HR-Prozesse

Um einen Prozess individuell zu starten, gehen Sie zum Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > HR-Prozesse > Programmierte Prozesse:

1.Wählen Sie die betroffene Einheit oder sogar Person , mit vergangener, gegenwärtiger oder zukünftigerBerücksichtigung.

2.Um einen neuen Prozess zu programmieren, klicken Sie auf .

3.Wählen Sie den HR-Prozess im Dropdown-Menü oder über den Button .

4.Geben Sie Datum und Uhrzeit des Starts an.

5.Wählen Sie die Startoption(en) im Dropdown-Menü oder über den Button . Wenn das Modell keine Optionen beinhaltet, ist dieses Feld ausgeblendet.

6.Übernehmen.

7.Auf dem Bildschirm wird eine Liste der für diesen Prozess definierten Aufgaben angezeigt. Durch Doppelklicken auf eine Aufgabe wird das Symbol angezeigt und Sie können Zusatzinformation für die Aufgabe hinzufügen. Bestätigen Sie und speichern Sie durch einen Klick auf .

8.Starten.

Das System zeigt an, dass der Prozess erfolgreich erstellt wurde. Fenster schließen. Der Prozess befindet sich nun in der Phase Geplant.

Der Abbruch eines Prozesses erfolgt über das Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > HR-Prozesse > Programmierte Prozesse. Wählen Sie den Prozess aus der Liste und klicken Sie unten rechts im Bildschirm auf Prozess abbrechen. Alle Aufgaben werden abgebrochen, und der Prozess wird in die Phase Abgebrochen versetzt.

Die Überwachung der gestarteten Prozesse erfolgt über das Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > HR-Prozesse > Programmierte Prozesse.

•Der Status zeigt an, in welcher Phase sich der Prozess befindet (siehe Legende).

•Der Fortschritt zeigt Ihnen, wie viele Aufgaben bereits bearbeitet wurden und was noch zu tun ist.

•Die Spalte Abweichungen zeigt Warnungen für:

o Prozesse mit Aufgabe(n), die Fehler bei der Zielperson haben

o Prozesse mit überfälliger(n) Aufgabe(n)

•Ein Klick auf in der Spalte Details öffnet die Details des Prozesses. Alle Aufgaben werden mit Status, Datum, Details usw. aufgelistet. Sie können diese Aufgaben direkt in dieser Bildschirmansicht bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Den Fortschritt der Aufgaben verfolgen.

Je nach Status des Prozesses können Sie entweder den Prozess abbrechen oder ihn Löschen (siehe Legende).

Die Überwachung der gestarteten Aufgaben erfolgt über das Menü Personalverwaltung > Nutzen > Verwalten > HR-Prozesse > Zugewiesene Aufgaben.

•Der Status zeigt an, in welcher Phase sich die Aufgabe befindet (siehe Legende).

•Der Fortschritt zeigt Ihnen, wie viele Aufgaben bereits bearbeitet wurden und was noch zu tun ist.

•Die Spalte Abweichungen zeigt Warnungen für:

o Prozesse mit Aufgabe(n), die Fehler bei der Zielperson haben

o Prozesse mit überfälliger(n) Aufgabe(n)

Details zur Aufgabe

Ein Klick auf in der Spalte Details öffnet die Details der Aufgabe. Alle Aufgaben werden mit ihrem Status, dem geplanten Anfangs- und Enddatum, ihren Details usw. aufgeführt.

Informationen

Diese Registerkarte zeigt eine Zusammenfassung der Informationen zur Konfiguration der Aufgabe, einschließlich des URL-Links und der bei Erstellung der Aufgabe auf der Registerkarte Informationen eingegebenen Anweisungen, von einem Verwalter eingegebene Zusatzinformation. Außerdem werden Daten aus der Mitarbeiterdatei angezeigt.

Verarbeitung

Diese Registerkarte enthält die für diese Aufgabe angeforderten Informationen (Auszufüllende Felder, Erforderliche Dokumente und Freiwillige Dokumente).

Kommentar

Diese Registerkarte enthält die Kommentare des Empfängers. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf und tippen Sie in das grau unterlegte Feld Bestätigen Sie mit . Speichern.

Aktionen für eine Aufgabe

Je nach Status der Aufgabe können Sie mehrere Aktionen ausführen, wenn Sie eine Aufgabe auswählen.

•Geplant - Neu zuweisen

•Geplant - Zur Bearbeitung freigeben

•Geplant - Beenden

•Zu bearbeiten - Neu zuweisen

•Zu bearbeiten - Übernehmen

•Zu bearbeiten - Beenden

•Zu bearbeiten - Aufgabe abbrechen

•Übernommen - Neu zuweisen

•Übernommen - Beenden

•Beendet - Keine Aktion

•Abgebrochen - Keine Aktion

Zur Bearbeitung freigeben - Start einer Aufgabe erzwingen, deren Stichtag in der Zukunft liegt (nur möglich, wenn alle damit verbundenen vorherigen Aufgaben geplant sind)

Neu zuweisen - Empfänger ändern

Übernehmen - Übernahme der Aufgabe (diese Aktion kann von einem Verwalter durchgeführt werden, auch wenn er nicht die Zielperson der Aufgabe ist)

Beenden - Eine Aufgabe beenden (diese Aktion kann von einem Verwalter durchgeführt werden, auch wenn er nicht der Empfänger der Aufgabe ist oder sie übernommen hat)

Abbrechen - Eine laufende Bearbeitung abbrechen

Sie können auch für eine gewählte Periode die Liste der Prozesse mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig einsehen. Zu diesem Zweck müssen Sie:

1.Die Mitarbeiterliste öffnen.

2.Auf die Strg-Taste der Tastatur drücken und auf die Mitarbeiter klicken, die Sie auswählen möchten, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten, oder einfach das Kästchen vor dem Namen jedes Mitarbeiters aktivieren.

3.Auf die Schaltfläche klicken, die daraufhin beginnt zu blinken.

4.Sie gelangen zu einer Gesamtansicht der Prozesse. Der Filter erleichtert die Navigation.

Einen Prozesses für mehrere Mitarbeiter erstellen

5.Klicken Sie auf , um einen Prozess hinzuzufügen.

6.Folgen Sie den Anweisungen zum Starten eines Prozesses.

7.Starten.

Gruppierte Aktionen an Aufgaben

8.Je nach Status der Aufgaben können Sie diese Aktionen durch Auswahl mehrerer Aufgaben aus der Liste ausführen.

9.Beenden, Zur Bearbeitung freigeben, Aufgabe abbrechen, Übernehmen, Neu zuweisen.

Zur Nutzung der Vorsorgeuntersuchungen müssen Sie die folgenden Optionen des Profils Verwalter - Personalverwaltung genehmigen.

•Nutzen > Verwalten > HR-Prozesse zur Verwaltung der HR-Prozesse.

Damit der Empfänger Nachrichten über anstehende Aufgaben erhalten kann, muss er dazu im Profil Mitarbeiter - Benutzerbereich berechtigt werden.

•HR-Anwendungen > HR-Prozesse > Benachrichtigung per E-Mail über anstehende Aufgaben

Damit der Empfänger Benachrichtigungen über das Portal erhält, muss die Option in der Kachel Benachrichtigungen in seinem Profil Benutzer - Portal aktiviert werden.