Gestion du télétravail
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Cette option doit être activée dans les options du logiciel dans le module Configuration > Logiciel > Personnalisation > Options > Organisation de travail > Télétravail. Pour vous aider à bien mettre en place la gestion du télétravail avec Kelio, voici les étapes importantes :
Le paramétrage du télétravail
Mettre en place les motifs et cycles de télétravail
La configuration se fait depuis le menu Horaires et cycles > Télétravail. Pour avoir un décompte automatique du temps effectué en télétravail, la mise en place de plages horaires dans les horaires journaliers est nécessaire. Il s'agit de prime pour compter les jours et/ou d'heures spéciales pour compter les heures. Les compteurs associés doivent préalablement être créés.
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Mettre en place les soldes de télétravail
Il faut associé le motif de prime qui calcule le nombre d'heures ou de jours de télétravail (cf. ici) à un solde de télétravail. La configuration de ce solde se fait depuis le menu Compteurs > Soldes. Pour que ce solde s'affiche lors d'une pose de télétravail par le collaborateur, il faut ensuite associé le solde de télétravail au motif de télétravail. |
Afin de respecter vos accords d'entreprise, il est possible de mettre en place deux types de contrôle : •Contrôle sur le délai de prévenance d'une demande de télétravail •Contrôle sur les jours de télétravail autorisés (avec possibilité de limiter le contrôle sur une période de date à date) •Contrôle sur le cumuls de primes et de soldes Ces contrôles peuvent être bloquantes pour les demandes de télétravail ou la planification et/ou générer des anomalies. |
Configurer les absences, repos et jours fériés pour le maintient du télétravail
On souhaite parfois ne pas afficher le télétravail sur des journées non travaillées. C'est souvent le cas des absences, jours fériés non travaillés ou des repos. Il faut alors déterminer pour chaque motif si le télétravail est maintenu. Cela aura également un impact sur l'affichage du télétravail dans les calendriers des demandeurs et des valideurs. |
Basculer automatiquement sur un horaire de télétravail
En cas de télétravail, on peut avoir besoin de mettre les salariés sur un horaire qui a un comportement différent de leur horaire habituel (pas de gestion de crédit/débit, pas de plage fixe, …). Vous devez indiquer dans chaque horaire journalier le nouvel horaire à suivre. |
Le télétravail pour les gestionnaires et planificateurs
Affecter le télétravail aux salariés
Avec les droits correspondants, vous pouvez assigner un Cycle de télétravail aux salariés via leurs contrats horaires ; via le modèle, de façon groupée ou individuellement par exception. |
Considérer le salarié comme Présent sur les journées de télétravail
Kelio vous permet de calculer le temps de présences en automatique sur les journées de télétravail sans action des collaborateurs ou sans leur donner accès à la badgeuse virtuelle ces journées-là. Il faut alors activer les Badgeages / Signalement automatique(s) en cas de télétravail dans la gestion des présences. Cette fonction peut être mise en place dans pour les salariés : • Qui badgent • Qui signalent leur présence + (forfait jours) • Qui signalent leur présence avec une saisie de leur temps de présence. |
Consulter les jours de télétravail
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Les utilisateurs du module Planification doivent posséder les droits de planification de télétravail nécessaires. Ils trouveront des explications détaillées dans l'aide en ligne Kelio Planification. |
Le télétravail pour le salarié
Assigner des valideurs de télétravail
Avec un profil Salarié - Espace personnel qui autorise les demandes de télétravail, un salarié peut les effectuer en ligne. Pour cela, il faut lui affecter un ou des valideur(s) de télétravail via sa fiche salarié.
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Accéder aux demandes de télétravail
Sur le portail d’un salarié, c’est la vignette des demandes d’absences qui mène vers le télétravail . Il est également possible d'y accéder depuis le menu de navigation Mon espace > Demande de télétravail.
Les demandes qui ont été traitées (acceptation ou refus) sont notifiées sur le portail. |
Consulter le télétravail et les demandes dans le calendrier d'absence
Le télétravail est affiché dans les calendriers annuels et mensuels de l'espace collaboratif mais on n'en voit pas le motif. |
Créer une demande de télétravail
Vous trouverez les explications détaillées pour la création d'une demande dans l'aide en ligne Kelio Espace collaboratif.
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Badger virtuellement en cas de télétravail
Cette fonction autorisera le collaborateur à se servir de la badgeuse virtuelle uniquement un jour de télétravail. Vous l’obligez ainsi à bien utiliser le terminal les autres jours. Il faut alors activer l’Accès à la badgeuse virtuelle selon le télétravail dans le droit Salarié - Espace Mobile / Salarié - Espace personnel. Ceci est également valable pour le Signalement de présence. |
Le télétravail pour les valideurs
Affectation de valideurs supérieurs et de renvoi
Avec un profil Valideur qui autorise la validation des demandes de télétravail, un valideur peut y procéder en ligne. L'affectation de valideurs supérieurs et de renvoi pour les demandes de télétravail se fait via la fiche salarié.
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Accéder aux demandes de télétravail
Sur le portail d’un valideur, c’est la vignette des demandes d’absences qui mène vers le télétravail . Il est également possible d'y accéder depuis le menu de navigation Espace manager > Demande de télétravail.
Les demandes en attente de traitement sont notifiées sur le portail. |
Valider une demande de télétravail
Vous trouverez les explications détaillées pour la validation d'une demande dans l'aide en ligne Kelio Espace collaboratif.
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