Vom Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > Befugnisse aus können Sie die Befugnisse der Mitarbeiter und deren Erneuerung verwalten und für jeden Mitarbeiter alle für seinen Posten erforderlichen Akkreditierungen nachverfolgen.

Filter

Zur Erleichterung der Navigation zwischen Anzeigeperiode und Eigenschaften des Termins steht ein Anzeigefilter zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf Filtern und wählen Sie die gewünschten Elemente aus. Bestätigen.

Durch einen Klick in eine Spaltenüberschrift können Sie auch die Begriffe sortieren (Eine Tabelle konfigurieren).

Vereinfachte Ansicht: Diese Ansicht hilft Ihnen, sich nur auf den Status der letzten bekannten Befugnisperiode für jeden Mitarbeiter zu konzentrieren. Wenn Sie auf die Details einer Befugnis klicken, finden Sie alle Zeiträume, aus denen sie sich zusammensetzt.

Vollständige Ansicht: In dieser Ansicht wird standardmäßig nach Mitarbeiter und dann nach Befugnissen sortiert. Wenn Sie auf die Details einer Befugnis klicken, finden Sie nur die Informationen für den ausgewählten Zeitraum.

Aktionen

tog_minusBefugnis erstellen

So erstellen Sie eine Befugnis:

1.Die betreffende Einheit oder Person auswählen.

2.Um einen Termin hinzuzufügen, auf icn_plus klicken.

Befugnis

3.Wählen Sie den Grund im Dropdown-Menü oder mit dem Button icn_3 dots. Die Kategorie wird automatisch angezeigt.

Periode

4.Geben Sie das Ausstellungsdatum ein. Wenn die Gültigkeitsdauer bei Konfiguration des Grundes angegeben wurde, wird dieses Datum automatisch angezeigt. Andernfalls können Sie das Datum auch manuell eingeben. Wenn eine Vorankündigungsfrist vor Ablauf der Frist bei Konfiguration des Grunds angegeben wurde, wird dieses Datum zur Information angezeigt.

5.Gibt an, ob eine Fortbildung und die erforderliche Vorsorgeuntersuchung stattgefunden haben.

6.Aktivieren Sie das Auswahlkästchen Zu erneuernder Befugniszeitraum. Ist dieses Feld angekreuzt, wird die Notwendigkeit einer Erneuerung im Status angezeigt

7.Fügen Sie gegebenenfalls durch einen Klick auf icn_plus Anhänge hinzu.

a.Tragen Sie in das grau hinterlegte Feld eine Bezeichnung ein.

b.Klicken Sie auf icn_paperclip, um ein Dokument anzuhängen.

c.Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

d.Bestätigen Sie mit icn_validate.

8.Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.

9.Bestätigen.

Das System zeigt an, dass die Befugnis erfolgreich erstellt wurde. Fenster schließen. Die Befugnis befindet sich nun in der Phase Gültig.

 

icn_info

Sie können Warnungen einrichten, um über etwa erforderliche Erneuerungen benachrichtigt zu werden.
tog_minusBefugnisse überwachen

Die Überwachung der Befugnisse erfolgt vom Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > Befugnisse aus.

•Der Status zeigt an, in welcher Phase sich der Prozess befindet (siehe Legende).

•Die Datums-Spalten zeigen auf übersichtliche Weise die wichtigsten Daten an.

•Die Spalten Lehrgang und Vorsorgeuntersuchung zeigen Ihnen an, ob diese durchgeführt wurden (falls erforderlich).

icn_info

Sie können eine absolvierte Vorsorgeuntersuchung mit einer Befugnisperiode verknüpfen, um zu beweisen, dass der Mitarbeiter medizinisch in der Lage ist, seine Befugnis auszuüben. Dieser Link ist in der Verfolgung der Befugnisse und in den Vorsorgeuntersuchungen sichtbar (indem Sie die Anzeige der jeweiligen Spalte aktivieren).

•Ein Klick auf icn_3 dots in der Spalte Detailsöffnet die Details der Befugnis. Sie können diese Elemente direkt von diesem Bildschirm aus bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Befugnis erstellen.

 

Je nach Status der Befugnis können Sie entweder die Befugnis erneuern oder Löschen siehe Legende).

icn_info

Alle diese Informationen erscheinen automatisch in der chronologischen Übersichtstabelle der Befugnisse für die Personalakte. Es ist auch möglich, eine Befugniszeitraum individuell in jeder Personalakte hinzuzufügen.
tog_minusBefugnisse erneuern

Es kann erforderlich sein, eine Befugnis zu erneuern. Mit Hilfe der Statusanzeigen (siehe Legende) und der Warnungen können Sie diese Befugnisse leicht bestimmen.

