Cette application, accessible depuis le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Carrière, vous aidera à historiser chronologiquement l’évolution de la carrière de vos salariés depuis leurs expériences professionnelles antérieures jusqu’à leurs mutations internes.

tog_minusContrat de travail

Dans le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Carrière > Contrat de travail, vous pouvez définir les informations relatives à l'engagement entre salarié et employeur. Il peut y avoir deux catégories d'employés, les salariés et les intérimaires. Ce module vous permet de gérer les deux de façon simple et efficace.

icn_info

Un employé est considéré comme intérimaire à deux conditions :

•il appartient à la catégorie de personnel Intérimaire

•il possède un contrat de travail de type Intérimaire

Ces deux notions peuvent être synchronisées de manière à ce que la création d’un contrat d’intérimaire affecte automatiquement la catégorie de personnel intérimaire (à condition que le droit utilisateur respectif soit activé.)

hmtoggle_plus1        Affecter un contrat de travail

1.Cliquer sur icn_plus pour ajouter un nouveau Contrat.

2.Saisir le Numéro de contrat les les Dates connues.

3.Sélectionner le Type de contrat. Le type de contrat sélectionné détermine les champs à renseigner nécessaires à la création de vos contrats.

4.Indiquer la Date de fin prévisionnelle le cas échéant.

Éléments contractuels

a.Indiquer Nature de contrat, Convention collective et Complément du contrat de travail (issus des champs système).

b.Renseigner des informations complémentaires sur le contrat comme le Motif de recours , la Personne remplacée, le Motif de la mission et l'Emploi occupé (issus des champs système).

c.Préciser s’il y a une Période d'essai et quand elle sera finie.

oSélectionner le contrat avec la date de début concernée dans la rubrique Contrats de travail.

oCocher Période d'essai.

oRenseigner la date de Fin et/ou de Renouvellement de la période d'essai. L'état de la période d'essai passe de À réaliser à En cous et à Effectué en fonction du contrat sélectionné.

oIndiquer la Durée (choix entre mois, semaines, jours) si vous le souhaitez.

d.Choisir les Caractéristiques du contrat (issus des champs système).

e.Indiquer la Quotité du travail et l'Équivalent temps plein.

a.Indiquer Nature de contrat, Agence intérimaire, Convention collective et Complément du contrat de travail (issus des champs système).  

b.Renseigner des informations complémentaires sur le contrat comme le Motif de recours , la Personne remplacée, le Motif de la mission et l'Emploi occupé (issus des champs système).

c.Préciser s’il y a une Période d'essai et quand elle sera finie.

oSélectionner le contrat avec la date de début concernée dans la rubrique Contrats de travail.

oCocher Période d'essai.

oRenseigner la date de Fin et/ou de Renouvellement de la période d'essai. L'état de la période d'essai passe de À réaliser à En cous et à Effectué en fonction du contrat sélectionné.

oIndiquer la Durée (choix entre mois, semaines, jours) si vous le souhaitez.

d.Choisir les Caractéristiques du contrat (issus des champs système).

e.Indiquer la Quotité du travail et l'Équivalent temps plein.

f.Indiquer la Date de fin du contrat.

g.Renseigner le Nombre d'heures hebdomadaires.

h.Indiquer le Taux horaire et le Coefficient. Le Taux facturé se calcule automatiquement sur la base de ces données.

icn_info

Après la création, vous pouvez Prolonger ou Clôturer le contrat simplement en quelques clics. La date de Fin initiale et le Nombre de prolongations seront automatiquement affichés.

Documents

5.Joindre un document en cliquant sur icn_plus. Éventuellement ajouter un commentaire.

Fin de contrat

6.Indiquer la Raison du départ avec un Commentaire si cette personne est dans la société provisoirement, par exemple. Cliquer sur icn_3 dots, puis sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments. Ceux-ci sont issus des champs système.

7.La Date limite du différentiel de paie est modifiable dans chaque contrat de travail affectés aux salariés.

