Een declaratie wordt aangemaakt door een gebruiker en doorgegeven aan een andere gebruiker, die de aanduiding beslisser krijgt. Die laatste keurt de declaratie al dan niet goed. Wanneer de declaratie is goedgekeurd voor alle betrokken gebruikers, geeft dat de instructie om boekingen/meldingen aan te maken in het tijdregistratiesysteem.

Deze applicatie is toegankelijk via het menu Mijn Kelio > Aanwezigheidsdeclaratie en maakt het mogelijk om aanwezigheidsdeclaraties te beheren.

tile_declaration

Het is mogelijk om een snelkoppeling toe te voegen op uw startpagina.

Als aanvrager en afhankelijk van uw rechten, kunt u:

•yw declaraties bekijken,

•declaraties aanmaken, wijzigen of verwijderen.

Uw beslisser kan uw declaraties accepteren of weigeren.

Informatie voor elke declaratie

•de Datum

•het Tijdstip van de declaratie (alleen voor boekingen)

•het vak Aanwezig (alleen voor de melding)

•de totale geschatte dagelijkse personeelsbezetting (GEREA.)

•de eventuele aanwezigheid van een Afwezigheid.

•eventueel een opmerking. Door een keer te klikken in het opmerkingveld kunt u rechtstreeks een opmerking ingeven in het bovenstaande scherm, zonder een dagelijkse aanvraag voor declaraties te moeten gebruiken.

•de Status.

•de Naam van de beslisser.

•de eventuele goedkeuringsdatum van de boekingsdeclaratie.

•het totaal van aangegeven uren en het theoretische totaal voor de gekozen week.

Vanaf dit scherm kunt u rechtstreeks een email sturen naar de beslisser door te klikken op icon_mail. Plaats de muisaanwijzer op icon_existing clocking en de reeds bestaande boekingen voor deze dag worden weergegeven.

Aanmaken / wijzigen / verwijderen

tog_minus        Een boeking declareren

U kunt boekingsdeclaraties rechtstreeks aanmaken of wijzigen vanuit het hoofdscherm:

1.plaats de muisaanwijzer in het eerste invulveld van de gekozen dag,

2.Voer het Tijdstip in van de te declareren boekingen,

3.Voer eventueel een Opmerking in het daartoe bestemde veld in. Deze invoer is eventueel verplicht.

4.Verzend de aanvraag naar de beslisser met de knop Bevestigen.

 

Als de 4 invoervelden al gebruikt zijn, kunt u extra velden toevoegen door op icon_pencil_plus te klikken. De kolommen zijn zo genummerd dat men weet waar men boekingsdeclaraties kan vinden in de tabel.

Het is ook mogelijk om de details van declaraties weer te geven van een dag door op een datum te klikken. U ziet dan:

•De lijst van alle boekingen die de gebruiker die dag heeft gedeclareerd.

•Een tabel waarop de gebruiker het totale aantal uren ziet dat hij heeft aangegeven en het theoretische totaal voor de weergegeven dag.

•De geschiedenis van de declaratie onder aan het scherm.

Vanuit dit scherm ken men ook boekingen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Iedere bewerking moet worden bevestigd via Bevestigen.

 

icn_info

Een reeds goedgekeurde boekingsdeclaratie kan worden verwijderd, maar de overeenkomstige aangegeven boekingen worden niet verwijderd in het Tijdregistratiesysteem.

Boekingen die op een Kelio Visio-terminal worden uitgevoerd, kunnen niet worden gewijzigd vanuit de boekingsdeclaraties.

Boekingen die tussen de declaratie en goedkeuring worden uitgevoerd, zullen worden behouden.

tog_minus        Een afwezigheidsboeking declareren

Vanuit het detailscherm van declaraties op een dag kan men ook boekingsdeclaraties toevoegen voor afwezigheden of werkbezoeken.

Om een boeking voor afwezigheid of werkbezoek toe te voegen, moet u:

1.Het Tijdstip van de boeking in het veld ingeven.

2.De Reden kiezen uit het vervolgkeuzemenu.

3.Klik op de knop Goedkeuren.

tog_minus        Een aanwezigheid declareren

Vanaf het hoofdscherm kunt u direct aanwezigheidsmeldingen en/of ingevoerde aanwezigheidstijden aanmaken of wijzigen:

1.Schakel voor een melding het selectievak Aanwezig in, of de selectievakken Ochtend/Middag naargelang de gekozen methode,

2.Voor een declaratie van aanwezigheidstijd voert u de werktijd in het veld Duur in,

3.Schakel het vakje Dagelijkse rustperiode gerespecteerd in om aan te geven of de werknemer al dan niet zijn wettelijke rusttijd heeft gerespecteerd,

4.Voer eventueel een Opmerking in het daartoe bestemde veld in,

5.Verzend de aanvraag naar de beslisser met de knop Bevestigen.

 

Het is ook mogelijk om de details van declaraties weer te geven van een dag door op een datum te klikken. U ziet dan:

•De aanwezigheid, duur van de werktijd en de naleving van de dagelijkse rustperiode.

•Een tabel waarop de gebruiker het totale aantal uren ziet dat hij heeft aangegeven en het theoretische totaal voor de weergegeven dag.

•De geschiedenis van de declaratie onder aan het scherm.

Vanuit dit scherm ken men ook aanwezigheidsdeclaratie toevoegen, wijzigen en verwijderen. Iedere bewerking moet worden bevestigd via Bevestigen.

 

icn_info

Een reeds goedgekeurde aanwezigheidsdeclaratie kan worden verwijderd, de overeenkomstige aangegeven meldingen worden niet verwijderd in het tijdregistratiesysteem.

Declaraties die op een Kelio Visio-terminal zijn gedaan kunnen niet worden gewijzigd op basis van aanwezigheidsdeclaraties.

Meldingen die tussen de declaratie en de goedkeuring ervan worden uitgevoerd, worden bewaard.

notification_employee

Het plaatsen van kennisgevingen maakt het mogelijk om rechtstreeks via de startpagina informatie te krijgen over het aantal en de status van de aanvragen.

Status van de aanvraag

U ziet als aanvrager het aantal van uw aanvragen:

oin afwachting,

ogoedgekeurd,

ogeweigerd,

ofoutief (bijvoorbeeld: waarvoor er geen enkele beslisser is).

 

icn_infohelp

Dit scherm biedt een overzicht van declaraties voor de huidige gebruiker, ongeacht of die aanvrager of beslisser is.

Bekijk ook:

Aanwezigheidsdeclaraties goedkeuren