Tijdregistratiegegevens

De datum van berekening is de datum vanaf wanneer de medewerker bekend is in het systeem. Deze is beschikbaar vanuit het menu Tijdregistratie > Beheren > Configureren > Toepassingsgegevens > Meegerekend.

De softwareoptie Synchroniseer de registratie volgens het uurcontract moet bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een uurcontract voor een werknemer geactiveerd zijn, want anders vindt er geen synchronisatie plaats. De synchronisatie vindt plaats vanaf het eerste uurcontract van de werknemer.

Het uurcontract van een werknemer groepeert alle toewijzingen en instellingen waardoor het Kelio-systeem voor elke werknemer de verwachte resultaten kan leveren in overeenstemming met zijn werkcontract. Het is bereikbaar via het menu Tijdregistratie > Beheren > Configureren > Uurcontract.

Wanneer u een uurcontract toewijst aan een werknemer, dan wordt de informatie weergegeven die u eerder hebt opgeslagen bij het aanmaken van dit uurcontract via het menu Tijdregistratie > Instellen > Uurcontracten. Bij het aanmaken van een werknemer wordt een standaard uurcontract toegewezen. Dit maakt het aanmaken van werknemers eenvoudig en snel.

De gewenste bijzonderheden voor elke werknemer worden vervolgens bij uitzondering ingevoerd. Zo kunt u wijzigingen doorvoeren in het uurcontract en werkcyclus die aan hem of haar werden toegewezen. U kunt ook verschillende kalenders instellen en bepaalde categorieën van overuren, speciale uren, premies autoriseren. Voer hiervoor de gegevens in de blauw gemarkeerde velden in of wijzig deze en klik dan op Opslaan.

       Details van het uurcontract

In het uurcontract vindt men de volgende toewijzingen: Uurcontract De contractuele werktijd van de werknemer Deze rubriek bevat informatie over de werkratio (als percentage), het aandeel van de gewerkte dagen (voor de berekening van het verwerven van verlof), de werktijdbasis, het type werktijdbasis en de verdeling van de werktijdbasis. Om de informatie over de werkduur te wijzigen, klikt u op . •De werkcyclus (te realiseren rooster) •De berekeningsconfiguratie •De betaalkalender (om de periode van de resultatenberekening aan te passen aan de betaalperiodes) Het geautoriseerde controleprogramma (om voor deze werknemer de onregelmatigheden te bepalen die moeten worden gecontroleerd) Via de controleprogramma's van Kelio kunt u onder de omschrijving van uw keuze een groep beperkingen opslaan waarmee u de te controleren onregelmatigheden voor een bepaald soort werknemers kunt bepalen en controleren. Deze beperking kan algemeen zijn of per uitzondering toegepast. Aangezien dit programma voortkomt uit het uurcontract, kan het hier niet worden gewijzigd. Als de omschrijving vet en cursief wordt weergegeven, dan gaat het om een programma waarvoor een uitzondering geldt. De geautoriseerde functies Vertrek zonder boeking: Geef aan of de werknemer mag vertrekken zonder te boeken. In dit geval wijst het systeem automatisch een uitgangsboeking toe op een bepaalde tijd. Hiervoor is een bijzondere instelling van het rooster vereist. Automatische afwezigheid: Geef aan of er automatisch gegenereerde afwezigheden voor hem bestaan door het bijbehorende selectievakje te selecteren. Om automatische afwezigheden te genereren is een bijzondere instelling van het rooster vereist. Recuperatierust: Activeer indien nodig dit selectievak als u wilt dat het systeem het compensatieverlof voor deze werknemer berekent. Flexileave: Activeer zo nodig dit selectievak als u wilt dat het systeem de flexileave Om de toewijzing van de toegewezen functies te wijzigen, klikt u op . •Dethuiswerkcyclus (in geval van regelmatig thuiswerken) •De periodieke overuren De recuperatiekalender De kalender is instelbaar via het menu Tijdregistratie > Instellen > Kalenders > Compensatieverlof. Dit stelt u in staat om de periodes in het jaar in te stellen tijdens welke de werknemers overuren zullen maken. Deze uren worden bewaard in een recuperatiesaldo en kunnen later worden gebruikt bij afwezigheid, bijvoorbeeld voor een brugdag. •De toegelaten tellers De lijst met datums bekijken die kunnen worden gebruikt om de consistentie van datums te controleren wanneer de Assistent voor invoer van data geactiveerd is. Aanwezigheidsregistratie Er zijn verschillende manieren om de aanwezigheid van een werknemer te beheren. Deze wijze dient afzonderlijk gedefinieerd te worden. •Boekingen Boekingen worden voorgesteld door de uren van aankomst en vertrek in het aanwezigheidsscherm. •Automatische boekingen •Boekingen afkomstig uit de periodieke activiteiten •Declaratie aanwezigheidstijd Aanwezigheidsmeldingen worden voorgesteld door een selectievak in het aanwezigheidsscherm. Voor declaraties wordt de duur weergegeven. Indien werknemers moeten aangeven of ze hun dagelijkse rustperiode tussen twee werkdagen hebben gerespecteerd, schakel dan het selectievak Declaratie van dagelijkse rustperiode in. De rusttijd tussen twee werkdagen is wettelijk vastgelegd op 11 opeenvolgende uren, maar u kunt individueel het standaard Weergegeven aantal uren aanpassen. Aangezien deze aanwezigheidsmeldingen in aanmerking worden genomen in de weergave in werkelijke tijd van Afwezigen / aanwezigen en het virtuele aanwezigheidsbord, dient de Melding van vertrekken voor gebruikers van de Samenwerkingsomgeving. Zo kunnen zij, wanneer zij het werk verlaten, hun vertrek aangeven om als afwezig geregistreerd te staan. Om de aanwezigheidstijden automatisch te genereren, baseert het systeem zich ofwel op de theoretische tijd van het rooster, ofwel op de werkperiodes. •Aanwezigheidsmelding •Aanwezigheidsmelding en declaratie aanwezigheidstijd Het is mogelijk om een geschiedenis te hebben van alle veranderingen in werkwijzen. In dit geval klikt u tijdens een wijziging op en voert u een begindatum in, in plaats van de bestaande modus te overschrijven. 1.Vink indien nodig het selectievak Actief in planning aan om aan te geven of de werknemer in aanmerking moet worden genomen in Kelio Planning. 2.Vink indien nodig het selectievak Werknemer beheerd in activiteit aan als de werknemer in aanmerking moet worden genomen in Kelio Activities.

