Données applicatives

La date de prise en compte correspond à la date à partir de laquelle le collaborateur est connu par le système. Elle est accessible depuis le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Données applicatives > Prise en compte.

Il faut que l'option logicielle Synchroniser la prise en compte selon le contrat horaire soit activée pour que la synchronisation ait lieu lors de l’ajout, la modification ou la suppression d'un contrat horaire pour un salarié. La synchronisation se fait depuis le premier contrat horaire du salarié.

Le contrat horaire d’un salarié regroupe toutes les affectations et paramètres permettant au système Kelio de fournir pour chaque salarié les résultats attendus en accord avec son contrat de travail. Il est accessible depuis le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Contrat horaire.

Lorsque vous affectez un contrat horaire à un salarié, les informations qui apparaissent sont celles que vous avez précédemment enregistrées lors de la création de ce contrat horaire depuis le menu Temps & Activités > Paramétrer > Contrats horaires. Un contrat horaire par défaut est pré-affecté dès la création d’un salarié. Cela permet des créations de salariés simples et rapides.

Les particularités souhaitées pour chaque salarié sont ensuite saisies par exception. Ainsi vous pouvez apporter des modifications au contrat horaire, au cycle de travail qui lui est affecté. Vous pouvez également paramétrer différents calendriers, et autoriser certaines catégories d'heures supplémentaires, d'heures spéciales, de primes. Pour cela, saisissez ou modifiez les données dans les champs bleutés, puis cliquez sur Enregistrer.

       Détail du contrat horaire

Dans le contrat horaire on retrouve les affectations suivantes : Contrat horaire La durée de travail contractuelle du salarié Cette rubrique contient les informations sur le Taux de travail (en pourcentage), la Proportion de jours travaillés (pour le calcul de l'acquisition de congés), la Base horaire, le Type de base horaire et la Répartition de la base horaire. Pour modifier les informations sur la durée du travail, cliquer sur . •Le cycle de travail (Horaire à réaliser) •La configuration de calcul •Le calendrier de fins de périodes (pour adapter la période de calcul des résultats aux périodes de paie) Le programme de contrôles autorisé (permet de définir les anomalies à surveiller pour le salarié) Les programmes de contrôles de Kelio vous permettent de sauvegarder sous le libellé de votre choix un ensemble de contraintes afin de contrôler et définir les anomalies à surveiller pour un type particulier de salariés. Cette contrainte peut être générale ou appliquée par exception. Ce programme étant issu du contrat horaire, il ne peut être modifié ici. Si le libellé est affiché en gras et italique, il s'agit d'un programme affecté par exception. Les fonctions autorisées Sortie sans badgeage : Spécifiez si le salarié est autorisé à sortir sans badger. Dans ce cas, le système lui affecte automatiquement un badgeage de sortie à une heure déterminée. Cela nécessite un paramétrage horaire particulier. Absences automatiques : Spécifiez s'il existe des absences générées automatiquement pour lui en activant la case à cocher correspondante. La génération d'absences automatiques nécessite un paramétrage horaire particulier. Repos compensateur : Activez si besoin cette case à cocher si vous souhaitez que le système calcule le repos compensateur de ce salarié. Flexileave : Activez cette case à cocher si vous souhaitez que le système génère des absences flexileave pour ce salarié. Pour changer l'affectation des fonctions autorisées, cliquer sur . •Le cycle de télétravail (en cas de télétravail régulier) •Les heures supplémentaires périodiques Le calendrier de récupération Ce calendrier est paramétrable depuis le menu Temps & Activités > Paramétrer > Calendriers > Récupération. Cela permet de paramétrer des périodes sur l’année pendant lesquelles les employés vont faire des heures en plus. Ces heures seront stockées dans un solde de récupération et pourront être utilisées par la suite en cas d’absence, par exemple pour un pont. •Les compteurs autorisés Voir la liste des dates pouvant servir pour le contrôle de la cohérence de dates lorsque l'Assistant de saisie de dates est activé. Gestion de la présence Il existe différents modes de gestion de la présence pour un salarié. Ce mode est à définir individuellement. •Badgeages Les badgeages seront présentés par les heures d'entrées et de sorties dans l'écran de présence. •Badgeages automatiques •Badgeages issus des fiches d’activité période •Saisie de temps de présence Les signalements seront présentés par une case à cocher dans l'écran de présence. Pour les déclarations, la durée sera affichée. Si les salariés doivent indiquer si leur repos quotidien entre deux journées de travail a été respecté, cochez la case Déclaration des repos quotidien. Le temps de repos entre deux journées de travail est légalement fixé à 11 heures consécutives mais vous pouvez individuellement changer le Nombre d'heures affiché par défaut. Comme ces signalements sont pris en compte dans l’affichage en temps réel des Absents / Présents et le tableau témoin virtuel, le Signalement des départs sert pour les utilisateurs de l'Espace collaboratif. Ainsi, en quittant leur travail, ils peuvent indiquer leur départ afin d'être considérés absents. Pour générer automatiquement les temps de présence, le système se base soit sur le temps théorique de l’horaire soit sur les périodes de travail. •Signalement de présence •Signalement de présence et saisie de temps de présence Il est possible d’avoir un historique de tous les changements de mode de fonctionnement. Dans ce cas, lors d'une modification, cliquez sur et renseignez une date de début au lieu d'écraser le mode en cours. 1.Activer si besoin la case à cocher Actif en planification pour indiquer si le salarié doit être pris en compte dans Kelio Planification. 2.Activer si besoin la case à cocher Salarié géré en activité si le salarié doit être pris en compte dans Kelio Activités.

