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Fonctions de calcul

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Les fiches de transfert servent à initialiser des compteurs et à faire des calculs spécifiques. Il y a de nombreuses applications possibles avec les fiches de transfert. Les fiches de transfert modèles sont accessibles depuis le menu Temps & Activités > Paramétrer > Fonctions de calcul > Modèles de fiches de transfert. Il existe 2 types de fiches de transfert :

•les fiches modèles, que l’on crée depuis le menu Temps & Activités > Paramétrer, où elles sont sauvegardées afin d’être utilisées pour n’importe quel salarié

•les fiches individuelles, qui sont créées pour un salarié et ne serviront que pour ce dernier.

Modèles de fiches de transfert

Il est possible d’agir sur la plupart des compteurs du système.

Le compteur d'origine doit être unique mais il peut y avoir plusieurs compteurs de destination. La fiche de transfert peut se faire sur le résultat total ou sur un résultat intermédiaire (résultat hebdomadaire, périodique, …) grâce à l’ordre d’exécution. Il est possible d’ajouter des conditions de transfert (minimum requis, valeur fixe). La valeur à transférer peut être majorée ou minorée suivant un coefficient paramétrable.

En résumé, la plupart des calculs assez spéciaux que l’on pourrait demander à Kelio peuvent se résoudre grâce à des fiches de transfert adaptées. Vous pouvez créer des dossiers qui vous serviront ensuite à classer les fiches de transfert modèles que vous créerez par un clic droit sur l’organigramme des entités (zone de filtrage en bas à gauche de l'écran), Créer un classeur(s).

Exemple :

Nous allons prendre un exemple simple pour l’explication. Le système Kelio est capable de mettre dans un compteur à part toutes les heures faites entre 35:00 et 39:00 grâce à un compteur d’heures supplémentaires. À la fin de chaque semaine, nous avons donc un compteur comprenant toutes les heures faites entre 35:00 et 39:00.

Nous voulons que ces heures soient majorées à 125% chaque semaine puis mises dans le solde de récupération pour que les salariés puissent prendre des absences de ce type.

Créer une fiche de transfert modèle

1.Cliquer sur ou faire un clic droit depuis la liste des fiches existantes Ajouter.

2.Saisir un Libellé pour cette fiche de transfert.

3.Saisir si besoin un Commentaire qui vous aidera à la compréhension de la fiche.

Onglet Fonction

a.Sélectionner le Type de fonction à effectuer. Ici, on choisira un transfert conditionné qui nous permet de paramétrer une limite basse et une limite haute pour les heures à transférer.

b.Sélectionner le Compteur d'origine à écrêter. Ici, on sélectionnera le compteur d’heures supplémentaires à la semaine en cliquant sur derrière le compteur d'origine.

c.Cliquer sur le bouton pour sélectionner le ou les compteurs vers lesquels les heures seront transférées, Compteurs de destination. La fiche ne peut pas être validée si aucun compteur n’est renseigné.

d.Activer la case à cocher Valeur transférée déduite du compteur d’origine pour ne pas que les heures soient payées 2 fois.

e.Définir les heures à transférer. Ici, on choisira Supérieur à avec les limites supérieures 0 heures.

f.Définir un coefficient multiplicateur ou diviseur sur les heures à transférer. Ici, on souhaite que les heures soient payées à 125%, on fixera donc un coefficient multiplicateur à 1,25.

g.Définir éventuellement si le résultat doit être arrondi. Pour chacun des arrondis, vous devez en préciser la valeur ainsi que la tolérance qui permet de définir quelle est la limite pour passer à la valeur d’arrondi supérieure. (Disponible pour les types de fonction transfert par écrêtage, transfert conditionné, transfert de valeur, somme de compteurs et soustraction de compteurs)

Onglet Conditions

a.Paramétrer une condition. Par exemple un compteur Payé semaine à l’aide du bouton en face de Si le compteur, puis la condition supérieur à 35 heures qui déclenchera le transfert.

b.L'activation de l'Opérateur permet de rajouter une deuxième condition.

Onglet Organisation des calculs

a.Choisir si seul le Réalisé sera impacté par le transfert ou si le planifié le sera aussi ; ceci permet d’effectuer le calcul prévisionnel des soldes des compteurs de destination.

b.Choisir le Moment du calcul ; la plupart du temps on choisira Dans le résultat total mais il est possible de choisir d’effectuer le transfert avant certains calculs.

c.Utiliser les flèches situées dans la partie droite de l’écran pour modifier si besoin l’ordre d’exécution des fiches de transfert dans l'enchaînement des calcul.