       Wijzigingshistoriek en optie RESET

Met het menu Tijdregistratie > Beheren > Configureren > Toepassingsgegevens > Onregelmatigheden en meldingen kunt u onregelmatigheden en waarschuwingen definiëren waarop de werknemer moet letten.

Via de controleprogramma's van Kelio kunt u onder de omschrijving van uw keuze een groep beperkingen opslaan waarmee u de te controleren onregelmatigheden en meldingen voor een bepaald soort werknemers kunt bepalen en controleren. Deze beperking kan algemeen zijn of per uitzondering toegepast. Om de toewijzing van de controles te wijzigen, klikt u op . Om een specifieke beperking te maken, klikt u op De controles personaliseren.

Het menu Tijdregistratie > Beheren > Configureren > Toepassingsgegevens > Activiteiten is bedoeld om de informatie gekoppeld aan het activiteitenbeheer van de werknemer in te stellen.

1.Selecteer indien nodig de standaard ingestelde Taak, de Kostenplaats en Client van de werknemer, alsook de begindatum van de toewijzing door te klikken op .

2.Goedkeuren.

3.Bepaal indien nodig de Automatische generatie van deze activiteit voor de werknemer, alsook de datum van de aanvang van de toewijzing door te klikken op . Dit krijgt prioriteit boven de standaardactiviteit van de afdeling van de werknemer.

4.Wijs eventueel een Uurtarief toe door te klikken op en daarna op . Geef de Begindatum aan en selecteer het tarief via het dropdownmenu. Keur de wijziging goed door te klikken op . In het geval van een fout, verwijdert u de aangemaakte regel door te klikken op .

5.Opslaan.

6.Vul eventueel de Personaliseerbare velden in.

U kunt de standaard Toegepaste feestdagenkalender voor deze werknemer bepalen door te klikken op rechts bovenaan op uw scherm. Voer de datum van toepassing in en selecteer de kalender in het dropdownmenu via .

Het is mogelijk om een feestdag of brugdag toe te voegen aan de planning van een werknemer. Dit laat u bijvoorbeeld toe om feestdag(en) toe te voegen voor een werknemer die in een ander land of een andere regio werkt dan de andere werknemers en die recht heeft op andere feestdag(en).

Een feestdag toevoegen aan de planning

1.Open de lijst van werknemers.

2.Selecteer de werknemer in de lijst:

3.Ga naar menu Tijdregistratie > Beheren > Configureren > Toepassingsgegevens > Feestdagenkalender.

4.Op de dag klikken die overeenstemt met de feestdag of brugdag die u aan de kalender wenst toe te voegen.

5.Selecteer het soort dag dat moet worden aangemaakt (Vaste feestdag, variabele feestdag, Brugdag, Normale dag).

6.Bepaal in het geval van een feestdag of brugdag of deze Gewerkt of Niet gewerkt, Niet-betaald, Betaald of Betaald en effectief is.

7.Selecteer de Betaalwijze voor deze dag.

8.Activeer indien nodig het selectievak Buiten doelstelling jaarplanning opdat deze dag niet in de berekening van de jaarplanning wordt opgenomen.

9.Bepaal of deze dag in acht moet worden genomen voor het Berekenen van de vrijgestelde overuren.

10.Klik op de knop Goedkeuren om de aangemaakte dag op te slaan.