Zalen reserveren
Contents
Voor de meeste gebouwen is de meest gebruikte tool voor het reserveren van zalen de kalender van Outlook®. Deze krachtige software maakt het mogelijk een periode te reserveren met deelnemers en een zaal. In de praktijk constateren wij vaak dat zalen niet altijd in gebruik zijn wanneer ze gereserveerd zijn en omgekeerd, sommige mensen verstoren bijeenkomsten om te zien of de zaal beschikbaar is.
Kelio Reservering van zalen biedt een oplossing voor deze problemen!
Wij hebben een gateway ontwikkeld tussen Outlook® en Kelio om uw zaalbeheer te verbeteren. Uw huidige manier van werken met Outlook® verandert dus niet, Kelio Zaalreservering zal deze werking alleen aanvullen.
Dankzij deze aanvulling stellen wij u voor om de toegang tot uw zalen uit te rusten met intelligente terminals waarop u rechtstreeks kunt reserveren of de informatie over de lopende vergadering kunt weergeven.
Vereenvoudig het beheer van uw reserveringen voor vergaderzalen en bescherm uw hardware
De reserveringen uitgevoerd in uw Outlook® -kalender worden via de Exchange-server met Kelio gesynchroniseerd. U kunt deze reserveringen vervolgens raadplegen op de aanraakterminals vanuit de planning van de reserveringen in het beheer. Vanaf een Visio X7-terminal kunt u ook rechtstreeks of na raadpleging van de planning een zaal reserveren. Hier vindt u de belangrijkste informatie voor een klassieke afspraak met Outlook®. Dat wil zeggen dat u verplichte en/of facultatieve deelnemers kunt uitnodigen, een onderwerp kunt invoeren en de bijeenkomst privé kunt maken of niet. Deze reserveringen worden weer gesynchroniseerd met de kalender van Outlook® en de genodigden ontvangen een kennisgeving. Het grote voordeel van het reserveren van zalen met Kelio is dat na instelling van de zalen die via de toegangscontrole gereserveerd kunnen worden, het systeem automatisch de toegangsrechten van de deelnemers beheert. U hoeft geen afzonderlijke planning te maken voor elke vergadering - een afspraak in Outlook® volstaat! En dankzij de tegels in de Kelio Apps kunt u kiezen welke informatie op de terminals wordt weergegeven en welke actie de gebruiker kan uitvoeren.Aan het einde van een vergadering kan de organisator bijvoorbeeld de zaal sluiten, om het beheer van de zalen te optimaliserendoor deze vrij te geven volgens de werkelijke bezetting.  Principe voor reservering van zalen met Kelio |
Profielen die beïnvloed worden door het gebruik van de reservering van zalen
Met betrekking tot de gebruikersrechten heeft het gebruik van zaalreservering invloed op 4 profielen: Beheerder - Toegangsinstellingen voor de technische configuratie van zalen (werking van de toegang tot de zaal bij een reservering) Beheerder - Toegangscontrole voor het raadplegen van de reserveringen vanuit de toegangscontrole Beheerder - Tijdregistratie voor het configureren van de tegels op de aanraakterminals Werknemer - Terminal voor het gebruik van zaalreservering op de aanraakterminals |
|
U kunt naar eigen keuze de naam wijzigen van de term "zaal". |
