Une fois que vous avez souscrit au module Dématérialisation, l'option doit être activée depuis le module Configuration > Logiciel > Personnalisation >Gestion des documents >  Dématérialisation : Signature électronique

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Le module devient alors accessible depuis le menu de navigation.

Si vous souhaitez visualiser la vignette sur votre portail, vous devez l'ajouter depuis le menu Paramétrage > Personnalisation > Portail.

La vignette est automatiquement créée, vous la trouvez directement dans la liste déroulante.

Pour vous aider à bien mettre en place la signature électronique avec Kelio, voici les étapes importantes :

Le paramétrage de la signature électronique

tog_minus        Paramétrer les droits utilisateurs

Afin de pouvoir utiliser la signature électronique, les collaborateurs concernés doivent posséder les profils et droits utilisateurs.

Vous pouvez les paramétrer depuis le menu Droits utilisateurs > Profils :

Afin d'accéder au module de dématérialisation, envoyer un document en signature et suivre tout le processus, le collaborateur doit posséder le droit Gestionnaire - Échange de données.

Depuis l'onglet Dématérialisation, cocher les cases correspondantes selon les droits à affecter.

Depuis le menu Temps & Activités > Imprimer / Exporter > Éditions standards, vous pouvez demander l'envoi en signature des éditions individuelles de fin de période avec ou sans détails des compteurs.

Pour que l'onglet Signature certifié apparaisse, le collaborateur doit posséder le droit Gestionnaire - Temps et activités.

Cocher les cases correspondantes dans l'onglet Exploiter > Imprimer...

Cliquer pour agrandir/réduire        Faire signer une édition publipostée

Depuis le menu Administration du personnel > Imprimer / Exporter > Éditions publipostées, vous pouvez demander l'envoi en signature des éditions publipostées.

Pour que l'onglet Demander la signature des éditions  apparaisse, le collaborateur doit posséder le droit Gestionnaire - Administration du personnel.

Cocher les cases correspondantes dans l'onglet Exploiter > Imprimer / Exporter.

tog_minus        Comment créer un modèle de signature ?

Selon les besoins de votre entreprise et les types de documents que vous souhaitez faire signer, vous pouvez créer différents modèles de signature depuis : Dématérialisation > Signature électronique > Modèles de signature.

Vous pouvez ainsi distinguer par exemples plusieurs modèles selon que vous envoyez en signature une édition standard ou un document externe.

Afin de créer un modèle :

1.Cliquer sur icn_add_black.

2.Renseigner un Libellé et un Abrégé.

3.Choisir la Catégorie de document liée à votre modèle :

oDocument externe

oÉdition standard : bilan de fin de période ou bilan de fin de période avec détail des compteurs (module Temps & Activités)

oPublipostage : documents issus de l'Administration du personnel

Par défaut, tous les documents signés sont archivés dans le menu Documents signés.

Si vous souhaitez que le demandeur reçoive également le document par e-mail une fois qu'il sera signé, cocher la case Réception du document signé par e-mail pour le demandeur de la signature.

Propriétés de la signature : si besoin, paramétrer le nombre de jours avant archivage des documents signés (limité à 180 jours).

E-mail à utiliser pour la demande de signature : choisir l'e-mail professionnel ou personnel.

Méthode d'authentification : choisir si le signataire recevra son code à usage unique par e-mail (selon le type d'e-mail précédemment choisi : professionnel ou personnel) ou par SMS (téléphone professionnel uniquement).

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Les numéros de téléphone doivent répondre aux normes internationales avec l'indicatif de votre pays commençant par "+XX".

Signature entreprise : cocher la case et renseigner les champs si vous souhaitez qu'une signature au nom votre entreprise soit automatiquement apposée sur le document.

Signataires complémentaires :

•Si besoin, choisir les différents signataires complémentaires et leur méthode d'authentification. Ils sont rattachés au signataire principal, ce sont par exemple son responsable hiérarchique ou valideur de demande d'absence.

•Si besoin, choisir un ou plusieurs signataires nommés directement depuis votre organigramme.

