U beschikt over de mogelijkheid om te interveniëren in de afwezigheden van een werknemer gedurende een bepaalde periode en geavanceerde wijzigingen aan te brengen in de instellingen voor de geselecteerde afwezigheid. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld een afwezigheid van één dag omzetten naar een afwezigheid gedurende alleen de ochtend of middag, of andersom.

tog_minus        Wijzigen van een afwezigheidsbestand

Ga als volgt te werk om de bestandsmodus te activeren en de afwezigheidsinstellingen te wijzigen:

1.Activeer de afwezigheden icn_absence in de werkbalk.

2.Dubbelklik op Afwezigheid/werkbezoek raadplegen of selecteer deze optie door met de rechtermuisknop te klikken op de afwezigheid.

3.Op het scherm worden alle ingevoerde bestanden voor de openingsperiode van de planning weergegeven. Selecteer zo nodig een ander bestand om de afwezigheidsinstellingen te openen.

4.Ga verder met het invoeren of aanpassen van de verschillende afwezigheidsinstellingen:

•Afwezigheidsreden,

•Invoermodus,

•Afwezigheidsperiode,

•Herhaling van de afwezigheid,

•Opmerking,

•Toegekende tijd per afwezigheidsdag.

icn_infohelp

De impact van deze concepten op de berekeningen wordt hier.

5.Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

tog_minus        Wijzigen van een goedgekeurde afwezigheidsaanvraag

Wanneer de afwezigheidsaanvraag is goedgekeurd door alle betrokken gebruikers, wordt automatisch een afwezigheidsbestand aangemaakt in het tijdregistratiesysteem. De procedure voor het wijzigen van een goedgekeurde afwezigheidsaanvraag is dan ook dezelfde als die voor een afwezigheidsbestand.

tog_minus        Wijzigen van een niet-goedgekeurde afwezigheidsaanvraag

Het is niet mogelijk om vanuit de planning de instellingen voor een niet-goedgekeurde afwezigheidsaanvraag te wijzigen. Alleen de aanvrager zelf vanuit Mijn Kelio of de beslisser kunnen in dit geval interveniëren.

tog_minus        Een afwezigheidsaanvraag goedkeuren

Alleen managers die beschikken over goedkeurdersrechten, kunnen gebruikmaken van deze functie.

Er zijn twee manieren om een afwezigheidsaanvraag goed te keuren of te weigeren:

1.Nadat met de rechtermuisknop is geklikt op de afwezigheid, kunnen gemachtigde beslissers de aanvraag goedkeuren door te klikken op Aanvraag afwezigheid/werkbezoek goedkeuren of de aanvraag afkeuren door te klikken op Aanvraag afwezigheid/werkbezoek weigeren.

Ga als volgt te werk om de gegevens van een aanvraag te bekijken voordat u een beslissing neemt:

2.Dubbelklik op Afwezigheid/werkbezoek raadplegen of selecteer deze optie door met de rechtermuisknop te klikken op de aanvraag. Alle informatie die voor deze aanvraag beschikbaar is, wordt ter informatie weergegeven. De beslisser kan uitsluitend over de Status van de aanvraag een besluit nemen door de gewenste optie te selecteren in het vervolgkeuzemenu en daarnaast zo nodig een Opmerking toevoegen.

3.Klik op Opslaan om de aangebrachte wijzigingen te bevestigen.

icn_infohelp

In de weergavemodus Ochtend, middag, nacht is het mogelijk dat een afwezigheid van een halve dag zich uitstrekt over een gehele dag. Dit is afhankelijk van de instellingen van de dagroosters.

Voorbeeld: Afwezig van 13.30 tot 18.00 uur in een rooster met werkperiodes van 09.00-12.30 en 13.30-18.00 uur.

 

Ochtenden, middagen en nachten samenvoegen in de planning van werknemers is aangevinkt:

Nee

Ja

Absence_⅓ day_divided

De afwezigheid heeft betrekking op het tweede gedeelte van de dag.

Absence_⅓ day_merged

De afwezigheid strekt zich uit over de gehele dag, terwijl het een afwezigheid gedurende een halve dag betreft.