Aanwezigheidsregistratie

In deze modus boeken werknemers daadwerkelijk op de terminal, de virtuele terminal van mijn Kelio of vanaf de startpagina. De boekingsuren worden weergegeven als aankomst of vertrek.

Metautomatische boekingen in geval van thuiswerken kunt u automatisch de aanwezigheidstijd berekenen op de thuiswerkdagen zonder actie van de medewerkers die aan het werk zijn en zonder hun toegang te geven tot de virtuele terminal.

In deze modus genereert het systeem automatisch aankomst- en vertrekboekingen voor werknemers. De uren van de automatische boekingen komen overeen met de aankomsten en vertrekken van de werkperiodes die gedefinieerd zijn in de werkcycli. Een werknemer met deze registratiemodus van de aanwezigheid behoudt eveneens het recht om te boeken aan terminals met een overeenkomstig recht.

Met deze modus kan de aanwezigheid voor een dag of halve dag worden gemeld, in realtime of a posteriori.

De Melding in werkelijke tijd vindt plaats op een Visio X4- of X7-terminal, een smartphone of de Samenwerkingsomgeving.

De werknemer bevestigt zijn aanwezigheid, er wordt geen aankomst- of vertrekuur geregistreerd, alleen de aanwezigheid is geregistreerd. Dan wordt een vinkje Aanwezig weergegeven in het aanwezigheidsscherm.

Om de aanwezigheidstijden automatisch te genereren, baseert het systeem zich ofwel op de theoretische tijd van het rooster, ofwel op de werkperioden. Zo kunnen totalen worden berekend.

Metautomatische aanwezigheidsmelding in geval van thuiswerken kunt u automatisch de aanwezigheidstijd berekenen op de thuiswerkdagen zonder actie van de medewerkers die aan het werk zijn en zonder hun toegang te geven tot de virtuele terminal.

Het is mogelijk om een Vertrek te melden als de optie is ingeschakeld. dit wordt gedaan met het doel in realtime rekening te houden met het vertrek van de gebruiker bij het weergeven van de Afwezigen/Aanwezigen,

Met het oog op de naleving van de rustperiode tussen twee werkdagen, wordt ook het selectievak Declaratie van de dagelijkse rustperiodes getoond zodat de werknemer zelf zijn rustperiode kan bevestigen. De standaard weergave van de tijd en van een in acht genomen standaard rustperiode is optioneel en instelbaar.

De Melding achteraf stelt een werknemer in staat om bv. aan het einde van de week de dagen waarop hij aanwezig was te declareren. Dit scherm kan door de werknemer rechtstreeks geopend worden op mijn Kelio.

Deze declaratie kan al dan niet worden onderworpen aan goedkeuring (te bepalen in het recht Werknemer - Persoonlijke ruimte).

Een automatisering is eveneens mogelijk om de aanwezigheidsmeldingen aan te vinken volgens de werkplanning die is bestemd voor de medewerker. Als deze in de rustperiode of afwezig is, worden de vakjes niet aangevinkt.

De werknemer kan dan uitzonderingen op zijn roosterplanning beheren via het meldingscherm, bijvoorbeeld om aan te geven dat hij heeft gewerkt op een dag die was gepland als rustperiode.

Een aanwezigheidsmelding op een rustdag, bijvoorbeeld een zaterdag of een zondag, heeft een directe invloed op het dagforfait.

Deze modus volgt het principe van de aanwezigheidsmelding achteraf en genereert geen boeking. Het grote verschil is echter dat de werknemer de duur van de aanwezigheidstijd aangeeft. Deze declaratie kan al dan niet worden onderworpen aan goedkeuring (te bepalen in het recht Werknemer - Persoonlijke ruimte).

Met het oog op de naleving van de rustperiode tussen twee werkdagen, wordt ook het selectievak Declaratie van de dagelijkse rustperiodes getoond zodat de werknemer zelf zijn rustperiode kan bevestigen. De standaard weergave van de tijd en van een in acht genomen standaard rustperiode is optioneel en instelbaar.

Dit is een combinatie van beide voorgaande modi. De werknemer kan zijn aanwezigheid melden en/of de duur van zijn dagen invoeren zodra hij weer op kantoor is.

Met deze aanwezigheidsregistratiemodus genereren de activiteiten die in de periodemodus zijn gedeclareerd rechtstreeks boekingen. Zo wordt een dubbele invoer en/of dubbele boeking voorkomen voor dezelfde begin- en einduren.

Deze functie wordt vooral gebruikt door werknemers die activiteiten declareren in mijn Kelio in de periodemodus (van uur tot uur) om hun premies, de balans, enz. te berekenen. Zodra er een boeking van tijdregistratie is, krijgt deze voorrang op de activiteitsboekingen.