 

 

Document externe

Édition standard

Publipostage

Signataires rattachés

au signataire principal

Responsable hiérarchique (défini dans la fiche salarié)

Responsable hiérarchique (défini dans la fiche salarié

Valideurs des déclarations de présence

Valideurs des demandes d'absence

Responsable hiérarchique (défini dans la fiche salarié

Signataires nommés

Accès à la liste des employés selon la population gérée

Accès à la liste des employés selon la population gérée

Accès à la liste des employés selon la population gérée

Que la signature soit faite par un signataire principal ou par un signataire complémentaire, elle vous sera facturée au même tarif.

 

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Parmi les signataires complémentaires, si le supérieur hiérarchique et le valideur de demande d'absence, par exemple, sont la même personne, il y aura un blocage lors de l'envoi en signature !

Le cas échéant, vous devez alors créer un nouveau modèle.

Si vous avez choisi différents signataires et que vous envoyez votre document en mode séquentiel, vous pouvez ici définir dans quel ordre ils doivent signer le document et l'emplacement de leur signature sur le document.

4.Enregistrer.

 

 

Les différentes étapes pour faire signer votre document

tog_minus        Créer le document et le soumettre à signature

Si vous souhaitez envoyer en signature un document externe à Kelio, vous devez :

1.Ouvrir le menu Dématérialisation > Signature électronique > Ajout documents externes.

2.Sélectionner le document à faire signer sur votre PC à l'aide du bouton icn_paperclip (uniquement au format PDF).

3.Choisir le modèle de signature à appliquer - il est possible de visualiser un résumé des données paramétrées précédemment.

4.Insérer si besoin un commentaire.

5.Sélectionner le(s) signataire(s) du document.

6.Cliquer sur Soumettre à signature pour que l'envoi en signature soit validé par le service RH.

7.Deux fenêtres pop-up sont à valider avant envoi définitif en signature.

Depuis le menu Temps & Activités > Imprimer / Exporter > Éditions standards, vous pouvez demander uniquement l'envoi en signature des éditions individuelles de fin de période avec ou sans détails des compteurs.

1.Choisir l'édition à envoyer en signature.

2.Sélectionner le(s) signataire(s) du document.

3.Personnaliser le contenu suivant vos besoins.

4.Onglet Signature certifiée :

•Cocher la case Demander la signature de l'édition

•Choisir le modèle de signature à appliquer - il est possible de Visualiser un résumé des données paramétrées précédemment

5.Cliquer sur Soumettre à signature pour demander la validation avant envoi en signature.

Depuis le menu Administration du personnel > Imprimer / Exporter > Éditions publipostées, vous pouvez demander uniquement l'envoi en signature des éditions individuelles.

1.Choisir l'édition à envoyer en signature.

2.Sélectionner le(s) signataire(s) du document.

3.Personnaliser le contenu suivant vos besoins.

4.Onglet Format et diffusion :

•Cocher la case Demander la signature des éditions.

•Choisir le modèle de signature à appliquer - il est possible de Visualiser un résumé des données paramétrées précédemment

5.Cliquer sur Soumettre à signature pour demander la validation avant envoi en signature.

icn_info

Pour que la case à cocher Demander la signature des éditions apparaisse, il faut que l'option Pouvoir demander la signature électronique soit activée depuis le paramétrage de l'édition.

L'ensemble des documents soumis à signature est alors visualisable dans le module Dématérialisation > Signature électronique > Documents en attente de signature.

Suivant le paramétrage de ses droits, le demandeur de la signature peut recevoir un e-mail d'alerte concernant les validations ou les refus de ses demandes.

tog_minus        Consulter les documents en attente de signature

Une fois soumis à signature, vous retrouvez tous vos documents en attente depuis le module Dématérialisation > Signature électronique > Documents en attente de signature.

 

Plusieurs filtres sont disponibles et conditionnent votre affichage :

•Filtre sur la période d'affichage : cliquer sur Modifier pour définir votre période d'affichage

•Filtre sur le type de document : il est possible de choisir tous les types de documents ou seulement certaines catégories

•Filtre sur les salariés : penser à bien sélectionner le ou les collaborateurs concernés dans la liste des salariés. Un mode groupé par défaut existe également et vous permet de conserver votre sélection pour afficher tous les documents à signer.

