Verwaltung der Entitäten

Mit der Option Mehrfachauswahl kann man die Kelio Einstellungen in verschiedenen Entitäten organisieren. Dadurch wird die Verwaltung eines Unternehmens mit mehreren Firmen, Standorten, Geschäften, Betrieben, Tarifverträgen etc. auf demselben Kelio-Server erleichtert.

Folgendes Prinzip wird angewandt:

1.Man definiert die verschiedenen in Kelio verwalteten Entitäten.

2.Für diese Entitäten erstellt man die jeweilig passende Einstellungen (die Einstellungen Uhrzeiten, Konten, Abwesenheiten können den verschiedenen Entitäten gemeinsam oder spezifisch zugewiesen werden).

3.Man weist jedem Systembenutzer das Recht zu, die Mitarbeiter seiner Entität(en) nach den entsprechenden Einstellungen zu verwalten.

Auf diese Weise kann das System in verschiedene voneinander unabhängige Entitäten mit gemeinsamen oder entitätenbezogenen Verwaltern aufgeteilt werden. Die Verwaltung des Kelio -Systems wird strukturiert und dezentralisiert, wobei die Möglichkeit des gemeinsamen Betriebs und einer gemeinsamen Verwaltung jedoch bestehen bleibt.  

icn_info

Es besteht keine Verbindung zwischen Organigramm und Liste der Unternehmen.
Zum Vergrößern/Verkleinern klickenFür jede Firma (Entität) separat einstellbar sind:

•Erwerb von Urlaubstagen

•Befugnisse

•Adressbuch

•Tageszeitprogramme

•Anwendung von Kelio Apps (Berührungsterminals)

•Übertragungskartei-Modelle

•Abschlusskalender

•Jahresplanung

•Feiertagskalender

•Abwesenheits-/Dienstgangsgründe

•Freizeitausgleichkalender

•Bereitschaftsdienstgrund

•Schulferienkalender

•Empfangsseite (Berührungsterminals)

•Aufträge

•Automatische Umbesetzung von Zeitprogrammen

•Vordefinierte Felder und Werte der vordefinierten Felder

•Gemeinsame Ereignis-Personalisierungen

•Systemfelder (nur Funktion, Beschäftigung und Kompetenz)

•Kostenstellen

•Clients

•Gemeinsame Personalisierungen der Zusammenfassungen

•Abwesenheits- und Dienstgangs-Konten

•Gemeinsame Buchungs-Personalisierungen

•Bereitschaftsdienst-Konten

•Gemeinsame Ergebnis-Personalisierungen

•Zuschlagskonten

•Portal

•Überstundenkonten

•HR-Prozesse

•Prämienkonten

•Rechteprofile

•Berechnungskonfiguration

•Zeitprogramm-Profile

•Arbeitszeit-Verträge

•Berichte

•Arbeitszyklen

•Vorsorgeuntersuchungen

•Feueralarm-Ausdrucke

•Verteilung der Stundenbasis

•Einstellbare Ausdrucke

•Salden

•Seriendruck

•Aufgaben

•Benutzerbereich (Visio 2 Berührungsterminal)

•Telearbeit

•Datenexport Mitarbeiter

•Berührungsterminals

•Konto-Übertragungs-Karteien

•Kacheln

•Mitarbeitergruppen

 

hmtoggle_plus1        Eine Entität erstellen

Dieser Bildschirm erlaubt die Identifizierung der verwalteten Entitäten. Den Begriff „Entität“ können Sie beliebig umbenennen und der Aufteilung Ihrer Organisation anpassen. Auf diese Weise können Sie eine Liste von Firmen, Geschäften, Unternehmen, etc. definieren.

Um eine neue Entität hinzuzufügen, müssen Sie:

1.Das Verwaltungsfenster der Entitäten über das Menü Einstellungen > Firma > Entität(en) öffnen.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche icn_add_black.

3.Eine Bezeichnung eingeben (höchstens 40 Zeichen).

4.Eine Beschreibung angeben (keine Pflicht / höchstens 255 Zeichen).

5.Auf die Schaltfläche Speichern klicken, um die Erstellung zu bestätigen.

hmtoggle_plus1        Auswahl der zugeordneten Entität(en) für alle Einstellungen

1.Im oberen Teil des Einstellungsbildschirms auf den Button icn_3 dots klicken.

2.Die betreffenden Entität(en) treffen, indem Sie die entsprechenden Auswahlkästchen aktivieren.

3.Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

4.Das Feld Dieses Element wird in X Entitäten verwendet: gibt Ihnen nun die Anzahl der Entitäten an, denen die Einstellung zugeordnet wurde.

hmtoggle_plus1        Auswahl der Einstellungen, die einer Entität zuzuordnen sind (umgekehrte Situation)

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf eine Entität und dann auf Die Klassifizierung der Entität(en) ändern oder ein Doppelklick auf das Organigramm der Entitäten (Filterbereich unten links im Bildschirm) öffnet einen Bildschirm, auf dem die Einstellungen dieser Entität geändert werden können.  

Im oberen Teil des Fensters stehen Bezeichnung und Beschreibung der gerade bearbeiteten Entität.

Die linke Spalte listet alle erstellten Einstellungen auf, die Sie verwenden dürfen. Die rechte Spalte zeigt alle Einstellungen an, die bereits der Entität zugeordnet wurden. Um sie erkennbar darzustellen, werden sie in der linken Spalte in Schrägschrift und grau unterlegt dargestellt. Elemente, die keiner Entität angehören, werden in Rot dargestellt. Ein Filter ermöglicht die Anzeige von Zuordnungen zu anderen Entitäten.