8.Indiquer l'État du solde de tout compte. Ceux-ci sont issus des champs système.

9.Enregistrer.

10.Remplir éventuellement les Champs personnalisables.

11.Enregistrer.

hmtoggle_plus1        Ajouter un avenant au contrat

Les cas de passage de CDD à CDI ou passage à temps partiel sont fréquents. Afin de pouvoir gérer ces évolutions sans pour autant créer un nouveau contrat de travail dans Kelio à chaque fois, il faut que l'option logicielle Historisation des données du contrat de travail soit activée depuis le module Configuration.

Vous pouvez ajouter une évolution aux données suivantes :

•Nature de contrat

•Convention collective

•Complément contrat de travail

•Objet du contrat

•Temps de travail

•Facturation (pour un contrat de type Intérimaire)

1.Cliquer sur icn_3 dots, derrière la notion souhaitée puis sur icn_plus.

2.Indiquer la nouvelle Date de début.

3.Sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments.

4.Enregistrer et Valider.

5.Penser à Enregistrer l'ensemble à la fin.

Cliquer pour agrandir/réduire        Clôturer un contrat de travail

Pour tous les contrats salariés dont le statut est en cours, l'option Clôturer est disponible.

1.Sélectionner le salarié dans la liste (ou utiliser le mode groupé pour plusieurs personnes).

2.Cliquer sur Clôturer.

3.Indiquer la Date de fin de contrat.

4.Cliquer sur Clôturer le contrat horaire en cours afin de clôturer le contrat horaire automatiquement à cette même date.

5.Cocher la RAZ et sélectionner une RAZ personnalisée le cas échéant. Valider par un clic sur icn_validate. En cas d'erreur, supprimer la ligne créée par un clic sur icn_cross_blue.

6.Choisir l'état du Solde de tout compte dans le menu déroulant. Ceux-ci sont issus des champs système.

7.Valider. L'état du contrat de travail change en fonction de la date de fin :

a.Clôturé

b.Clôturé par anticipation

c.En cours avec clôture anticipée

hmtoggle_plus1        Suivi groupé des contrats

Lorsque vous passez en mode groupé, les contrats y sont listés avec leur état (période d’essai, en cours, prolongé, clôturé par anticipation, état du solde de tout compte ..) et cet état est affiché en couleur pour faciliter le traitement. Vous pouvez filtrer les contrats selon leurs états, selon s’ils se terminent ou commencent sur une période donnée.

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Affichez dans ce tableau les éléments qui vous intéressent en faisant un clic droit dans l'entête d'une colonne Afficher.

Grâce aux filtres et à l’information de l’état, vous pourrez ainsi facilement Solder, Prolonger ou Clôturer un ou plusieurs contrats.

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Les couleurs des différents états sont paramétrables.
tog_minusClassification

Le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Carrière > Classification sert aux affectations de catégorie professionnelle, statut professionnel, qualification et coefficient. Ces informations pourront être utilisées notamment comme critères de tri et de requête.

Ajouter / modifier une catégorie de personnel

1.Cliquer sur icn_3 dots pour renseigner/modifier la Catégorie de personnel (Salarié / Intérimaire) et sa Date de début.

2.Valider.

Supprimer une catégorie de personnel

1.Cliquer sur icn_3 dots.  

2.Sélectionner la ligne concernée.

3.Cliquer sur icn_dustbin.

4.Confirmer pour Oui.

5.Valider.

Ajouter / modifier une affectation de catégorie professionnelle, statut professionnel, qualification et coefficient

1.Cliquer sur icn_plus.

2.Sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments. Ceux-ci sont issus des champs système.

3.Renseigner la Date de début.

4.Confirmer votre choix par icn_validate.

5.Remplir éventuellement les Champs personnalisables.

6.Enregistrer.
tog_minusEmploi et compétences

Les emplois et compétences permettent d’affecter un emploi particulier et toutes les compétences voulues à chaque salarié dans sa fiche. Cette fonction vous permet de stocker une information complémentaire sur les salariés mais également de gérer les remplacements de personnel en tenant compte des niveaux des compétences des salariés dans Kelio Planification Pro.

