Depuis le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Habilitations, il est possible de gérer les habilitations, leur renouvellement et d'effectuer un suivi pour chaque collaborateur de toutes les accréditations nécessaires à son poste.

Filtre

Un filtre d'affichage est disponible pour naviguer facilement entre Période d'affichage et Caractéristiques du rendez-vous. Il suffit de cliquer sur Filtrer et de choisir les éléments souhaités. Valider.

Le clic dans l'entête d'une colonne permet également de trier les notions (Configurer un tableau).

Vue simplifiée : Cette vue permet de se concentrer uniquement sur le statut de la dernière période d’habilitation connue pour chaque salarié. En cliquant sur le détail d’une habilitation, on retrouve l’ensemble des périodes qui la composent.

Vue complète : Cette vue représente par défaut un regroupement par salarié puis par habilitation. En cliquant sur le détail d’une habilitation, on retrouve uniquement les informations de la période sélectionnée.

Actions

tog_minusCréer une habilitation

Pour créer une habilitation :

1.Sélectionner la population, voire la personne concernée.

2.Pour ajouter un rendez-vous, cliquer sur icn_plus.

Habilitation

3.Sélectionner le Motif dans le menu déroulant ou via le bouton icn_3 dots. La Catégorie s'affiche automatiquement.

Période

4.Renseigner la Date d'obtention. Si une Durée de validité a été indiquée dans la configuration du motif, cette date est remplie automatiquement. Sinon, vous pouvez la saisir à la main. Si un Délai de prévenance avant la date d'expiration a été indiquée dans la configuration du motif, cette date s'affiche pour information.

5.Indiqué si une Formation et la Visite médicale nécessaire ont été effectuées.

6.Cocher la case Période d'habilitation à renouveler. Si elle est cochée, le besoin de renouvellement sera indiqué dans le statut

7.Ajouter des documents annexes le cas échéant en cliquant sur icn_plus.

a.Renseigner un Libellé en tapant dans le champ grisé.

b.Cliquer sur icn_paperclip pour joindre un document.

c.Ajouter un Description.

d.Valider par icn_validate.

8.Ajouter un Commentaire si nécessaire.

9.Valider.

Le système vous indique que l'habilitation a été créée avec succès. Fermer la fenêtre. L'habilitation passe en phase En cours.

 

icn_info

Il est possible de mettre en place des alertes qui vous préviennent quand des démarches de renouvellement sont à entreprendre
tog_minusSuivre les habilitations

Le suivi des habilitations se fait depuis le menu Administration du personnel > Exploiter > Gérer > Habilitations.

•Le Statut vous permet de voir dans quelle phase se trouve le processus (voir Légende).

•Les colonnes Dates vous donnent les dates clés de façon claire.

•Les colonnes Formation et Visite médicale vous indiquent si elles sont été effectuées (si nécessaire).

icn_info

Vous pouvez lier un rendez-vous médical effectué à une période d'habilitation pour prouver que le salarié est apte médicalement à exercer son habilitation. Ce lien peut être visible depuis le suivi des habilitations et depuis les rendez-vous médicaux (en activant l'affichage de la colonne respective).

•Un clic sur icn_3 dots dans la colonne Détail ouvre le détail de l'habilitation. Vous pouvez directement agir sur ces éléments depuis cet écran. Veuillez consulter le chapitre Créer une habilitation pour plus de détails.

 

En fonction du Statut de l'habilitation, vous pouvez soit la Renouveler l'habilitation, soit le Supprimer voir Légende).

icn_info

Toutes ces informations viennent automatiquement alimenter le tableau d’historique des habilitations de la fiche employé. Il est également possible d'ajouter une période d'habilitation individuellement dans chaque fiche.
tog_minusRenouveler une habilitation

Il peut être nécessaire de renouveler une habilitation. Les statuts (voir Légende) et les alertes vous aident à facilement les retrouver.

1.Sélectionner la personne dont l'habilitation arrive en fin de validité.

2.Cliquer sur icn_plus pour ajouter la nouvelle habilitation.

3.Suivre les étapes de création d'une habilitation pour mettre à jour la date d'obtention.

4.Valider.

5.Enregistrer.

6.Le statut change en fonction des dates et options indiquées (voir Légende).

icn_info

Toutes ces informations viennent automatiquement alimenter le tableau d’historique des habilitations de la fiche employé. Il est également possible d'ajouter une période de renouvellement individuellement dans chaque fiche.
tog_minusGénérer et stocker un document publiposté sur une habilitation

Vous pouvez construire et générer vos propres éditions publipostées afin d'établir des attestation d'habilitations.

Pour générer un document lié à une période d'habilitation :

1.Sélectionner la population, voire la personne concernée.

2.Se mettre en Vue simplifiée et se positionner sur la période d'habilitation en question.

3.Cliquer sur Générer le document.

4.Choisir le Modèle du document dans le menu déroulant ou via le bouton icn_3 dots. Celui-ci doit être préalablement paramétré depuis les Éditions publipostée.

5.Indiquer dans quel Format il doit être généré (PDF ou format du modèle .odt, .doc, .docx).

6.Sélectionner comment le document sera diffusé :

a.Envoi au salarié

b.Envoi au(x) responsable(s)

c.Stockage dans le bloc Documents de la période d'habilitation concernée.

7.Personnaliser l’objet et le Contenu de l'e-mail envoyé au(x) destinataire(s). Valider.

8.Valider.

9.Les habilitations contenant un document sont facilement repérables dans le tableau de suivi avec l'icône Doc.

icn_infohelp

Les documents ajoutés dans une période d’habilitation sont également visibles depuis l’onglet Carrière > Habilitations de l’employé. En revanche il n’est pas possible de générer un document à partir de la fiche salarié.
tog_minusÉcran d'habilitations groupés

Il est également possible de consulter la liste des habilitation de plusieurs salariés simultanément, pour une période choisie. Pour cela vous devez :

1.Ouvrir la liste des salariés.

2.Appuyer sur la touche Ctrl du clavier et cliquer sur les salariés à sélectionner en maintenant la touche Ctrl appuyée ou simplement cocher la case devant le nom de chaque salarié.

3.Cliquer sur le bouton btn_liste_salarie_add_multi_red05 qui se met alors à clignoter.

4.Vous accédez à une vue globale des habilitations. Le filtre vous aide à naviguer plus facilement.

Créer une habilitation groupée

5.Vous pouvez ajouter des habilitations en cliquant sur icn_plus.

6.Suivre les étapes de création d'une habilitation.

7.Valider.

Générer un document publiposté sur les habilitations

8.En Vue complete, cliquer sur Générer le document.

9.Suivre les étapes de génération d'un document publiposté.

10.Valider.

Légende des statuts

En cours

Habilitation valide

En cours - À renouveler

Habilitation valide mais la date de prévenance avant expiration est passée. Des démarches de renouvellement doivent être faites.

En cours  - Ne pas renouveler

Habilitation valide mais la date de prévenance avant expiration est passée. Le renouvellement de l'habilitation n'est pas souhaité.

À venir

La date d'obtention saisie est dans le futur.

Expirée

La date d'expiration est passée.

Expirée - Ne pas renouveler

La date d'expiration passée mais renouvellement  n'est pas souhaité.