1.Indiquer le Type de motif . Une mission est en général une absence dont le temps est considéré comme effectif. Ici, le choix du type ne sert pas au calcul mais pour faciliter le tri des motifs.

2.Sélectionner la Couleur par défaut de cette absence ; elle sera la couleur d’affichage de votre absence dans les plannings individuels et dans Kelio Planification.

3.Activer la case à cocher Visualisable dans les éditions si vous souhaitez que ce motif d’absence apparaisse dans les éditions.

4.Indiquer le Niveau de priorité afin de pouvoir trier vos absences selon vos propres critères. En cas de même priorité, le tri sur la colonne Priorité (dans la liste des motifs d'absence) se fait en fonction du libellé du motif d'absence (1 étant le niveau le plus faible). Le niveau de priorité sert également à déterminer quel motif sera pris en compte pour le calcul de la journée quand 2 absences pour la journée complète ont été posées le même jour.

5.Le cas échéant, cocher la case Motif associé à un arrêt de travail.

Terminal

Activer la case à cocher Saisie sur le terminal si les employés ont droit, grâce à la badgeuse, de créer une fiche d'absence.

Activer la case à cocher Badgée sur le terminal si les employés ont droit, grâce à la badgeuse, de badger leur départ en absence. Indiquer si cette absence est Prise en compte dans des plages d'arrondi. Préciser si le système doit créer une fiche d’absence lorsqu’une absence de ce type est badgée (à éviter pour les absences répétitives comme certaines pauses payées) et si cette absence est limitée à la journée (si ce n’est pas le cas, l’employé sera en absence jusqu’à son prochain badgeage). Indiquer la durée (en heures:minutes) si cette absence est limitée dans le temps.

Télétravail

Activer la case à cocher Maintenir le télétravail en cas d'absence si le télétravail doit rester affiché dans les écrans du planning et les calendriers de l'espace collaboratif lors de cette absence.

Calendrier de messagerie

Activer la case à cocher Synchroniser l’absence dans le calendrier de la messagerie si vous souhaitez que ce motif d’absence s’affiche dans votre calendrier de messagerie.

Activer également la deuxième case si vous souhaitez voir le libellé de cette absence.

Demandes d'absence

Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner les soldes d’absences qui doivent s’afficher pour cette absence dans l’Espace collaboratif lors d’une demande d’absence.

6.Sélectionner les Modes de saisie autorisés via les menu déroulants ou la sélection avancée . Le choix doit correspondre aux droits utilisateurs Salarié - Espace personnel. 

7.Sélectionner les Soldes d'absence souhaités via les menu déroulants ou la sélection avancée . Indiquer si vous souhaitez afficher les détails de chaque solde individuellement, le total des soldes ou les deux en même temps en cochant les cases correspondantes.

8.Cocher la case Document joint obligatoire si vous souhaitez imposer aux demandeurs de joindre un justificatif à la demande.

9.Cocher la case Commentaire des demandes d'absence obligatoire si vous souhaitez imposer la saisie d’un commentaire lors d’une demande (justification, adresse en cas de permanence, etc.).

10.Cocher la case Renonciation au fractionnement si vous souhaitez que le salarié devra accepter ou refuser la renonciation au fractionnement à chaque demande d’absence pour ce motif. Indiquer le texte qui sera affiché lors de la demande.

11.Aide à la saisie : Le texte saisi ici sera affiché dans le formulaire de demande d'absence pour guider la saisie du commentaire.

1.Préciser si cette absence est Payée, Effective ou les deux.

2.Renseigner l’éventuelle date de Remise à zéro annuelle du compteur (pour le calcul des cumuls d'absences).

3.Si la case Modifie le cumul crédit/débit n’est pas cochée, la balance de la journée sera débitée de la durée de l’absence (cas d’une absence récupération balance). Si elle est activée, la balance est régularisée.

4.Préciser si le système doit Calculer ou non le cumul d’absence prévisionnel pour ce motif afin de connaître à l’avance le cumul d’absence en fonction des fiches qui ont été créées.

5.Activer la case à cocher Gestion d’une absence ½ journée un jour férié pour que le complément du temps théorique pour le cumul payé, effectif et le crédit/débit se fasse en prenant en compte le jour férié pour l’autre demi-journée.