       Historique de changement et option RAZ

Le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Données applicatives > Anomalies et alertes permet de définir les anomalies et alertes à surveiller pour le salarié.

Les programmes de contrôles de Kelio vous permettent de sauvegarder sous le libellé de votre choix un ensemble de contraintes afin de contrôler et définir les anomalies et alertes à surveiller pour un type particulier de salariés. Cette contrainte peut être générale ou appliquée par exception. Pour changer l'affectation des contrôles, cliquer sur . Pour créer une contrainte spécifique, cliquer sur Personnaliser les contrôles.

Le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Données applicatives > Activités sert à paramétrer des informations liées à la gestion des activités du salarié.

1.Sélectionner si besoin la Tâche, le Centre de charges et le Client par défaut du salarié ainsi que la date de début d’affectation en cliquant sur .

2.Valider.

3.Définir si besoin la Génération automatique de cette activité pour le salarié ainsi que la date de début d’affectation en cliquant sur . Elle sera prioritaire sur l’activité par défaut du service du salarié.

4.Affecter éventuellement un Taux horaire en cliquant sur , puis sur . Indiquer la Date de début et sélectionner le taux via le menu déroulant. Valider le changement par un clic sur . En cas d'erreur, supprimer la ligne créée par un clic sur .

5.Enregistrer.

6.Remplir éventuellement les Champs personnalisables.

Vous pouvez définir le Calendrier des jours fériés appliqué par défaut pour ce salarié en cliquant sur en haut à droite de l'écran. Renseignez la date d’application et sélectionnez le calendrier dans le menu déroulant via .

Il est possible d’ajouter un jour férié ou un jour de pont dans le planning d’un salarié. Ceci permet par exemple d’ajouter un jour férié à un salarié qui travaille dans un pays ou une région différente des autres salariés et qui bénéficie d’un jour férié supplémentaire.

Ajouter un jour férié dans le planning

1.Ouvrir la liste des salariés.

2.Sélectionner le salarié dans la liste.

3.Aller dans le menu Temps & Activités > Exploiter > Configurer > Données applicatives > Calendrier de jours fériés.

4.Double-cliquer sur le jour correspondant au jour férié ou au jour de pont à ajouter dans le calendrier.

5.Sélectionner le type de jour à créer (Jour férié fixe, Jour férié mobile, Jour de pont, Jour normal).

6.Dans le cas du jour férié ou du pont, préciser s’il est Travaillé ou Non travaillé, Non payé, Payé ou Payé et effectif.

7.Sélectionner la façon du Paiement de ce jour.

8.Activer si besoin la case à cocher Hors objectif de modulation pour que ce jour n’entre pas dans le calcul de la modulation.

9.Préciser si cette journée doit être prise en compte dans le Calcul des heures supplémentaires exonérées.

10.Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer le jour créé.