Deze optie moet worden geactiveerd in de opties van de software in de module Configuratie > Software > Personalisatie > Opties > Werkorganisatie > Thuiswerken. Hier volgen de belangrijkste stappen om met Kelio het thuiswerkbeheer in te stellen:

Instellingen voor thuiswerkbeheer

tog_minusDe thuiswerkredenen en -cycli instellen

De configuratie gaat via het module Instellingen. Om de effectieve thuiswerktijd te bepalen, moeten de tijdsblokken in de dagroosters worden ingesteld. Het betreft een premie om de dagen te tellen en/of speciale uren om de uren te bepalen. De betreffende tellers moeten vooraf aangemaakt zijn.

icn_info

Vergeet niet deze tellers in het Uurcontract te autoriseren!
tog_minusDe thuiswerksaldi instellen

De premiereden die het aantal thuiswerkuren of -dagen berekent (zie hier) moet gekoppeld zijn aan een thuiswerksaldo. Deze saldo word geconfigureerd via het menu Tellers > Saldi. Om dit saldo weer te geven wanneer de werknemer een thuiswerkvaanvraag indient, moet het thuiswerksaldo gekoppeld zijn aan de reden voor thuiswerken.
tog_minusDe beperkingen beheren

Het is mogelijk om twee controletypes in te stellen om aan uw bedrijfsovereenkomsten te voldoen:

•Controle op de meldingstermijn van een thuiswerkaanvraag

•Controle op de geautoriseerde thuiswerkdagen (met de mogelijkheid de controle tot een periode van datum t/m datum te beperken)

Deze controles kunnen blokkerend zijn voor de aanvragen voor thuiswerken of de planning en/of het beheer van onregelmatigheden.
tog_minusAfwezigheden, rustperioden en feestdagen configureren voor het behouden van thuiswerken.

Soms wil men thuiswerken niet weergeven op de niet-gewerkte dagen. Dat is vaak het geval met afwezigheden, niet-gewerkte feestdagen of rustperioden. Er moet dan voor elke reden worden bepaald of thuiswerken wordt behouden. Dat heeft ook effect op de weergave van thuiswerken in de kalenders van aanvragers en goedkeurders.
tog_minusAutomatisch overgaan op een thuiswerkrooster

In het geval van thuiswerken moeten we werknemers mogelijk op een rooster zetten dat een ander gedrag vertoont dan hun gebruikelijke rooster (geen balansbeheer, geen vast bereik, ...). U moet in elk dagrooster het nieuwe rooster opgeven dat moet worden gevolgd.

 

Thuiswerken voor beheerders en planners

tog_minusThuiswerken aan werknemers toewijzen

U kunt met de betreffende rechten een thuiswerkcyclus aan werknemers toewijzen via hun uurcontracten, via het modelgemeenschappelijk of bij uitzondering individueel.
tog_minusDe werknemers als aanwezig beschouwen op de thuiswerkdagen

Met Kelio kunt u automatisch de aanwezigheidstijd berekenen op de thuiswerkdagen zonder actie van de medewerkers en zonder hun toegang te geven tot de virtuele terminal op die dagen. U moet dan de Boekingen / Automatische melding(en) in geval van thuiswerken in aanwezigheidsbeheerbeheren. Deze functie kan worden geïmplementeerd voor de werknemers:

• Die boeken

• Die hun aanwezigheid + vast aantal dagen) melden

• Die hun aanwezigheid melden met een invoer van hun aanwezigheidstijd.
tog_minusDe thuiswerkdagen raadplegen

Klikken om te vergroten/verkleinen        Vanuit het aanwezigheidsscherm

Vanuit het aanwezigheidsscherm moet het pictogram icn_telework worden geactiveerd dat overeenkomt met thuiswerken om de thuiswerkdagen eenvoudig te bekijken. Het tabblad Thuiswerken bevat informatie over de gegevens en de aanvragen.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Vanuit de gemeenschappelijke planning

Vanuit de gemeenschappelijke planning moet het filter icn_teleworking worden geactiveerd dat overeenkomt met thuiswerken in de planning om de thuiswerkdagen eenvoudig te bekijken. Het thuiswerken verschijnt in de lijst met redenen van het palet. Door op een dag te dubbelklikken of door er met de rechtermuisknop op te klikken kunt u het thuiswerken raadplegen. Het tabblad Thuiswerken bevat informatie over de gegevens en de aanvragen.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Bij onregelmatigheden

Bij onregelmatigheden verschijnt het tabblad Thuiswerken in de informatie over een dag waar een onregelmatigheid is.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Vanuit het resultatenscherm

Omdat de berekening van de thuisgewerkte dagen of uren geschiedt via de tellers van premies en speciale uren, kunt u deze gegevens in het tabblad Aanwezigheid in het resultatenscherm raadplegen.

