Einen Antrag genehmigen

Im jährlichen Abwesenheitskalender gelangt der Entscheidungsträger mit einem Klick auf Bestätigen zur Bildschirmansicht, in dem alle Abwesenheits- und Telearbeitsanträge aufgelistet sind. Er kann mehrere noch zu bestätigende Anträge auf einmal annehmen oder ablehnen, indem er sie auswählt und das entsprechende Kästchen aktiviert.

 

Es stehen Filter zur Verfügung, wenn man nur einen Teil der Liste anzeigen möchte. Mit Hilfe dieser Filter kann man:

•Den Antragstyp auswählen,

•eine bestimmte Erstellungsperiode der Abwesenheitsanträge abfragen,

•den Status der Abwesenheitsanträge auswählen:

odie zu bestätigenden Abwesenheitsanträge der Benutzer, deren Entscheidungsträger er ist,

odie Abwesenheitsanträge, die er abgelehnt hat,

odie bestätigten Abwesenheitsanträge, wenn er der letzte Entscheidungsträger ist,

odie Anträge „zur Information“, wenn er intermediärer Entscheidungsträger ist (indem er das entsprechende Auswahlkästchen aktiviert).

notification_employee

Durch die Einrichtung der Benachrichtigungen ist es möglich, sich direkt aus dem Portal heraus über die Anzahl und den Status der Anfragen zu informieren.

Informationen für jede Anfrage

•der Name des Antragstellers,

•der Typ des Antrags,

•das Erstellungsdatum des Antrags,

•das Anfangsdatum der Abwesenheit,

•das Enddatum der Abwesenheit,

•die Abwesenheitsdauer, wenn kein Enddatum angegeben ist,

•der Abwesenheitsgrund,

•der Antragsstatus,

•gegebenenfalls das Vorliegen einer Abweichung

•der voraussichtliche Saldo: Um dem Entscheidungsträger bei seiner Wahl zu helfen, kann in dieser Bestätigungstabelle die Spalte Voraussichtlicher Saldo hinzugefügt werden. Dadurch wird vermieden, die Anträge einzeln öffnen zu müssen, um die Abwesenheiten zu bestätigen. Diese Spalte wird im Modul Benutzerrechte aktiviert.

icn_info

Über den Link Meine Weiterleitung aktivieren kann der Entscheidungsträger in dem Fall, dass er selbst abwesend ist, die Anträge an die in seiner Datei definierten Benutzer weiterleiten. Der Entscheidungsträger kann diese Benutzer bei der Aktivierung auswählen. Es wird das Prinzip der Parallelen Entscheidungsträger angewandt.

icn_infohelp

Bei automatischer Bestätigung der Telearbeit erscheint der bestätigte Antrag nicht auf diesem Bildschirm. Es kann jedoch der Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail im Profil Entscheidungsträger aktiviert werden.

icn_infohelp

Je nach Einstellung (Automatische Funktion, die im Modul Konfiguration zu erstellen ist) kann es sein, dass Abwesenheitsanträge

•mit einem Startdatum in der Vergangenheit,

•mit einem Startdatum, das in den nächsten X Tagen

•die seit X Tagen nicht beantwortet wurden

automatisch bestätigt werden. In diesem Fall wird als Entscheidungsträger SYSTEME angezeigt.

Kontrolle der Anträge

Im Modul Einstellungen Kelio oder in der Mitarbeiterdatei können Einschränkungen zur Kontrolle der Abwesenheitsanträge und der Telearbeit eingerichtet werden (siehe hierzu die Online-Hilfe des Moduls).

Diese Kontrollen können einen Antrag blockieren und die Erstellung eines die Einschränkung nicht befolgenden Antrags verbieten. Anstatt einen Antrag zu blockieren, können sie aber auch einfach nur eine Warnmeldung erstellen.

Wenn das Symbol icn_anomaly_may be correctedvor einem Antrag angezeigt wird, bedeutet dies, dass eine Einschränkung, die für die Anträge gilt, nicht eingehalten wurde.

Durch Klicken auf den Antrag gelangen Sie zu einem Bildschirm, in dem Sie einen Kommentar für den Antragsteller eingeben können, damit er gegebenenfalls seinen Antrag ändert. Sie können den Antrag auch Bestätigen, nachdem Sie seinen Status geändert haben.