Mit dem Arbeitszyklus der Jahresplanung kann man einen mehrwöchigen Zyklus definieren, der aus verschiedenen Perioden (z.B. hohen oder niedrigen) zusammengesetzt ist. In dem Arbeitszyklus der Jahresplanung legt man genau fest, welche Arbeitszyklen zu welcher Periode gearbeitet werden sollen. Man definiert die Sollzeit des Mitarbeiters und hat so die Möglichkeit, einen Jahresplanungssaldo zu verwalten und zu berechnen, wie viele Stunden der Mitarbeiter noch arbeiten muss, um seine Sollzeit zu erreichen.

Einen neuen Arbeitszyklus der Jahresplanung erstellen

1.Ausgehend von dem Menü Einstellungen > Zeitprogramme und Zyklen > Jahresplanung auf klicken oder in der Liste der Arbeitszyklen mit der rechten Maustaste auf Hinzufügen klicken.

2.Eine Bezeichnung und eine Abkürzung für diesen Arbeitszyklus eingeben.

3.Gegebenenfalls einen Eigentümer angeben.

4.Angeben, ob die Jahresplanung im Vergleich zur Sollzeit des Arbeitszyklus berechnet werden soll. Ist das der Fall, berücksichtigt die Berechnung der Jahresplanung nicht die geleistete Ist-Zeit des Mitarbeiters, sondern die Sollzeit seines Zeitprogramms.

5.Klicken Sie auf , um eine neue Jahresplanungsperiode hinzuzufügen. Es ist möglich, mehrere Jahresplanungsperioden für ein und denselben Arbeitszyklus festzulegen.

6.Geben Sie auf der rechten Bildschirmseite die Daten von Anfang und Ende der Jahresplanungsperiode an.

Registerkarte Einstellungen

7.In der Liste das standardmäßigin der Jahresplanung anzuwendende Zeitprogramm auswählen. Dieses Zeitprogramm sollte auch das während der Jahresplanungsperiode am häufigsten verwendete Zeitprogramm sein.

8.Auf klicken, um das Zeitprogramm auszuwählen, dessen wöchentliche Sollzeit als Referenz bei der Jahresplanungsberechnung benutzt werden soll.

9.Die Berechnungsbasis auswählen. Ist diese Basis ein befolgtes Zeitprogramm, wird die Jahresplanung nicht mit dem Referenzzeitprogramm (Referenzzeit), sondern mit dem vorgesehenen Zeitprogramm (Sollzeit des vorgesehenen Zeitprogramms) durchgeführt.

10.Die Mindest- und Höchstzeiten des Jahresplanungskonto angeben. Diese Zeiten dienen in der Folge als Grenzen bei der Berechnung des Jahresplanungssaldo (siehe untenstehendes Beispiel).

11.Ebenfalls die Mindest- und Höchstzeiten des Gegenleistungskonto angeben. Diese Zeiten sind optional. Sie dienen zur Verwaltung eines zusätzlichen Saldos , welches den Jahresplanungssaldo ergänzt. Man gibt hier an, von welcher Dauer bis zu welcher Dauer Stunden auf dieses Konto gutgeschrieben werden (z.B. alle Stunden, die im Bereich von 39:00 bis 42:00 pro Woche liegen).

12.Markieren Sie das Kästchen Lassen Sie diese Begrenzungen unberücksichtigt bei Abwesenheiten/Dienstgänge außerhalb des Ziels, wenn Sie möchten, dass diese Elemente die Berechnungsgrenzen der Jahresplanung nicht beeinflussen und diese innerhalb der oben eingestellten Werte bleiben.

Beispiel:

Für eine Woche mit Feiertag muss die theoretische Modulierung von 35 auf 28 Stunden wechseln, wobei der Feiertag außerhalb des Ziels liegt. Damit die maximale Modulationsgrenze und die Gegenpartei jedoch bei 48 Stunden bleiben, muss das Kontrollkästchen markiert werden.

13.Markieren Sie das Kästchen Lassen Sie diese Begrenzungen unberücksichtigt bei einer Zuordnung zum Zyklus während der Woche, wenn Sie möchten, dass diese Begrenzungen bei einer Zuordnung zum Zyklus während der Woche festgesetzt werden sollen (z.B. wenn der Mitarbeiter seinen Vertrag in der Mitte der Woche beginnt). Wenn Sie diese Option nicht ankreuzen, werden die Begrenzungen im Verhältnis zur Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter in der Woche diesem Arbeitszyklus zugeordnet ist, neu berechnet.

