<< Click here to display Table of Contents >> Tijdregistratie > Instellen:

Geavanceerde functies

Contents

De overdrachtsbestanden dienen om de tellers te initialiseren en om specifieke berekeningen te maken. Er zijn diverse toepassingen mogelijk met de berekeningen. De model-overdrachtsbestanden zijn bereikbaar via het menu Tijden & Activiteiten > Instellen > Geavanceerde functies > Model teller berekeningen. Er bestaan 2 types van overdrachtsbestanden:

•De modelbestanden, die u aanmaakt via het menu Tijdsregistratie > Instellen, waar ze worden opgeslagen om ze voor eender welke werknemer te kunnen gebruiken

•de individuele bestanden, die voor een bepaalde werknemer worden gecreëerd en alleen voor deze laatste worden gebruikt.

Modelberekeningen

Het is mogelijk om de meeste tellers van het systeem aan te passen.

De oorspronkelijke teller moet uniek zijn, maar er kunnen verschillende bestemmingstellers zijn. Het overdrachtsbestand kan over het algemene resultaten of een tussentijds resultaat gaan (wekelijks resultaat, periodiek resultaat, ...), dankzij de volgorde van uitvoering. U kunt overdrachtsvoorwaarden toevoegen (minimaal vereist, vaste waarde). De over te dragen waarde kan worden vermeerderd of verminderd volgens een instelbare parameter.

Samengevat kan het merendeel van de speciale berekeningen die men kan vragen aan Kelio worden opgelost dankzij aangepaste overdrachtsbestanden. U kunt mappen aanmaken waarin u vervolgens de modellen van de overdrachtsbestanden kunt categoriseren. Deze maakt u aan door rechtsklikken op het organigram van de hoofdmappen (filterveld linksonder in het scherm), Mappen aanmaken.

Voorbeeld:

We nemen een eenvoudig voorbeeld om dit te verklaren. Het Kelio-systeem kan alle uren gepresteerd tussen 35:00 en 39:00 in een teller apart zetten, dankzij een overurenteller. Aan het einde van elke week hebben we dus een teller die alle uren gepresteerd tussen 35:00 en 39:00 bevat.

We willen dat deze uren elke week tot 125 % worden verhoogd en vervolgens in het recuperatiesaldo worden gezet zodat de werknemers afwezigheden van deze soort kunnen opnemen.

Een model-overdrachtsbestand aanmaken

1.Klik op of maak vanuit de lijst met bestaande bestanden een rechterklik op Toevoegen.

2.Voer een Omschrijving in voor dit overdrachtsbestand.

3.Voeg indien nodig een Opmerking toe die u zal helpen om het bestand beter te begrijpen.

Tabblad Functie

a.Selecteer het uit te voeren Soort functie. Hier kiest u een geconditionneerde overdracht die u in staat zal stellen om een lage en een hoge limiet in te stellen voor de over te dragen uren.

b.Selecteer de Oorspronkelijke teller die moet worden afgekapt. Hier kiest u de de overurenteller voor de week door te klikken op achter de originele teller.

c.Klik op de toets om de teller(s) te selecteren op dewelke de uren zullen worden overgedragen, Bestemmingstellers. Het bestand kan niet worden goedgekeurd als geen enkele teller werd ingevuld.

d.Activeer het vakje Overgedragen waarde afgetrokken van de oorspronkelijke teller opdat de uren geen 2 keer zouden worden uitbetaald.

e.De over te dragen uren bepalen. Hier kiest u Meer dan met de limieten meer dan 0 uren.

f.Een vermeerderings- of delingscoëfficiënt bepalen voor de over te dragen uren. Als u wilt dat de uren aan 125% worden uitbetaald, kiest u voor een vermeerderingscoëfficiënt van 1,25.

g.Geef eventueel op of het resultaat moet worden afgerond. Voor elk van deze afrondingen moet u de waarde preciseren alsook de tolerantie, die u in staat stelt om te bepalen wat de limiet is om over te gaan op de naar boven afgeronde waarde. (Beschikbaar voor de typen overdracht met afkapping, voorwaardelijke overdracht, overdracht van een waarde, som van de tellers en verschil van de tellers)

Tabblad Voorwaarden

a.Een voorwaarde instellen. Een teller Betaald week bijvoorbeeld, met behulp van de toets tegenover Als de teller, vervolgens de voorwaarde hoger dan 35 uren die de overdracht zal starten.

b.Het activeren van Operator stelt u in staat om een tweede voorwaarde toe te voegen.

Tabblad Organisatie van berekeningen

a.Bepaal of alleen het Gepresteerd zal beïnvloed worden door de overdracht of eveneens het Gepland; dit zal u in staat stellen om de toekomstige berekening van de saldi van de eindtellers uit te voeren.

b.Kies het Ogenblik van berekening; meestal zal men kiezen voor In het totale resultaat maar het is ook mogelijk om de overdracht uit te voeren vóór bepaalde berekeningen.

c.Gebruik de pijltjes rechts onderaan het scherm om indien nodig de volgorde van het uitvoeren van de overdrachtsbestanden in de berekeningsketen te wijzigen.

