Gestion des plannings postés

Pour créer un nouveau poste, vous devez :

1.Ouvrir l'onglet Postes en cliquant sur et ensuite Personnaliser.

ou

Faire un clic droit dans la liste des postes Gestion des postes.

2.Cliquer sur et ou pour copier une configuration existante.

3.Saisir un Libellé pour le poste.

4.Sélectionner le Type du poste (travail, absence, repos, etc.) dans la liste déroulante. Sept choix sont possibles : 

•A planifier : on identifie les gens non planifiés en leur mettant Aucun dans une des rubriques de la configuration

•Absence / mission : on compte les salariés qui sont sur le/les motif(s) d'absence sélectionné(s),

•Activité : on compte les salariés qui sont sur la/les activité(s), le/les centre(s) de charges et le/les client(s) sélectionné(s),

•Astreinte : on compte les salariés qui sont sur la/les astreinte(s) sélectionnée(s),

•Disponibilité : on compte les salariés qui sont sur le/les horaire(s) de disponibilité sélectionné(s),

•Repos : on compte les salariés qui sont sur le/les horaire(s) de repos sélectionné(s),

•Travail : on compte les salariés qui sont sur le/les horaire(s) de travail sélectionné(s).

5.En fonction du type de poste choisi, sélectionner les éléments de la même manière que les horaires (voir étape 6).

Configuration du poste

Activités et horaires réguliers

ou

Activités et horaires issus d'une semaine type - sert à gérer des postes de travail ayant une organisation hebdomadaire fixe et complexe

6.Préciser si le résultat (besoins et couverture des besoins) doit être exprimé en heures, en nombre de ressources physiques ou en nombre de ressources au prorata de la présence.

7.Toutes les personnes qui répondent aux critères du poste sont automatiquement affectées dessus. Sélectionner Affectation unique si le salarié ne doit pas être comptabilisé sur d’autres postes de même nature.

8.Définir éventuellement une Période d'utilisation du poste en indiquant date de début et date de fin. Un poste hors période d'utilisation sera hachuré à l'écran.

Conditions d'affectation du poste

9. Dans le tableau du haut, cliquer sur le bouton , puis à l'aide des listes déroulantes, préciser Emploi et/ou Compétence requis pour les ressources utilisables à ce poste.

10. Cocher les éléments dans l'ordre de leur Priorité pour l'affectation automatique. Valider.

11. Dans le tableau du bas, indiquer si toutes les conditions doivent être réunies ou au moins une. Cliquer sur le bouton , puis à l'aide des listes déroulantes, préciser les Champs personnalisables et leur Valeur.

12. Cocher les éléments dans l'ordre de leur Priorité pour l'affectation automatique. Valider.

13. Autorisations

14. C'est ici qui'il faut définir les conditions qui vont orienter la réponse proposée par l’affectation automatique. Cliquer sur le bouton , puis sélectionner les salariés favoris pour ce poste dans l'ordre de leur Priorité ou indiquer les Personnes non autorisées et une période de validité. Valider.

15. Enregistrer la création du poste.

Pour modifier un poste, un double clic sur son libellé ou un clic droit puis un clic sur Gestion des postes ouvrent la fenêtre de paramétrage du poste. On peut ensuite procéder à des modifications que l’on valide par un clic sur le bouton Enregistrer.

Il est possible de supprimer un poste. Pour cela, un double clic sur son libellé ou un clic droit puis un clic sur Gestion des postes ouvrent la fenêtre de paramétrage du poste. On peut ensuite procéder à la suppression par un clic sur .

Dans le planning des postes, la création d’une variable est très similaire à celle depuis la vue du planning des salariés.

1.Ouvrir l'onglet Variables d'exploitation en cliquant sur et ensuite Personnaliser.

ou

Faire un clic droit dans la liste des postes Gestion des variables d'exploitation.

2.Cliquer sur et ou pour copier une configuration existante.

3.Renseigner un Libellé et un Abrégé.

4.Choisir la Visibilité.

•Toutes visu signifie que la valeur est affiché quel que soit le mode de visualisation dans lequel on se trouve. Afin d'affiner l'affichage de la variable au plus près de vos besoins, sélectionner le mode qui vous convient.  

5.Choisir un Type de valeur entre Nombre et Durée (en heures/minutes ou heures/centièmes).

6.Indiquer comment la Valeur sera établie.

a.Saisie. Après la création de la variable, double-cliquer dans la cellule de la grille ou faire une clic-droit Consulter les valeurs de la variable d'exploitation. Saisir la valeur en fonction de la Visibilité choisie (voir point 4).

b.Importée. Sélectionner le Format du fichier. Il doit être conforme aux colonnes de l'onglet Contenu.

Si Modifiable est coché, vous pourrez modifier manuellement les valeurs importées. Cependant, tout nouvel import écrase une saisie manuelle.