14.Mit Speichern bestätigen.

Registerkarte Verteilung der Zeitprogramme

15.Auf die Registerkarte Verteilung der Zeitprogramme klicken, um die Arbeitszyklen der Jahresplanungsperiode zu definieren.

16.Das System zeigt automatisch die laufende Periode an. Mit den Pfeiltasten für Monat und Jahr können Sie die vorhergehenden und nachfolgenden Perioden anzeigen.

17.Das Erstellungsprinzip dieser Verteilung ist praktisch das gleiche wie bei den anderen Modulen. Sie müssen daher:

a.Den Button anklicken, um in den Erstellungsmodus überzugehen.

b.Den Arbeitszyklus in der Liste auswählen. Jedes mal, wenn Sie einen Arbeitszyklus in der Liste auswählen, zeigt Ihnen das System seine wöchentliche Sollzeit an. Sie können die Zuordnung eines Arbeitszyklus löschen, wenn er nicht das Standard-Zeitprogramm ist, indem Sie erst auf den (oder die) Tag(e) klicken, an denen der Arbeitszyklus nicht mehr gelten soll, und dann auf die Taste Entf. Ihrer Tastatur.

c.Den Tag anklicken, an dem dieser Arbeitszyklus beginnt. die Maustaste gedrückt halten und den Cursor bis zum Enddatum gleiten lassen, Damit der Arbeitszyklus im Kalender gut erkennbar ist, werden die wöchentlichen Zeitprogramme mit ihren entsprechenden Farben angezeigt.

d.Einen anderen Arbeitszyklus auswählen und den selben Vorgang wiederholen.

18.Weisen Sie diesen Arbeitszyklus einem Ordner und/oder einer Entität zu.

19.Auf Speichern klicken, um die Erstellung des Arbeitszyklus zu bestätigen.

Beispiel der Berechnung des Jahresplanungssaldos:

•Nehmen wir einen Arbeitszyklus von 30:00.

•Die Mindestzeit des Jahresplanungskonto beträgt 30:00.

•Die Höchstzeit beträgt 40:00.

Der Mitarbeiter arbeitet 32:00, woraufhin sein Jahresplanungssaldo -3:00 beträgt.

Der Mitarbeiter arbeitet 39:00, woraufhin sein Jahresplanungssaldo +4:00 beträgt.

Der Mitarbeiter arbeitet 28:00, woraufhin sein Jahresplanungssaldo -5:00 beträgt.

Der Mitarbeiter arbeitet 42:00, woraufhin sein Jahresplanungssaldo +5:00 beträgt.

Assistent : Jahresziel

Die Referenzzeit wird im Bezug auf die Wochenanzahl, die wöchentliche Referenzzeit, die in der Registerkarte Einstellungen eingestellt wird, und eventuell im Bezug auf die Anzahl der Feiertage und die Anzahl der bezahlten Urlaubstage berechnet.

Die Zeit der Verteilung wird ebenso berechnet, nur wird nicht das Standard-Zeitprogramm dabei berücksichtigt, sondern die in der Jahresplanungs-Verteilung wöchentlich eingestellten Arbeitszyklen. Man kann die Berechnung durch einen Klick auf den Button  veranlassen.

1.Wählen Sie im Dropdown-Menü den Kalender Feiertage. Der Assistent zeigt die Anzahl der Stunden des Ziels ohne Feiertage an. Wenn Sie Feiertage im Ziel festgelegt haben, werden diese automatisch hier angezeigt.

2.Die Anzahl der bezahlten Feiertage für die Mitarbeiter, die diesem Arbeitszyklus zugeordnet sind, eingeben.

3.Gegebenenfalls die Tägliche Sollzeit ändern.

4.Auf Bestätigen klicken: die Referenz- und Verteilungszeiten werden aktualisiert.

 

Der Button Histogramm öffnet die Ansicht eines kleinen Graphen, der die Verteilung der Jahresplanung im Verhältnis zum Standard-Zeitprogramm und den für diese Periode eingestellten Arbeitszyklen darstellt.