Les postes de disponibilité

Pour créer un poste de disponibilité, vous devez :

1.Ouvrir l'onglet Postes en cliquant sur et ensuite Personnaliser.

ou

Faire un clic droit dans la liste des postes Gestion des postes.

2.Cliquer sur ou pour copier une configuration existante.

3.Saisir un Libellé pour le poste.

4.Sélectionner le Type du poste Disponibilité dans la liste déroulante.

5.Sélectionner les populations pour lesquelles vous voulez voir les disponibilités. Le système affiche toutes les populations du système. Si Tous est coché, alors le poste portera sur tous les salariés de toutes les populations même ceux ajoutés après la définition du poste.

6.Dans Horaires associés à ce poste, cocher Tous, si le salarié peut travailler sur tous les horaires pour ce poste. Sinon, ouvrir la liste des horaires via un clic sur , cocher Certains, et sélectionner le/les horaire(s) souhaité(s) pour prendre ce poste dans la liste. Ici on liste tous les horaires du système.

7.Suivre les étapes 6 à 15 de la création des postes.

L'affectation d'un salarié à un poste de disponibilité se fait à l’aide de la palette, de la même façon que pour l’affectation d’un horaire dans la vue du planning des ressources.

Au lieu de chercher une personne dans la longue liste de la palette, vous pouvez utiliser la pipette pour reprendre un salarié du planning et l’affecter ensuite à un autre poste. Il suffit d’activer la touche a de votre clavier, de cliquer sur l’élément et de le poser à l’endroit voulu.

Vous pouvez également faire un clic droit sur la personne dans la liste et la rendre disponible comme depuis le planning des ressources.

Lorsque vous essayez d’affecter un salarié à un poste de disponibilité alors qu’il n’appartient à aucune population définie pour ce poste, un message vous informe que ceci n’est pas possible.

Il en est de même pour l’emploi, les compétences et les horaires. Vous devez alors choisir un salarié dans la palette qui remplit les conditions nécessaires.

Les salariés disponibles n'apparaissent que dans les postes de disponibilité ; en noir quand ils sont issus de votre population, en bleu quand ils viennent d’une autre population.

Pour supprimer la disponibilité d’un salarié appartenant à votre population, il faut :

1.Faire un clic droit sur la personne dans la liste.

2.Choisir le lien Rendre disponible. La fenêtre de paramétrage des critères de disponibilité s’affiche à l’écran.

3.Sélectionner la ligne avec les dates concernées et cliquer sur .

4.Valider deux fois.

Lorsqu’un salarié a été mis en disponibilité par un autre service, vous pouvez l’emprunter depuis le poste de disponibilité. Les salariés disponibles n’appartenant pas à votre population apparaissent en bleu sur le poste. Ils sont barrés lorsque vous les avez déjà empruntés.

1.Cliquez sur le salarié concerné. Il est sélectionné sur la totalité de sa période de disponibilité et apparaît en rouge.

2.Faire un clic droit, Emprunter. La fenêtre de paramétrage des critères d’emprunt s’affiche à l’écran.

3.Ajuster les Dates si nécessaire.

4.Sélectionner un Service.

5.Ajouter éventuellement un Commentaire.

6.Valider par un clic sur .

7.Valider.

8.Ajouter éventuellement une deuxième période d'emprunt en cliquant sur et en remplissant la fiche comme décrit ci-dessus.

9.Les noms des salariés empruntés seront alors barrés.

Vous pouvez également reprendre un salarié du planning pour l’affecter ensuite à un autre poste. Il suffit d’activer la touche Shift de votre clavier, de cliquer sur l’élément (qui s’affichera en rouge) puis de le poser à l’endroit voulu. Un message apparaît vous demandant si vous voulez conserver la planification actuelle ou non.

Si Oui, le salarié gardera le planning qu’il aurait eu dans son service d’origine (horaires, activités, absences, etc.). Si Non, vous devez choisir parmi les absences, horaires, etc. auxquels vous êtes autorisé. Ce choix se fait en fonction du type de poste de destination.

Il est possible d’emprunter un salarié disponible d’un service initial par un autre service qui appartient à la même population ouverte en planification. Le salarié disponible pourra ainsi être affecté à un poste et il restera aussi sur le poste de disponibilité s’il est emprunté par un service de la population ouverte. Pour ne pas s'y perdre, le Service emprunteur peut être affiché via la personnalisation du poste de disponibilité.

Pour supprimer l'emprunt d'un salarié d'une autre population, il faut :

1.Faire un clic droit sur la personne dans la liste.

2.Choisir le lien Emprunter. La fenêtre de paramétrage des critères d’emprunt s’affiche à l’écran.

3.Sélectionner la ligne avec les dates concernées et cliquer sur .

4.Valider deux fois.

Si vous avez affiché le planning des salariés dans la partie basse de l'écran (Zone 4),  la représentation de la disponibilité et de l'emprunt se fait de la même façon que dans le planning des salariés.