•Le bouton Appliquer vous permet de réinitialiser votre affichage, une fois les filtres sélectionnés.

 

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Pour rappel, vous pouvez également enregistrer la personnalisation de votre bureau depuis Outils > Enregistrement du bureau. Pensez à bien vérifier et actualiser régulièrement vos filtres afin de pouvoir visualiser l'ensemble des documents.

1.Avant son envoi en signature, la consultation du document est encore possible (un clic sur son nom) et même fortement préconisée afin d'en vérifier le contenu avant envoi définitif en signature.

•Vous pouvez sélectionner la ou les lignes concernées et cliquer sur Valider l'envoi en signature.

•Dans le cas contraire, si vous constatez une erreur ou un problème avec le document et/ou le signataire, vous pouvez sélectionner la ligne concernée et cliquer sur Refuser l'envoi en signature.

•Dans les 2 cas, le demandeur de la signature peut recevoir un e-mail d'alerte concernant les validations ou les refus de ses demandes (suivant le paramétrage de ses droits).

2.La ligne disparaît quand l'envoi en signature a bien été fait. Le document est alors visualisable depuis l'onglet de Suivi des signatures.

En cas d'erreur (croix demat), vous pouvez cliquer sur le bouton Détails icn_3 dots afin de consulter le message d'erreur.

Quelques exemples :

•Le signataire ne possède pas l'adresse e-mail choisi dans le modèle

•Le signataire ne possède pas de n° de téléphone mobile

•La syntaxe du n° de téléphone n'est pas bien renseignée - le n° doit commencer par "+XX" afin de répondre aux normes internationales

•Le demandeur n'a pas d'adresse e-mail renseignée

•Etc.  

3.Après avoir corrigé le problème signalé dans Détails, vous pouvez à nouveau tenter de relancer le document en sélectionnant à nouveau la ligne et en cliquant sur Valider l’envoi en signature.

4. Le gestionnaire RH qui a accès à cet écran peut être averti par e-mail si des documents sont en attente de validation de sa part. Pour cela, depuis le module Configuration, la mise en place d'une fonction automatique est possible pour Suivi des documents en attente de signature à valider ou refuser. Ainsi, l'envoi d'un e-mail peut être déclenché, à la fréquence souhaitée, pour avoir un récapitulatif des signatures en cours.

Un droit Gestionnaire - Système est nécessaire pour accéder à ce paramétrage.

tog_minus        Suivre les signatures

Tous les documents envoyés en signature se retrouvent dans l'écran Dématérialisation > Signature électronique > Suivi des signatures.

 

Plusieurs filtres sont disponibles et conditionnent votre affichage :

•Filtre sur la période d'affichage : cliquer sur Modifier pour définir votre période d'affichage

•Filtre sur le type de document : il est possible de choisir tous les types de documents ou seulement certaines catégories.

•Filtre sur le statut : en attente de signature, refusé, révoqué, signé, etc.

•Le bouton Appliquer vous permet de réinitialiser votre affichage, une fois les filtres appliqués.

 

Dans cet écran, vous retrouvez tous les documents envoyés en signature et différentes informations :

•Nom

•Statut

•Signatures consommées : combien de signataires ont déjà signés

•Signatures attendues : combien de signataires doivent signer le document

•Le modèle de signature utilisé

•Le demandeur, etc.

Le bouton Détails icn_3 dots vous permet de visualiser plus précisément qui a déjà signé et à quelle date.

 

Dès que l'un de vos signataires signe le document, cela décompte pour une signature consommée.

 

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Attention, si vous avez par exemple 3 signataires, que vous obtenez 2 signatures mais que le 3ème refuse de signer, les 2 signatures faites seront tout de même facturées.

En bas à droite de votre écran, vous retrouvez 2 boutons :

•Révoquer : si vous constatez une erreur, vous pouvez annuler l'envoi en signature ou stopper à n’importe quel moment le processus de signature. Attention, toute signature déjà apposée vous sera facturée.