Pour importer les valeurs, faire un clic-droit sur la variable dans la liste des postes, sélectionner ensuite Lancer l'import d'une variable d'exploitation.

c.Fonction. La fonction doit être calculée en respectant les règles de priorité mathématiques ; les multiplications et divisions sont prioritaires sur les additions et soustractions. Pour les opérations de même priorité , les calculs sont effectués de gauche à droite.

d.Résultat sur des postes. Vous pouvez utiliser des résultats de gestion des temps tels que le nombre de présents sur une liste de postes ou leur cumul d’heures effectives, leur temps passé sur une tâche, etc. Cela vous permettra de déterminer les indicateurs nécessaires à votre planification : Taux de productivité, Taux d'absentéisme, Besoin en intérim, etc.

Sélectionner le Résultat. Dans Type de compteur, choisir Cumul par poste. Vous avez le choix entre :

•Nombre d'heures

•Nombre de ressources au prorata de la présence

•Nombre de ressources physiques

Les autres notions disponibles correspondent aux résultats de la personnalisation du planning salarié.

Sélectionner le/les poste(s) concerné(s) par le résultat.

7.Enregistrer.

Après la création de la variable, l'ajouter au planning posté souhaité afin dans l'afficher à l'écran. Vérifier que dans la barre d'outils soit activé.

Afin de construire un planning au plus proche de votre organisation de travail, vous pouvez classer les postes dans un planning posté. La liste des postes créés peut être filtrée par un clic droit sur les postes Gestion des plannings postés ou un clic sur et ensuite Personnaliser.

1.Ouvrir l'onglet Plannings postés. La colonne à gauche affiche la liste de l’ensemble des éléments déjà créés et vous donne la possibilité de créer un nouveau classement :

•un clic sur l’un des planning postés déjà créés permet de le sélectionner et d’afficher l’ensemble des informations sauvegardées pour ce filtre,

•un clic sur offre la possibilité d’en ajouter un nouveau.

2.Renseigner un Libellé.

3.Sélectionner le Type de planning posté :

•postes en ligne permet d'afficher les postes ligne par ligne dans la grille.

•postes croisés permet d'adapter le planning à l’organisation de travail (postes similaires sur des machines différentes, des lignes différentes, des horaires …). Il faut définir quels postes seront affichés en lignes et lesquels en colonnes.

4.Ajuster éventuellement la période d'utilisabilité des postes. Un poste hors période d'utilisation sera hachuré à l'écran.

5.En fonction du type de planning choisi, remplir la/les colonne(s) d'éléments sélectionnés.

6.Sélectionner dans la colonne de gauche les éléments qui serviront à constituer le dossier puis cliquer sur pour ajouter les éléments sélectionnés ou cliquer sur pour tous les ajouter. De la même façon, on peut sélectionner des éléments dans la colonne de droite puis les retirer de la liste en cliquant sur . On supprime tous les éléments en cliquant sur .

7.Ajouter éventuellement un dossier . Utiliser les flèches pour promouvoir ou abaisser un poste dans la liste.

8.Afin de trier les postes et les variables dans la liste, définir l’ordre d’affichage des lignes de poste à l’aide des flèches et .

9.Définir pour les postes croisés, sur quel poste les résultats et les conditions d'affectation seront basés.

10.Configurer l'affichage des salariés sur les postes en cliquant sur .

11.Enregistrer la création du planning posté.

Pour choisir le planning posté à afficher à l'écran, cliquez sur et sélectionner le planning souhaité.

1.Depuis la configuration d'un planning posté, sélectionner Configurer l'affichage des salariés sur les postes via un clic sur . La fenêtre de configuration s’ouvre.

2.Ajuster éventuellement la période des postes utilisables. Un poste hors période d'utilisation sera hachuré à l'écran.

3.Sélectionner un Type de poste dans la colonne de gauche.

Données affichées

4.Sélectionner dans la colonne de gauche les éléments qui seront affichés dans la cellule du poste puis cliquer sur pour valider les éléments sélectionnés ou cliquer sur pour tous les valider. De la même façon, on peut sélectionner des éléments dans la colonne du milieu puis les retirer de la liste en cliquant sur . On supprime tous les éléments en cliquant sur .

5.Pour mieux se repérer, cocher les éléments dans l'ordre de leur Priorité dans la colonne Ordre de tri.

6.Les flèches bleues dans la colonne Sens du tri servent à indiquer si les éléments doivent être triés par ordre croissant ou décroissant .

7.Définir l’ordre d’affichage dans la cellule du poste à l’aide des flèches et . L’élément en haut de la liste se trouvera tout à gauche dans la cellule, et ainsi de suite. Il faut cliquer sur l’intitulé de la rubrique pour la déplacer.

Couleurs

8.Afin de mieux vous repérer dans l'ensemble du planning, vous pouvez faire afficher certains éléments en couleur : les horaires, les activités ou centres de charges et les catégories de personnel. La couleur affichée correspond à celle paramétrée pour ces éléments.  

•Toute la ligne met la couleur de l'élément en arrière-plan derrière le nom du salarié. Dans ce cas, vous ne pouvez choisir qu'un seul élément.

•Chaque élément rajoute un carré de couleur devant le nom du salarié.

9.Valider votre choix par Enregistrer.