruída em relação às actividades planeadas.

Gerar actividades automaticamente em percentagem

Quando a base de cálculo da actividade do dia é maior que 0, ou seja, quando o funcionário trabalhou efectivamente, as actividades que foram previamente planeadas tornam-se actividades realizadas para o dia actual e dias anteriores.

Exemplo:

O funcionário marcou das 9:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00. A actividade 1 1 está planeada das 16:00 às 18:00.

No ecrã de presença, encontramos as seguintes informações: 25 %