4.Activeer het selectievakje Weergeven in de rapporten als u een icoon wilt weergeven in de rapporten dat aantoont dat een overdrachtsbestand werd toegepast.

5.Volg deze instructies om dit bestand aan een hoofdmap toe te voegen.

6.Klik op de knop Opslaan om het aanmaken van het bestand te bevestigen.

Een model-overdrachtsbestand toewijzen

Saldoberekeningen

De telleroverdrachtsbestanden zijn bereikbaar via het menu Tijden & Activiteiten > Instellen > Geavanceerde functies > Teller overdrachten. Met deze functie kan de werknemer via de medewerkersomgeving zijn eigen verdeling van waarden, resultaten,... over zijn verschillende tellers indienen ter goedkeuring en / of verlof uren of -dagen rechtstreeks overdragen naar een andere werknemer.

De werknemer zal bijvoorbeeld in staat zijn om:

•het aantal uren kiezen dat hij uitbetaald wil krijgen van zijn verworven overuren

•zijn saldo van betaald verlof overdragen naar zijn tijd-spaarrekening (TSR)

•zijn verplaatsingstijden omzetten in compensatieverloftijden

•afvaardigingsuren schenken aan een plaatsvervanger

•enz.

Individueel overdrachtsbestand

Voorbeeld 1:

Een werknemer vraag een overdracht van 3 uur aan van zij Overurenteller naar zijn Recuperatieteller. De beheerder kan dan:

•goedkeuren en de overdracht van 3 uur naar de Recuperatieteller uitvoeren.

•veranderen in 2 uur en de overdracht naar de Recuperatieteller uitvoeren.

•weigeren.

Via Mijn Kelio kan de werknemer een overdracht uitvoeren door een soort overdracht te kiezen. Als de aanvraag is aangemaakt, wordt een bevestigingsvenster weergegeven. Mogelijk wordt een waarschuwingsbericht weergegeven als de aanvraag niet voldoet aan een van de vooraf ingestelde uitvoeringsvoorwaarden. De verantwoordelijke van deze werknemer wordt dan via e-mail verwittigd van deze aanvraag en kan deze goedkeuren, wijzigen of weigeren.

Overdracht naar een andere persoon

Voorbeeld 2:

Een werknemer wil 3 uur van zijn saldo van afvaardigingsuren schenken aan een vervangende collega.

Via Mijn Kelio kan de werknemer een overdracht uitvoeren en rechtstreeks de betreffende persoon kiezen. De ontvangende werknemer van de schenking ontvangt een informatieve e-mail om hem van de overdracht in kennis te stellen. Dit soort overdracht kan al dan niet ter goedkeuring aan een manager of beheerder worden voorgelegd.

Een saldo-overdracht aanmaken

1.Klik op of klik met de rechtermuisknop vanuit de lijst met bestaande bestanden Toevoegen.

2.Voer een Omschrijving in voor dit overdrachtsbestand.

3.Voeg indien nodig een Opmerking toe die u zal helpen om het bestand beter te begrijpen. De tekst wordt weergegeven in Mijn Kelio wanneer de werknemer de aanvraag doet.

Tabblad Parameters van de overdracht

a.Selecteer de Soort overdracht. Individueel (zie voorbeeld 1) of Overdracht naar een andere persoon (zie voorbeeld 2).

b.Selecteer de af te kappen teller door te klikken op de knop tegenover de Oorspronkelijke teller.

c.Voeg eventueel Voorwaarden voor de uitvoering toe opdat de werknemer tijdens zijn aanvraag op de hoogte gesteld of zelfs geblokkeerd wordt als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan.

d.Selecteer de teller waarop de waarden zullen worden overgedragen door te klikken op de knop tegenover de Bestemmingsteller.

e.Voeg eventueel Voorwaarden voor de uitvoering toe opdat de werknemer tijdens zijn aanvraag op de hoogte gesteld of zelfs geblokkeerd wordt als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan.

f.Bepaal de Over te dragen waarde.

g.Vink het selectievak Waarde aftrekken van de oorspronkelijke teller aan opdat de uren niet twee keer worden meegeteld.

h.Als u dit wenst, kunt u de over te dragen waarde begrenzen tussen twee drempels.

i.Bepaal een Vermenigvuldigingscoëfficiënt voor de over te dragen uren: bv., als u wilt dat de uren voor 125% worden uitbetaald, kiest u een vermenigvuldigingscoëfficiënt van 1,25.

j.Voor een individueel bestand selecteert u een Verwerkingsperiode:

k.Voor een overdracht naar een andere persoon selecteert u de ontvangers die gemachtigd zijn om schenkingen te ontvangen. U heeft de keuze uit een of meer werknemers, een populatie of een groep personen.

l.Geef aan of de overdracht naar een andere persoon ter goedkeuring wordt voorgelegd.

m.Alle bestanden met telleroverdrachten aan een derde uitgevoerd, kunnen anoniem worden gemaakt. Vink het selectievak Identiteit van de verstrekker niet zien aan. De door de begunstigde ontvangen e-mail bevat dan niet de naam van degene die de schenking heeft gedaan.