Cette fonction permet, uniquement depuis le planning préparatoire ET en vue postée, de couvrir les besoins automatiquement. Pour lancer une affectation automatique, il faut absolument un poste à planifier sur lequel se trouvent les personnes qui ne sont pas encore assignées à un poste. L'affectation automatique les planifie sur les postes auxquels ils répondent (conditions d'emplois, de compétences, ...) et ce, dans la limite du besoin du poste. Les notions de priorités que vous avez configurées lors de la création des postes sont très importantes. Si vous ne gérez aucune priorité, le résultat sera complètement aléatoire.

1.Dans la partie gauche de l'écran, sous l'onglet Affectation automatique, cliquer sur . La fenêtre de confirmation du lancement s'ouvre.

2.Changer éventuellement les dates.

3.Affiner les paramètres de lancement si nécessaire en cliquant sur .

Parcours de l'affectation automatique

Pour chaque jour du planning, l'affectation automatique parcourt d'abord les postes prioritaires dans l'ordre qui a été défini puis les autres postes du planning selon le type de parcours choisi. Par défaut, le parcours des jours s'effectue dans l'ordre chronologique.

Dans le cas où plusieurs postes ont le même niveau de priorité, l'affectation automatique parcourt ces postes selon le paramètre Parcours des autres postes.

a.Cliquer sur et sélectionner un ou plusieurs Postes via le menu déroulant .

b.Cocher le ou les Jours pour lesquels ce poste doit être affecté en priorité via le menu déroulant . Valider avec . Recommencer autant de fois qu'il y ait de besoin sur des jours spécifiques.

c.Définir comment l'affectation doit couvrir les postes pour lesquels on n'a pas défini de jours prioritaires :

Dans un ordre aléatoire - Les postes sont affectés chaque jour dans un ordre aléatoire.

4 postes sont affichés sur le planning dans cet ordre : A. B. C, D. Les postes sont remplis : 1er jour : D, A, B, C ; 2ème jour : C, A, B, D etc.

Dans l'ordre d'affichage du planning - Les postes sont affectés chaque jour dans le même ordre, tels qu'ils sont affichés dans le planning, du haut vers le bas.

4 postes sont affichés sur le planning dans cet ordre : A. B, C, D. Les postes sont remplis : 1er jour : A, B, C, D ; 2ème jour : A, B, C, D etc.

Priorité des salariés

d.Affecter le salarié sur le poste dont il a le niveau de priorité le plus élevé. Un salarié qui est prioritaire sur plusieurs postes à des niveaux différents, sera affecté au poste pour lequel il a le niveau de priorité le plus haut. En activant cette option, on cherche à couvrir les besoins avec les salariés de priorité 1 sur les différents postes, puis on passe à ceux de priorité 2 et ainsi de suite pour terminer avec ceux qui ne sont pas prioritaires.

e.Définir l'Ordre de prise en compte des notions à prendre en compte à l'aide des flèches et . Si deux salariés peuvent être planifiés sur un poste qui n'en nécessite qu'un seul, l'affectation prendra celui qui est prioritaire dans les conditions d'affectation du poste, selon l'ordre de prise en compte défini ici.

Pour un ordre de prise en compte 1-Emplois et compétences 2-Priorités sur le poste 3-Champs personnalisables

Le salarié qui est prioritaire sur l'emploi sera affecté sur le poste. Si les 2 salariés ont le même niveau de priorité d'emploi, alors le salarié qui est prioritaire sur le poste sera affecté.

Option d'affectation

f.Maintenir la planification des horaires ne modifie pas les horaires des salariés lors de l'affectation automatique.

g.Favoriser la continuité sur les postes de travail et d'activité met en priorité les mêmes personnes sur les mêmes postes. De cette façon, un salarié retrouve le poste de la veille le lendemain et peut continuer son travail.

h.Favoriser la continuité sur les postes d'astreinte met en priorité les mêmes personnes sur les mêmes astreintes. De cette façon, vous assurez que la même personne reste en astreinte sur une semaine, par exemple.

i.Valider.

4.Décocher éventuellement quelques postes de la liste, sinon l'affectation sera lancée sur l'ensemble des postes de travail, d'activité et d'astreinte ouverts à l'écran (voir plannings postés). En cas de semaine type, on favorise la pose d’un salarié déjà positionné sur le poste sans tenir compte de ses affectations. Elle fonctionnera en visu Jour uniquement.

5.Valider.

6.Le système lance l'affectation automatique. Vous pouvez l'arrêter en cliquant sur .