1.Wählen Sie die Person aus, deren Befugniszeitraum zu Ende geht.

2.Klicken Sie auf icn_plus, um die neue Befugnis hinzuzufügen.

3.Folgen Sie den Anweisungen zum Erstellen einer Befugnis, um das Ausstellungsdatum zu aktualisieren.

4.Bestätigen.

5.Speichern.

6.Der Status ändert sich entsprechend den angegebenen Daten und Optionen (siehe Legende).

icn_info

Alle diese Informationen erscheinen automatisch in der chronologischen Übersichtstabelle der Befugnisse für die Personalakte. Es ist auch möglich, einen neuen Befugniszeitraum individuell in jeder Personalakte hinzuzufügen.
tog_minusMassensendung eines Dokuments für Befugnisse generieren und speichern

Sie können Ihre eigenen Serienbriefe erstellen und generieren, um Berechtigungsnachweise zu erstellen.

Um ein an einen Befugniszeitraum gebundenes Dokument zu erstellen:

1.Die betreffende Einheit oder Person auswählen.

2.Vereinfachte Ansicht aktivieren und den gewünschten Befugniszeitraum auswählen.

3.Auf Dokument erstellen klicken.

4.Die Dokumentenvorlage im Dropdown-Menü oder mit dem Button icn_3 dots auswählen. Diese muss vorher über Seriendruck konfiguriert werden.

5.Das Format angeben, in dem das Dokument erstellt werden soll (PDF oder Format der Vorlage .odt, .doc, .docx).

6.Verwendungszweck des Dokuments angeben:

a.Versand an den Mitarbeiter

b.Versand an den/die Vorgesetzten

c.Abspeichern im Block Dokumente des entsprechenden Befugniszeitraums.

7.Betreff und Inhalt der E-Mail für die Empfänger anpassen Bestätigen.

8.Bestätigen.

9.Befugnisse, die ein Dokument enthalten, sind in der Übersichtstabelle dank des Symbols Doc leicht zu finden.

icn_infohelp

Dokumente, die an einen Befugniszeitraum angehängt werden, können auch über die Registerkarte Laufbahn > Befugnisse aufgerufen werden. Es ist allerdings nicht möglich, ein Dokument aus der Mitarbeiterdatei heraus zu erstellen.
tog_minusGruppenansicht der Befugnisse

Sie können auch für eine gewählte Periode die Liste der Befugnisse mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig einsehen. Zu diesem Zweck müssen Sie:

1.Die Mitarbeiterliste öffnen.

2.Auf die Strg-Taste der Tastatur drücken und auf die Mitarbeiter klicken, die Sie auswählen möchten, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten, oder einfach das Kästchen vor dem Namen jedes Mitarbeiters aktivieren.

3.Auf die Schaltfläche btn_liste_salarie_add_multi_red05 klicken, die daraufhin beginnt zu blinken.

4.Sie gelangen zu einer Gesamtansicht der Befugnisse. Der Filter erleichtert die Navigation.

Gruppierte Befugnis erstellen

5.Klicken Sie auf icn_plus, um Befugnisse hinzuzufügen.

6.Folgen Sie den Anweisungen zur Erstellung einer Befugnis.

7.Bestätigen.

Eine Massensendung für eine Befugnis erstellen

8.Vollständige Ansicht aktivieren und auf Dokument erstellen klicken

9.Die Schritte zur Erstellung einer Massensendung befolgen.

10.Bestätigen.

Statuslegende

Gültig

Gültige Befugnis

Gültig - Erneuern

Gültige Befugnis, aber die Vorankündigungsfrist vor Ablauf der Gültigkeit ist abgelaufen. Der Erneuerungsprozess muss eingeleitet werden.

Läuft - Nicht aufzufrischen

Gültige Befugnis, aber die Vorankündigungsfrist vor Ablauf der Gültigkeit ist abgelaufen. Eine Erneuerung der Befugnis ist nicht gewünscht.

Kommende

Das eingegebene Ausstellungsdatum liegt in der Zukunft.

Abgelaufen

Das Ablaufdatum wurde überschritten.

Abgelaufen - nicht erneuern

Das Ablaufdatum ist überschritten, aber eine Erneuerung ist nicht erwünscht.