Processus RH

Pour lancer un processus de façon individuelle, il faut aller dans le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Processus RH> Processus programmés :

1.Sélectionner la population, voire la personne concernée.Sa prise en compte peut être dans le passé, en cours ou dans le futur.

2.Pour programmer un nouveau processus, cliquer sur .

3.Sélectionner le Processus RH dans le menu déroulant ou via le bouton .

4.Préciser la Date et l'Heure d'effet.

5.Sélectionner le(s) Option(s) au lancement dans le dans le menu déroulant ou via le bouton . Si le modèle ne comprend pas d'option, ce champ est masqué.

6.Appliquer.

7.La liste des tâches définies pour ce processus s'affiche à l'écran. En double-cliquant sur une tâche, l'icône apparaît et vous pouvez ajouter une Information complémentaire pour la tâche. Valider et enregistrer via un clic sur .

8.Lancer.

Le système vous indique que le processus a été créé avec succès. Fermer la fenêtre. Le processus passe en phase Planifié.

Pour annuler un processus, il faut aller dans le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Processus RH> Processus programmés, sélectionner le processus dans la liste et cliquer sur Annuler le processus en bas à droite de l'écran. Toutes les tâches seront annulées et le processus passe en phase Terminé.

Le suivi des processus lancés se fait depuis le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Processus RH > Processus programmés.

•Le Statut vous permet de voir dans quelle phase se trouve le processus (voir Légende).

•L'Avancement vous indique combien de tâches ont déjà été traitées et ce qu'il reste à faire.

•La colonne Anomalies vous alerte pour les :

o Processus avec tâche(s) en erreur destinataire

o Processus avec tâche(s) en retards

•Un clic sur dans la colonne Détail ouvre le détail de ce processus. Toutes les tâches seront listées avec leurs statuts, date, détails, etc. Vous pouvez directement agir sur ces tâches depuis cet écran. Veuillez consulter le chapitre Suivre l'avancement des tâches pour plus de détails.

En fonction du Statut du processus, vous pouvez soit Annuler le processus, soit le Supprimer voir Légende).

Le suivi des tâches lancées se fait depuis le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Processus RH> Tâches attribuées.

•Le Statut vous permet de voir dans quelle phase se trouve la tâche (voir Légende).

•L'Avancement vous indique combien de tâches ont déjà été traitées et ce qu'il reste à faire.

•La colonne Anomalies vous alerte pour les :

o Processus avec tâche(s) en erreur destinataire

o Processus avec tâche(s) en retards

Détail de la tâche

Un clic sur dans la colonne Détail ouvre le détail de cette tâche. Toutes les tâches seront listées avec leurs statuts, date de début et de fin prévue, détails, etc.

Informations

Cet onglet reprend les informations sur la configuration de la tâche, entre autres le lien URL et les instructions saisies dans l'onglet Information lors de la création de la tâche, l'information complémentaire saisie par un gestionnaire. Il affiche également des données issues de la fiche salarié.

Traitement

Cet onglet contient les informations demandées pour cette tâche (Champs à remplir, Documents exigés et libres).

Commentaire

Cet onglet contient les commentaires du destinataire. Ajouter un commentaire en cliquant sur et en tapant dans le champ grisé. Valider par . Enregistrer.

Actions sur une tâche

En fonction du Statut de la tâche, vous pouvez effectuer plusieurs actions en sélectionnant la tâche.

•Planifiée - Réassigner

•Planifiée - Passer à traiter

•Planifiée - Terminer

•À traiter - Réassigner

•À traiter - Prendre en charge

•À traiter - Terminer

•À traiter - Annuler la tâche

•Prise en charge - Réassigner

•Prise en charge - Terminer

•Terminée - Pas d'action

•Annulée - Pas d'action

Passer à traiter - forcer le démarrage d’une tâche dont la date d'effet est dans le futur (uniquement possible si toutes les tâches précédentes liées sont planifiées)

Réassigner - changer de destinataire

Prendre en charge - s'approprier la tâche (pour un gestionnaire action possible même s'il n’est pas le destinataire de la tâche)

Terminer - mettre fin à une tâche (pour un gestionnaire action possible même s'il n’est pas le destinataire de la tâche ou qu'il l'a prise en charge)

Annuler - annuler le traitement en cours

Il est également possible de consulter la liste des processus de plusieurs salariés simultanément, pour une période choisie. Pour cela vous devez :

1.Ouvrir la liste des salariés.

2.Appuyer sur la touche Ctrl du clavier et cliquer sur les salariés à sélectionner en maintenant la touche Ctrl appuyée ou simplement cocher la case devant le nom de chaque salarié.

3.Cliquer sur le bouton qui se met alors à clignoter.

4.Vous accédez à une vue globale des processus. Le filtre vous aide à naviguer plus facilement.

Créer un processus pour plusieurs salariés

5.Vous pouvez ajouter un processus en cliquant sur .

6.Suivre les étapes de lancement d'un processus.

7.Lancer.

Actions groupées sur les tâches

8.En fonction du statut des tâches, ces actions sont possibles en sélectionnant plusieurs tâches dans la liste.

9.Terminer, Passer à traiter, Annuler la tâche, Prendre en charge, Réassigner.

Vous avez besoin d'autoriser les options suivantes du profil Gestionnaire - Admin du personnel afin d'exploiter les rendez-vous médicaux.

•Exploiter > Gérer > Processus RH pour la gestion des processus RH.

Pour que le destinataire reçoive des messages concernant les tâches à traiter, il faut l'y autoriser via le profil Salarié - Espace personnel.

•Applications RH > Processus RH > Être notifié par e-mail des tâches à traiter

Pour que le destinataire reçoive des notifications sur le portail, il faut activer l'option dans la vignette notifications utilisé sur son profil Utilisateur - Portail.