6.Préciser si cette absence doit être prise en compte les jours ouvrés (lundi au vendredi), ouvrables (généralement du lundi au samedi) ou calendaires (lundi au dimanche). Le type de jour est précisé lors de la création des horaires journaliers.

7.Renseigner la Durée par jour de l’absence qui peut être le temps théorique du planning journalier en cours, un temps imposé (toujours la même durée) ou limité à un temps maximal (la durée d’absence ne pourra pas dépasser cette valeur). Dans ces deux derniers cas, la durée est à préciser dans cet écran.

Modulation

En cas de modulation, vous devez préciser si la durée de l’absence doit être ajoutée au temps réalisé du salarié ou encore si elle doit être exclue du calcul de la modulation. Dans ce cas, la prise d’une absence Hors objectif ne changera rien à l’objectif de modulation du salarié que ce soit en termes de retard ou d’avance.

Préciser si la durée de l’absence va être le temps théorique du planning journalier de base, le temps théorique suivant la répartition (période haute ou basse), le temps théorique de la répartition si celle-ci est haute (planning de base autrement) ou le temps théorique de la répartition si celle-ci est basse (planning de base autrement).

Exemple de calcul pendant la modulation :

Heures supplémentaires et primes

8.Indiquer si le système doit Calculer ou non les heures supplémentaires bonifiées (> à 100%) durant cette absence.

9.Activer la case à cocher déclenchant le calcul des heures supplémentaires exonérées si le cumul d’absence pour ce motif doit entrer dans le cumul permettant de calculer des heures supplémentaires exonérées.

10. Préciser si cette absence doit être calculée avec des plages d’absence, ceci afin de limiter l’absence à certains moments de la journée. Dans ce cas, il faut impérativement créer une plage absence dans l’horaire journalier concerné et positionner les primes et heures spéciales en dessous de celle-ci afin qu’elles soient prises en compte en cas d’absence. Préciser alors si cette absence engendre un Calcul d’heures spéciales et de prime (une prime Panier pendant une absence formation par exemple) et si elle doit être Prise en compte dans le calcul de la récupération.

Activité

11.Activer la case à cocher Temps d’absence pris en compte pour l'activité si les cumuls d’absence correspondant à ce motif doivent être pris en compte par le système lors du calcul des temps d’activité. Si cette case à cocher n’est pas activée, la base d’activité est calculée à zéro durant cette absence.

Absence sur les journées de présence

Préciser le calcul des durées des absences sur des journées badgées, sans utilisation d’une plage d’absence.

12. Absence journée : Le temps d’absence complète le temps badgé de la journée à hauteur du temps théorique de la journée. Le temps de l’absence s’ajoute au temps badgé de la journée (le temps d’absence est calculé sans tenir compte du temps badgé).

13. Absence demi-journée : Le temps d’absence complète le temps badgé de la ½ journée d’absence à hauteur du temps théorique de la ½ journée. Le temps de l’absence de la ½ journée s’ajoute au temps badgé de la journée (le temps d’absence est calculé sans tenir compte du temps badgé).

Absence heure à heure sur les journées de présence

Préciser le calcul dans le cas où on a des présences et une absence heure à heure sur la journée.

14.Absence qui inclut la présence

Exemple: Absence heure à heure qui inclut complètement la présence. Badgeages 8h-12h /14h-17h avec une absence de 7h à 19h.

15.Absence à cheval sur la présence

Exemple: Absence heure à heure à cheval sur une présence Badgeages 8h-12h /14h-17h avec absence de 7h à 11 h.

16.Absence identique à la présence

Exemple: Absence heure à heure identique à la présence Badgeages 8h-12h /14h-17h avec absence de 8h à 12h et 14h à 17h.

17.Absence comprise dans la présence

Exemple: Absence heure à heure comprise dans la présence Badgeages 8h-12h /14h-17h avec absence de 15h à 16h.

a.Aucune - le reliquat est perdu

b.Choix Dans le congé N-1 : le reliquat en fin d’exercice dans le solde N-1 est conservé suite à la bascule

c. Choix Dans un solde supplémentaire « Congés restants » : un nouvel onglet apparaît pour configurer un solde supplémentaire permettant de conserver le reliquat.