Le menu Administration du personnel > Exploiter > Configurer > Carrière > Emploi et compétences a pour but de vous faciliter la gestion des emplois et des différentes compétences de chacun de vos salariés et de leurs niveaux. Le paramétrage se fait dans la partie Champs système et sert également pour la planification.

Emploi /Compétences

1.Cliquer sur icn_plus pour ajouter un emploi/une compétence ou sur icn_pencil pour les modifier (écrase l'élément actuel).

2.Sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments.

3.Renseigner la Date d'acquisition.

4.Pour les compétences, indiquer le Niveau et la Date de fin de validité.

5.Valider le changement par un clic sur icn_validate. En cas d'erreur, supprimer la ligne créée par un clic sur icn_cross_blue.

Langues

6.Cliquer sur icn_plus pour ajouter une langue et un niveau ou sur icn_pencil pour les modifier (écrase l'élément actuel).

7.Sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments. Ceux-ci sont issus des champs système.

8.Valider le changement par un clic sur icn_validate.

Fonctions

9.Cliquer sur icn_plus pour ajouter une fonction de représentant du personnel ou sur icn_pencil pour la modifier (écrase l'élément actuel).

10.Sélectionner via les menu déroulants icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots les différents éléments. Ceux-ci sont issus des champs système.

11.Valider le changement par un clic sur icn_validate.

Champs personnalisables

12.Remplir éventuellement les Champs personnalisables.

Documents / Commentaires

13.Ajouter les éléments de la même façon que décrite ci-dessus.

14.Enregistrer.

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Notions liées à des options commerciales
tog_minusHabilitations

Dans cet onglet, vous pouvez effectuez un suivi pour chaque collaborateur de toutes les accréditations nécessaires à son poste.

Habilitations

1.Cliquer sur icn_plus pour ajouter une nouvelle habilitation ou sur icn_pencil pour la modifier (écrase l'élément actuel).

2.Sélectionner le Motif via le menu déroulant icn_scrolling ou la sélection avancée icn_3 dots. La Catégorie sera automatiquement indiquée.

icn_info

Le paramétrage des Motifs se fait depuis Administration du personnel > Paramétrer > Habilitations.

Périodes de l'habilitations

3.Cliquer sur icn_plus pour et renseigner la Date d'obtention. Si vous avez renseigné une durée de validité lors de la création du motif, la Date d'expiration est automatiquement calculée. Sinon, vous pouvez la saisir. Le système calcule également la Date de début de la démarche de renouvellement.

4.Selon la configuration, préciser si la formation et la visite médicale sont effectuées.

5.Préciser si l'habilitation devra être renouvelée ou non.

6.Ajouter éventuellement un document.

7.

icn_infohelp

La génération d'un document publiposté se fait uniquement depuis Administration du personnel > Gérer > Habilitations (en option).

8.Valider.

9.Enregistrer.

10.Ajouter éventuellement un document.

11.Enregistrer.

icn_info

Pour la gestion des habilitations de façon groupée et les suivis périodiques avec alertes, utilisez l'écran dédié (en option).
tog_minusFormations

Cet écran vous présente l’ensemble des formations suivies par le salarié et celles qu’il souhaite faire. Grâce à ce suivi, vous pouvez facilement vérifier l’état des formations passées, en cours et prévues.

Pour ajouter une formation à la liste, il faut :

1.Cliquer sur icn_plus.

2.Renseigner l'Intitulé de la formation et sélectionner les dates de début et de fin.

3.Choisir le Statut (issu des champs système) dans le menu déroulant icn_scrolling.

4.Indiquer la Date de création de la demande.

5.Choisir s'il s'agit dune formation certifiante.

6.Renseigner le Libellé du stage et le Libellé de l'organisme de formation.

7.Indiquer les durées en jours et/ou en heures.

8.Ajouter éventuellement un Descriptif.

