Ändern der Zeitprogramme und Tätigkeiten

Wenn die Ansicht „von Datum bis Datum“ aktiviert ist, können Sie auf folgende Weise für jeden Mitarbeiter punktuelle Änderungen durchführen:

1.Aktivieren Sie die Zeitprogramme in der Symbolleiste.

2.Führen Sie einen Doppelklick oder einen Rechtsklick auf dem zu ändernden Tageszeitprogramm aus. Eine Liste der Auswahlmöglichkeiten wird auf dem Bildschirm angezeigt.

3.Klicken Sie auf den Link Zeitprogramm anzeigen, um auf die Details der verschiedenen Flugplanen des ausgewählten Tags zuzugreifen.

Das Fenster zur Verteilung der Arbeitsperioden wird angezeigt. Sie ermöglicht eine grafische Darstellung der Arbeitsperioden (oberer Teil) sowie der unterschiedlichen Anfangs- und Endzeiten jeder Periode. Hier haben Sie folgende Möglichkeit:

•Das Tageszeitprogramm des Mitarbeiters mithilfe des Dropdown-Menüs oder mit einem Klick auf für den ausgewählten Tag ändern.

•Die Sollzeiten des Tages mit Hilfe der Richtungspfeile vergrößern oder verkleinern. Wenn Sie das Kästchen Stammt aus den Arbeitsperioden markieren, folgt die Sollzeit automatisch den Änderungen der Arbeitsperioden.

•Die Anfangs- und Endzeiten der Arbeitsperioden ändern oder neue hinzufügen (Erstellen zusätzlicher Arbeitsperioden).

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Es ist auch möglich, ein Zeitprogramm in der Stundenansicht zu ändern (siehe unten). Das hat den Vorteil, dass man ihn grafisch darstellen kann, so dass man eine Gesamtansicht akker Mitarbeiter für den Tag erhält. Jede Änderung löst eine Neuberechnung aus.

4.Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu bestätigen. Das Tageszeitprogramm wird dann entsprechend den neu eingegebenen Informationen geändert

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Die Änderung dieses Zeitprogramms betrifft nur diesen einen Tag und den betreffenden Mitarbeiter.

Um sich den Variationen Ihrer Planungen anzupassen, kann es manchmal von Nutzen sein, die Zeitprogramme eines Mitarbeiters zu ändern. Wenn die stündliche Ansicht aktiviert ist, können Sie auf folgende Weise für jeden Mitarbeiter punktuelle Änderungen durchführen:

1.Aktivieren Sie die Zeitprogramme in der Symbolleiste.

2.Wählen Sie Uhrzeit im Menü Ansicht in der Werkzeugleiste.

3.Klicken Sie auf vor den Namen der Person, um in den erweiterten Modus zu wechseln.

4.Das Zeitprogramm anklicken, das Sie ändern möchten. Sie werden dieses Kreuz sehen, mit dem Sie die Arbeitsperiode nach rechts oder links verschieben können:

Hour mode_1

Dieser Zeitplan wurde von 9:00 Uhr auf 8:30 Uhr verschoben. Die Endzeit wurde automatisch angepasst.

5.Sie können das gleiche mit den Tastenkombinationen Strg + Pfeile tun. Wenn sich die Maus im Zeitprogramm dem Ende einer Arbeitsperiode nähert, wird ein Doppelpfeil angezeigt. Mit seiner Hilfe kann man die ausgewählte Arbeitsperiode vergrößern oder verkleinern:

Hour mode_2

Diese Arbeitsperiode wurde von 9:00 Uhr auf 10:00 Uhr reduziert.

Sie können das gleiche mit den Tastenkombinationen Strg + Umschalttaste + Pfeile tun. Um zurückzugehen, können Sie die Tastenkombination Strg-Z verwenden oder mit der rechten Maustaste in das Zeitprogramm klicken, Zurück zu den ursprünglichen Arbeitsperioden.

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Um die Zeitskala an Ihre Bedürfnisse anzupassen, können Sie das Menü verwenden. Die Genauigkeit der Grafikeingabe hängt jedoch von den Einstellungen ab, die Sie in den allgemeinen Optionen der Planung vorgenommen haben.

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Die Änderung dieses Zeitprogramms betrifft nur diesen einen Tag und den betreffenden Mitarbeiter. Um die Zeitprogramme mehrerer Personen auf einmal zu ändern, siehe hier.

Wenn mehrere Mitarbeiter von einer Änderung des Zeitprogramms betroffen sind, kann es mühsam sein, ihre Arbeitsperioden einzeln zu ändern. Um keine unnötige Zeit zu verlieren, können Sie die Funktion Massenänderung der Arbeitszeiten nutzen.

1.Aktivieren Sie die Zeitprogramme in der Symbolleiste.

2.Wählen Sie einen oder mehrere aufeinanderfolgende Tage (oder Teile von Tagen) per Drag&Drop in der Planung für eine oder mehrere Personen aus.

3.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Massenänderung von Arbeitsperioden.

4.Bearbeiten oder Hinzufügen von Personen über das Menü .

5.Die betroffenen Daten auswählen.

