Créer une demande

La création en mode graphique se fait depuis l'écran du calendrier d'absence Calendrier. Pour créer une demande d’absence, vous devez :

1.Cliquer sur la date de début de l’absence (symbolisée par ).

2.Cliquer sur la date de fin de l’absence (symbolisée par ).

3.Sélectionner le type de demande que vous souhaitez faire : Absences / missions  ou Télétravail

4.Valider le message pour afficher la demande d’absence pré-remplie.

5.Sélectionner le Motif dans le menu déroulant.

Le Mode de saisie de l'absence est pré-rempli, de même que les dates de début et fin de l’absence. Vous pouvez apporter une précision qui permet de débuter une absence en début d’après-midi ou de la terminer en fin de matinée, ou encore indiquer l’heure de début et de fin quand il s’agit d’un mode Date à date heure à heure, p.ex.

6.Modifier si besoin ces informations.

7.Ajouter éventuellement un Commentaire.

8.Cliquer sur pour joindre un document à votre demande d'absence (par exemple : certificat de naissance, acte de mariage).

9.Envoyer la demande au valideur en cliquant sur le bouton Valider.

Le tableau dans la partie droite de l'écran vous permet de visualiser vos soldes d'absence ou de télétravail pour la période en cours ou la période suivante. Ces soldes tiennent compte des demandes d’absence validées et en attente de validation dans le futur mais pas des demandes en attente dans le passé. Si vous ne voyez pas le solde associé à un motif d’absence ou de télétravail, cela signifie que vous n’avez pas les droits requis pour le visualiser.

Après une création de demande, vous êtes redirigé vers le calendrier tenant compte de la demande en attente de validation.

Les menus Créer une demande d'absence  et Créer une demande de télétravail permettent à un utilisateur de créer une nouvelle demande.

Pour créer une demande, vous devez :

1.Sélectionner le Motif dans le tableau.

2.Sélectionner le Mode de saisie de l'absence.

Le Mode de saisie de l'absence est pré-rempli, de même que les dates de début et fin de l’absence. Vous pouvez apporter une précision qui permet de débuter une absence en début d’après-midi ou de la terminer en fin de matinée, ou encore indiquer l’heure de début et de fin quand il s’agit d’un mode Date à date heure à heure, p.ex.

3.Renseigner les différents paramètres concernant la demande; ces paramètres changent suivant le mode de saisie de l'absence.

4.Ajouter éventuellement un Commentaire.

5.Cliquer sur pour joindre un document à votre demande d'absence (par exemple : certificat de naissance, acte de mariage).

6.Envoyer la demande au valideur en cliquant sur le bouton Valider.

Le tableau dans la partie droite de l'écran vous permet de visualiser vos soldes de congés ou de télétravail pour la période en cours ou la période suivante. Ces soldes tiennent compte des demandes d’absence validées et en attente de validation dans le futur mais pas des demandes en attente dans le passé. Si vous ne voyez pas le solde associé à un motif d’absence ou de télétravail, cela signifie que vous n’avez pas les droits requis pour le visualiser.

Après une création de demande, vous êtes redirigé vers le calendrier tenant compte de la demande en attente de validation.

La mise en place des contrôles en Gestion des Temps Kelio est expliquée dans l'aide en ligne du module. Ces contrôles peuvent être :

> non bloquants et générer un avertissement, mais vous avez toutefois la possibilité de Modifier la demande, la Valider en ignorant l'avertissement ou l'Annuler.

> bloquants et interdire la création de demandes d’absence ne respectant pas les contrôles. Vous pouvez alors modifier votre demande en cliquant sur Modifier pour revenir sur l’écran de création ou cliquer sur le bouton Annuler pour abandonner la création.

Cette fonction consiste à exécuter automatiquement un ordre de débit des soldes d'absences selon les règles propres à votre établissement.

Une fois l'absence posée l'utilisateur visualise l'impact sur ses soldes d'absence.