Réservation de salles
Contents
Pour une majorité des bâtiments, l’outil le plus utilisé en réservation de salle est le calendrier Outlook®. Ce logiciel puissant permet de réserver un créneau avec des participants et une salle. Dans la pratique, nous constatons souvent que les salles ne sont pas forcément utilisées alors qu’elles sont réservées et inversement, certaines personnes perturbent des réunions en cours pour voir si la salle est disponible.
Kelio Réservation de salles est la solution à ces problèmes !
En effet, nous avons développé une passerelle entre Outlook® et Kelio pour optimiser votre gestion des salles. Votre fonctionnement actuel avec Outlook® ne change donc pas, Kelio Réservation de salles est juste là en complément du fonctionnement existant.
Grâce à ce complément, nous vous proposons d’équiper les accès à vos salles par des terminaux intelligents qui vous permettent d’effectuer une réservation en direct ou de diffuser de l’information sur la réservation en cours.
Simplifiez la gestion des réservations de vos salles de réunion et protégez votre matériel
Les réservations faites dans votre calendrier Outlook® sont synchronisées via le serveur Exchange avec Kelio. Vous pouvez donc consulter ces réservations sur les terminaux tactiles et depuis le planning des réservations dans l'exploitation. Depuis un terminal Visio X7, vous pouvez aussi réserver une salle directement ou après consultation de son planning. Vous y trouvez les informations clé d'un rendez-vous Outlook® classique. C'est-à-dire que vous pouvez y inviter des participants obligatoires et/ou facultatifs, renseigner un objet, le rendre privé ou non. Ces réservations sont à leur tour synchronisées avec le Calendrier Outlook® et les invités recevront une notification. Le grand avantage de la réservation de salles avec Kelio, c'est qu'après avoir paramétré les salles réservables dans le contrôle d'accès, le système gère automatiquement les droits d'accès des participants. Pas besoin de créer un planning particulier pour chaque réunion - le rendez-vous Outlook® suffit ! Et grâce aux vignettes des Kelio Apps, vous pouvez choisir quelles informations seront affichées sur les terminaux et quelles actions l’utilisateur pourra mener. À la fin d'une réunion, l'organisateur peut par exemple fermer la salle ce qui vous permet d'optimiser la gestion des salles en la libérant par rapport aux réelles occupations.  Principe de la réservation de salles avec Kelio |
Profils impactés par l'utilisation de la réservation de salles
Aux niveaux des droits utilisateurs, 4 profiles sont impactés par l'utilisation de la réservation de salles : Gestionnaire - Paramétrage accès pour la configuration technique des salles (fonctionnement des accès à la salle lors d'une réservation) Gestionnaire - Exploitation accès pour la consultation des réservations depuis le contrôle d'accès Gestionnaire - Temps et activités pour la configuration des vignettes sur les terminaux tactiles Salarié - Terminal pour l'utilisation de la réservation de salles sur les terminaux tactiles |
|
Vous avez la possibilité de renommer le terme "salle" à votre convenance. |