6.Es gibt zwei Möglichkeiten:

A.Es handelt sich um die gleichen Arbeitsperioden:

1.Die Anfangs- und Endzeiten der Arbeitsperioden ändern oder neue hinzufügen (Erstellen zusätzlicher Arbeitsperioden).

2.Bestätigen.

B.Es handelt sich um unterschiedliche Arbeitsperioden:

1.Die zu ändernden Elemente auswählen.

3.Entweder werden alle Perioden um eine bestimmte Anzahl von Stunden verschoben.

4.Oder es werden nur bestimmte Perioden verschoben.

5.Bestätigen.

In der Datum-bis-Datum-Ansicht und mit der Option Analytics können Sie für jeden Mitarbeiter wie folgt punktuelle Änderungen vornehmen:

1.Aktivieren Sie die Tätigkeiten in der Symbolleiste.

2.Führen Sie einen Doppelklick oder einen Rechtsklick auf der zu ändernden Aktivität aus. Eine Liste der Auswahlmöglichkeiten wird auf dem Bildschirm angezeigt.

3.Klicken Sie auf den Link Aktivität anzeigen, um auf die Details der verschiedenen Aktivitäten des ausgewählten Tags zuzugreifen. Hier haben Sie folgende Möglichkeit:

•Ändern von Aufgabentyp, Kostenstelle oder Client mit dem Button

•Ändern der Dauer der Tätigkeit, der Kostenstelle und des Clients

•Hinzufügen einer Tätigkeit per Klick auf den Button

•Löschen einer Tätigkeit durch einen Klick auf den Button .

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Sie bearbeiten etwas Geplantes: Die Auswirkung der Planung auf die Ausführung hängt von der Automatischen Erstellung der Tätigkeit.

Werden sämtliche Tätigkeiten eines vergangenen Tages gelöscht und gilt eine Regel der automatischen Erstellung für den Mitarbeiter, dann und nur dann, erstellt das System wieder automatisch die Standardtätigkeit und die vor Tagesende geplanten künftigen Tätigkeiten.

4. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu bestätigen. Die so geänderten Aktivitäten werden dann aufgrund der neu eingegebenen Informationen geändert.

Wenn die Ansicht „von Datum bis Datum“ aktiviert ist, können Sie auf folgende Weise für jeden Mitarbeiter punktuelle Änderungen durchführen:

1.Aktivieren Sie die Telearbeit in der Symbolleiste.

2.Führen Sie einen Doppelklick oder einen Rechtsklick auf den zu ändernden Grund für Telearbeit aus. Eine Liste der Auswahlmöglichkeiten wird auf dem Bildschirm angezeigt.

3.Klicken Sie auf den Link Telearbeitsdatei anzeigen, um auf die Details des ausgewählten Tags zuzugreifen.

4.Die verschiedenen Einstellungen eingeben oder ändern:

•Grund für Telearbeit,

•Periode der Telearbeit,

•Kommentar,

•Angerechnete Zeit pro Abwesenheitstag.

5.Speichern und dann Schließen.

Mit Kopieren und Einfügen können Sie geplante Perioden (aus Zeitprogrammen, Telearbeit, Abwesenheiten und Aktivitäten) kopieren, um sie in eine andere Periode und eventuell in andere Mitarbeiter einzufügen. Um eine geplante Periode zu kopieren, müssen Sie:

1.Wählen Sie einen oder mehrere geplante Tage für einen oder mehrere Mitarbeiter im Planungsraster aus.

2.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Periode und klicken Sie auf Kopieren oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg-C.

3.Klicken Sie auf den ersten Tag der Periode, in der Sie die geplanten Zeitprogramme einfügen möchten.

4.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Periode und klicken Sie auf Einfügen oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg-V.

Im Gegensatz zur Pipette werden beim Kopieren von geplanten Elementen alle an dem/den ausgewählten Tag(en) vorhandenen Elemente übernommen. Das heißt, wenn Sie nur Zeitprogramme kopieren wollen, müssen Sie alle anderen Elemente in der Werkzeugleiste deaktivieren. Um zu überprüfen, welche Elemente einem Mitarbeiter zugeordnet sind, empfiehlt es sich, in den erweiterten Modus zu wechseln, der alle Informationen anzeigt. Auf diese Weise können Sie Elemente deaktivieren, die Sie nicht kopieren möchten.

Beim Einfügen werden die den Mitarbeitern bereits zugeordneten Elemente durch die von Ihnen eingefügten Elemente überschrieben.

Wenn Sie die Abwesenheitsanzeige deaktiviert haben und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, erhalten Sie die Meldung, dass Sie ein Element an dem Tag planen, an dem eine Abwesenheit beantragt wurde.

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In der Halbtagesansicht ersetzt das System, auch wenn nur ein halber Tag ausgewählt ist, die Elemente des ganzen Tages durch diese Auswahl.

Um zurückzugehen, können Sie die Tastenkombination Strg-Z verwenden oder mit der rechten Maustaste in das Raster klicken, Löschen. Sie haben die Wahl, die Daten für einen Tag oder für die gesamte ausgewählte Periode zu löschen. Markieren Sie in diesem Fall das Kästchen oben rechts im Fenster, um alle auszuwählen.