9.Si vous le souhaitez, attacher les documents clés de la formation tels que les lettres de convocation, feuilles de présence ou les diplômes obtenus.

10. Valider.

11. Enregistrer.

12. Ajouter éventuellement un document concernant les différents stages.

13. Enregistrer.

icn_info

Vous pouvez être averti de la prochaine formation par une alerte.
tog_minusEntretiens

Cet écran offre la possibilité d’ajouter des commentaires comme l’appréciation globale du responsable ou l’objectif principal du salarié et d’y attacher des pièces jointes comme des formulaires d’appréciation, feuille d’objectifs, etc.

Pour ajouter un entretien à la liste, il faut :

1.Cliquer sur icn_plus.

2.Renseigner le Libellé et sélectionner la Date de l'entretien.

3.Sélectionner le Type de l'entretien (Entretien professionnel ou Entretien d'évaluation) dans le menu déroulant.

4.Ajouter éventuellement des commentaires à cet entretien spécifique.

5.Lier un document à cet entretien spécifique en cliquant sur icn_paperclip et renseigner un Code du document.

6. Enregistrer.

 

Ajoutez un commentaire, un document et remplissez éventuellement les Champs personnalisables. Pensez à Enregistrer la saisie.

 

icn_info

Vous pouvez également renseigner la date du Prochain entretien avec le salarié.
tog_minusCV

Dans cet écran, vous pouvez retracer chronologiquement les connaissances de vos collaborateurs au travers de leurs diplômes et certificats scolaires. Indiquez le niveau d’études de chacun et attachez la copie d’un diplôme ou autres justificatifs.

1.Sélectionner le Niveau d'études (issu des champs système) dans le menu déroulant icn_scrolling.

Formation initiale

L'historique de la formation comprend plusieurs paramètres : l'année d'obtention, le diplôme, l'école, une pièce jointe ainsi qu'un commentaire.

2.Cliquer sur icn_plus pour renseigner les informations en saisie libre.

3.Valider par un clic sur icn_validate.

Expérience professionnelle antérieure

L'historique de l'expérience professionnelle antérieure comprend plusieurs paramètres : une date de début et de fin, une durée, la société, le lieu, le poste occupé, une pièce jointe ainsi qu'un commentaire.

4.Cliquer sur icn_plus pour renseigner les informations en saisie libre.

5.Valider par un clic sur icn_validate.

Si vous souhaitez attacher les documents clés de la formation comme diplômes et certificats scolaires, suivre ces instructions. Remplissez éventuellement les Champs personnalisables. Pensez à Enregistrer la saisie.
tog_minusRémunération

Les rémunérations dans Kelio peuvent être importées via une interface ou paramétrées manuellement par salarié.

Elles se séparent en deux catégories :

Historique des salaires

L'historique des salaires comprend plusieurs paramètres : une date de début et de fin, un salaire de base, un salaire brut, une variable sur salaire, un salaire net, un net à payer et un net imposable ainsi qu'un commentaire.

1.Cliquer sur icn_plus pour renseigner les informations en saisie libre.

2.Valider par un clic sur icn_validate.

Tableau des primes

La saisie de l’historique des primes comprend plusieurs paramètres : un libellé, une date de versement, une périodicité, une date de début et de fin, un montant, une rubrique de paie, un type de prime (issu des champs système) ainsi qu'un commentaire.

3.Cliquer sur icn_plus pour renseigner les informations en saisie libre.  

4.Valider par un clic sur icn_validate.

Ajoutez un commentaire, un document et remplissez éventuellement les Champs personnalisables. Pensez à Enregistrer la saisie.
tog_minusAutres informations

À cet endroit peuvent être regroupées diverses informations au travers des champs libres et prédéfinis que vous avez paramétrés auparavant pour cet écran. Pour ajouter des informations libres, double-cliquez dans le champ Valeur et saisissez la valeur. Pour les champs prédéfinis, il suffit de faire un choix dans le menu déroulant.

Vous pouvez également ajouter des Documents et des Commentaires.