Klikken om te vergroten/verkleinen        In de rapporten

Het thuiswerken kan worden geconfigureerd in het rapport van de Planning van de werknemers - Dag. Vink het selectievak Thuiswerk aan en kies de gewenste redenen. Indien gewenst kan de kleur van de redenen worden getoond.

icn_infohelp

Thuiswerken wordt niet weergegeven in de individuele afwezigheidskalender, maar in de aanwezigheden!

icn_info

De gebruikers van de module Planning moeten over de nodige rechten voor het plannen van thuiswerken beschikken. Gedetailleerde uitleg is in de online hulp Kelio Planning te vinden.

Thuiswerken voor de medewerker

tog_minusGoedkeurders voor thuiswerken toewijzen

Een werknemer met een profiel Werknemer - Persoonlijke ruimte waarin thuiswerkaanvragen zijn toegestaan, kan dit online uitvoeren. Daarvoor moeten aan hem een of meerdere goedkeurders voor thuiswerken worden toegewezen via zijn werknemersgegevens.  

icn_info

Na het instellen van het thuiswerken kan het handig zijn om deze goedkeurders groepsgewijs toe te wijzen.
tog_minusToegang tot thuiswerkaanvragen

Op de startpagina van een werknemer voert de tegel voor afwezigheidsaanvragen naar het thuiswerken. Het is tevens mogelijk hiernaartoe te gaan vanuit het Navigatiemenu Mijn Kelio > Aanvraag voor thuiswerken.

tile_absence

De verwerkte aanvragen (toegekend of afgewezen) worden in de startpagina gemeld.
tog_minusThuiswerken en aanvragen raadplegen in de afwezigheidskalender

Thuiswerken wordt weergegeven in de jaar- en maandkalenders van de samenwerkingsomgeving maar de reden is daar niet te zien.
tog_minusEen aanvraag voor thuiswerken aanmaken

U vindt de gedetailleerde uitleg voor het aanmaken van een aanvraag in de online hulp van Kelio Samenwerkingsomgeving.

icn_infohelp

In geval van automatische goedkeuring wordt de aanvraag onmiddellijk geaccepteerd door het systeem.
tog_minusVirtueel boeken in geval van thuiswerken

Deze functie stelt de medewerker in staat gebruik te maken van de virtuele terminal uitsluitend op een thuiswerkdag. Zo verplicht u de medewerker de terminal op de andere dagen goed te gebruiken.

Het is dan nodig om de Toegang tot de virtuele terminalToegang tot de virtuele terminal te activeren volgens het thuiswerken in het recht Werknemer - Kelio Mobile / Werknemer - Mijn Kelio

Dat geldt ook voor Aanwezigheidsmelding.

Thuiswerken voor de goedkeurders

tog_minusSuperieure goedkeurders en doorverwijzingen toewijzen

Met het profiel Goedkeurder waarin het goedkeuren van thuiswerkaanvragen is geautoriseerd kan een goedkeurder dit online uitvoeren. Het toewijzen van superieure goedkeurders en doorverwijzingen toewijzen voor thuiswerkaanvragen geschiedt via de werknemersgegevens.  

icn_info

Na het instellen van het thuiswerken kan het handig zijn om deze goedkeurders groepsgewijs toe te wijzen.
tog_minusToegang tot thuiswerkaanvragen

Op de startpagina van een goedkeurder voert de tegel voor afwezigheidsaanvragen naar het thuiswerken. Het is tevens mogelijk hiernaartoe te gaan vanuit het Navigatiemenu Managersomgeving > Thuiswerkaanvraag.

tile_absence_group

De aanvragen in afwachting van goedkeuring worden op de startpagina gemeld.
tog_minusEen thuiswerkaanvraag goedkeuren

U vindt de gedetailleerde uitleg voor het goedkeuren van een aanvraag in de online hulp van Kelio Samenwerkingsomgeving.

icn_info

In geval van automatische goedkeuring wordt het verzoek onmiddellijk geaccepteerd door het systeem, maar kan de goedkeurder hierover worden geïnformeerd per e-mail.