4.Activer la case à cocher Visualisable dans les éditions si vous souhaitez faire apparaître une icône dans les éditions afin de signaler qu’une fiche de transfert s’est appliquée.

5.Suivre ces instructions pour attacher cette fiche à une entité.

6.Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider la création de la fiche.

Affecter une fiche de transfert modèle

Fiches de transfert de comptes

Les fiches de transfert de comptes sont accessibles depuis le menu Temps & Activités > Paramétrer > Fonctions de calcul > Fiches de transfert de compte. Cette fonction permet au salarié, via son Espace collaborateur, de soumettre à validation sa propre répartition de valeurs, résultats, … entre ses différents compteurs et / ou de transférer des heures ou des jours de congés directement à un autre salarié.

Par exemple, le salarié pourra :

•choisir le nombre d’heures qu’il souhaite se faire payer parmi ses heures supplémentaires obtenues

•transférer son solde de congés payés dans son compte épargne temps (CET)

•transformer ses heures de déplacement en heure de récupération

•donner des heures de délégation à un suppléant

•etc.

Fiche de transfert individuel

Exemple 1:

Un salarié demande à transférer 3h depuis son compteur Heures supplémentaires vers son compteur Récupération. L'exploitant peut alors :

•valider et effectuer le transfert de 3h vers le compteur Récupération.

•modifier à 2h et effectuer le transfert vers le compteur Récupération.

•refuser.

Via Mon espace, le salarié va pouvoir faire un transfert de compte en choisissant un type de transfert. Une fois sa demande créée, une fenêtre de confirmation apparaît. Un message d’alerte peut être indiqué si sa demande ne respecte pas les conditions d’exécution préalablement paramétrées. Le responsable de ce salarié est alors prévenu par e-mail de cette demande et peut la valider/modifier/refuser.

Transfert à une autre personne

Exemple 2 :

Un salarié souhaite donner 3h depuis son solde d'heures de délégation à un collègue suppléant.

Via Mon espace, le salarié va pouvoir faire un transfert de compte et choisir directement la personne concernée. Le salarié destinataire du don reçoit un e-mail d’information pour lui notifier le transfert. Ce type de transfert peut être soumis ou non à validation d’un manager ou exploitant.

Créer une fiche de transfert de compte

1.Cliquer sur ou faire un clic droit depuis la liste des fiches existantes Ajouter.

2.Saisir un Libellé pour cette fiche de transfert.

3.Saisir si besoin un Commentaire qui vous aidera à la compréhension de la fiche. Ce texte s’affichera dans l’Espace personnel lorsque le salarié fait sa demande.

Onglet Paramètres du transfert

a.Sélectionner le Type de transfert. Individuel (cf. Exemple 1) ou Transfert à une autre personne (cf. Exemple 2).

b.Sélectionner le compteur à écrêter en cliquant sur le bouton en face de Compteur d’origine.

c.Ajouter éventuellement des Conditions d’exécution pour que le salarié en soit averti ou même bloqué lors de sa demande si celles-ci ne sont pas respectées.

d.Sélectionner le compteur vers lequel les valeurs seront transférées en cliquant sur le bouton en face de Compteur de destination.

e.Ajouter éventuellement des Conditions d’exécution pour que le salarié en soit averti ou même bloqué lors de sa demande si celles-ci ne sont pas respectées.

f.Définir la Valeur à transférer.

g.Activer la case à cocher Déduire la valeur du compteur d’origine pour ne pas que les heures soient comptées deux fois.

h.Limiter éventuellement la valeur à transférer entre deux bornes.

i.Définir un Coefficient multiplicateur sur les heures à transférer : p. ex., si on souhaite que les heures soient payées à 125%, on fixera un coefficient multiplicateur à 1,25.

j.Pour une fiche individuelle, sélectionner une Période d’exécution :

k.Pour un transfert à une autre personne, sélectionner les destinataires autorisés à recevoir des dons. Vous avez le choix entre un ou plusieurs salariés, une population ou un groupe de personnes.

l.Indiquer si le transfert à une autre personne est soumis à validation.

m.Toutes les fiches de transfert de compte faites à un tiers peuvent être rendues anonymes. Cocher la Ne pas voir l'identité du donneur. Le mail reçu par le bénéficiaire ne comporte donc pas le nom de la personne qui a fait le don.