Um die Zugehörigkeit zu einer Entität zu ändern, muss man:

1.In der linken Spalte die Gründe auswählen, die Sie der Entität zuordnen möchten, dann auf icn_arrow_right klicken, um die ausgewählten Gründe zu bestätigen oder auf icn_double arrow_right klicken, um alle Gründe zu bestätigen. Ebenso vorgehen, um Gründe in der rechten Spalte auszuwählen und diese dann mit einem Klick auf icn_arrow_left aus der Liste zu löschen. Mit einen Klick auf icn_double arrow_left löscht man alle Gründe.

2.Auf Bestätigen klicken, um die neue Zuordnung zu bestätigen.

Zusätzlich zu dieser Einteilung pro Entität, können Sie die Einstellungen in „Ordner“ einordnen, denen man Ansichtsrechte zuordnen muss.

hmtoggle_plus1        Eine Entität löschen

1.Das Verwaltungsfenster der Entitäten über das Menü Einstellungen > Firma > Entität(en) öffnen.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche icn_delete_black.

3.Auf den Button Ja klicken, um das Löschen zu bestätigen.

Solange die Entität vom System benutzt wird, kann sie nicht gelöscht werden.

Ordnerverwaltung

Bei der Verwaltung der Kelio Einstellungen können lange Listen der Zeitprogramme, Tageszeitprogramme, Tätigkeiten und Kostenstellen die Arbeit erschweren. Um die Verwaltung dieser Elemente übersichtlicher zu gestalten, kann man sie in sogenannte „Ordner“ einordnen.

So kann man z.B die Zeitprogramme nach ihrer Tageszeit - Morgen, Nachmittag, Nacht etc. - klassifizieren. Alle Möglichkeiten der Klassifizierung stehen offen! Die Benutzer der Einstellungen vonKelio (die zur Ordner-Erstellung berechtigt sind) definieren den Klassifizierungsbaum nach ihren eigenen Kriterien. Diese Klassifizierung ermöglicht es den Verwaltern dann, ihren Rechten entsprechend, ein Zeitprogramm schnell auszuwählen und zuzuordnen.

In diesem Sinn dienen die Ordner auch als Filter für die Rechte des Verwalters. So kann man aufs Einfachste einen Verwalter bestimmen, der sich nur um die Zeitprogramme des Vormittags oder des Nachmittags kümmert.

Der Begriff Ordner ist im Bereich Personalisierung individuell einstellbar, damit Sie ihn Ihrer täglichen Verwaltungspraxis anpassen können und somit das Produkt optimal einsetzen können. Dieser Begriff wird nun von den verschiedenen Einstellungs- und Betriebs-Bildschirmen übernommen.

Zum Vergrößern/Verkleinern klicken        Von der Verwaltung mit Ordnern werden folgende Einstellungen betroffen:

•Erwerb von Urlaubstagen

•Datenexport Mitarbeiter

•Tätigkeiten

•Konto-Übertragungs-Karteien

•Adressbuch

•Mitarbeitergruppen

•Anwendung Kelio Apps (Visio 2 Berührungsterminal)

•Tageszeitprogramme

•Abschlusskalender

•Übertragungskartei-Modelle

•Feiertagskalender

•Jahresplanung

•Freizeitausgleichkalender

•Empfangsseite (Visio 2 Berührungsterminal)

•Schulferienkalender

•Automatische Umbesetzung von Zeitprogrammen

•Aufträge

•Portale

•Vordefinierte Felder und Werte der vordefinierten Felder
(vordefiniertes Feld = klassifizierbar, Systemfeld = nicht klassifizierbar)

•HR-Prozesse

•Arbeitszeit-Verträge

•Zeitprogramm-Profile

•Arbeitszyklen

•Berichte

•Einstellbare Ausdrucke

•Vorsorgeuntersuchungen

•Seriendruck

•Verteilung der Stundenbasis

•Benutzerbereich (Visio 2 Berührungsterminal)

•Telearbeit

hmtoggle_plus1        Einen Ordner erstellen

Für alle diese Einstellungen können ein oder mehrere „Ordner“ erstellt werden.

Um einen Ordner zu erstellen müssen Sie:

1.Mit der rechten Maustaste auf das Organigramm der Entitäten klicken (Filterbereich unten links im Bildschirm), dann auf Neue(r) Ordner.

2.Eine Bezeichnung und eine Beschreibung für diesen Ordner eingeben.

3.Den Cursor auf die Entität setzen, für die der Ordner erstellt werden soll.

4.Bestätigen Sie mit einem Klick auf Bestätigen. Der neue Ordner erscheint nun in der Liste.

Man hat nun zwei Einstellungs-Möglichkeiten. Entweder wählt man aus, welche Einstellung zu welchem Ordner gehört, oder man wählt alle Element aus, die zu einem Ordner gehören. Befolgen Sie die Anweisungen unter Auswahl der zugeordneten Entität(en) für alle Einstellungen und Auswahl der Einstellungen, die einer Entität zuzuordnen sind (umgekehrte Situation) für weitere Details.

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Zwischen den einzelnen Ordnern besteht keinerlei Verbindung! Ein Ordner der für die Tagesprogramme erstellt wurde, kann daher denselben Namen haben wie ein Ordner, der für die Schichtprogramme erstellt wurde, enthält jedoch immer nur die Zeitprogramme seiner Kategorie.

hmtoggle_plus1        Einen Ordner löschen

1.Setzen Sie den Cursor auf den zu löschenden Ordner im Organigramm der Entitäten (Filterbereich unten links im Bildschirm) und mit der rechten Maustaste auf Dieses Element löschen klicken.

2.Auf Ok klicken.

Auf diese Weise kann man den Ordner einer anderen Entität zuordnen, wenn man sich bei der Erstellung geirrt hat. Man erstellt den Ordner einfach neu für die richtige Entität.