•Relancer : si vous n'avez pas de retour de la part de tous vos signataires, vous pouvez les relancer. Le système enverra alors un e-mail de rappel uniquement à ceux n’ayant pas encore signé.

Cliquer pour agrandir/réduire        Suivre les consommations de signatures

Vous retrouvez le nombre de signatures que vous avez réellement consommé depuis l'onglet Dématérialisation > Signature électronique > Consommation des signatures.

Des filtres peuvent être appliqués pour ne voir que certains services par exemple.

 

Le nombre de signatures consommées que vous visualisez dans cet écran correspond au nombre réellement facturé.

Dès que l'un de vos signataires signe le document, cela décompte pour une signature consommée.

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Attention, si vous avez par exemple 3 signataires, que vous obtenez 2 signatures mais que le 3ème refuse de signer, les 2 signatures faites seront tout de même facturées.

Une différence de consommation est possible entre cet écran et l'écran de Suivi des signatures, tant que le document n'est pas totalement signé par tous ou refusé.

Signer un document

Cliquer pour agrandir/réduire        Signer un document

Une fois l'envoi validé, le signataire reçoit un e-mail (adresse professionnelle ou personnelle - selon le paramétrage du modèle utilisé) avec un lien URL vers le document à signer.

La signature est possible depuis un ordinateur ou smartphone.

Depuis l'e-mail, un clic sur le lien déclenche l'ouverture du navigateur et d'une page URL (accès internet obligatoire) :

1.Dérouler tout le document pour pouvoir le signer.

2.Cocher la case de certification en bas du document.

3.Cliquer sur Commencer à signer.

4.Compléter l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone selon ce qui a été choisit dans le modèle.

5.Le signataire reçoit alors un e-mail ou un SMS avec le code unique d'authentification.

6.Saisir le code unique (sur 6 caractères).

7.Cliquer sur Terminer. Le document est alors officiellement signé par ce signataire.

 

Selon le modèle de signature choisi, le document va poursuivre son processus de signature jusqu’à ce que tous les signataires aient signé ou que l’un d’entre eux refuse pour y mettre fin.

 

Une fois le document signé par tous les collaborateurs concernés, chaque signataire reçoit alors un e-mail  avec un lien pour télécharger  le document signé.

Ce lien est valable 90 jours. Passé ce délai, le lien ne sera plus valable et le document est détruit.

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Le téléchargement du document via le lien n'étant possible qu'une seule fois, il est recommandé de l'enregistrer immédiatement en local.

Consulter les documents signés

Cliquer pour agrandir/réduire        Consulter et télécharger un document signé

Tous les documents intégralement signés se retrouvent dans le menu Dématérialisation > Documents signés.

Si vous souhaitez télécharger plusieurs documents et leur fichier de preuve, vous devez :

1.Sélectionner le ou les documents souhaités.

2.Cliquer sur le bouton Telecharger.

Vous obtenez un fichier .zip avec 2 PDF, le(s) document(s) et son fichier de preuve :

•L'extension _signed désigne le document signé

•L'extension _proof désigne le fichier de preuve. Il s'agit d'un document annexe au document signé permettant de tracer officiellement les étapes de signature électronique passées.

 

L'utilisation d'Adobe Acrobat® est obligatoire afin d'ouvrir les fichiers.

Le bouton Panneau de signatures atteste de l'intégrité du document et suffit comme preuve irréfutable en cas de litige. Néanmoins, Kelio vous propose également le fichier de preuve le cas échéant.

 

Par défaut, 1Go de stockage est possible si vous utilisez Kelio en mode SaaS. Au delà, des extensions sont possibles. Veuillez vous rapprocher de votre interlocuteur commercial.

Si vous utilisez Kelio en mode licence, veillez à vérifier la capacité de stockage de votre serveur.

 

icn_infohelp

Si vous sélectionnez un document et que vous cliquez sur le bouton icn_dustbin, cela entraîne sa suppression définitive de Kelio. Assurez vous d'avoir préalablement téléchargé le fichier !