Gestion de la présence
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Avec Kelio, il est possible de gérer les temps de travail dans l'entreprise pour différentes catégories ; pour ceux qui badgent, et ceux qui ne badgent pas. En effet, les populations de cadres ou d'itinérants ont également des solutions pour signaler ou déclarer leur présence dans l'entreprise.
L'avantage est de pouvoir comptabiliser des heures de présence, d'en déduire des primes, des compteurs, le nombre de jours travaillés pour des salariés qui ne badgent pas d'entrée/sortie.
Par exemple, un cadre peut ainsi signaler sa présence sur le terminal le matin : aucune heure de badgeage n'est enregistrée mais il est comptabilisé parmi les présents. Il peut valider qu'il a bien bénéficié de son temps de repos quotidien et sa journée de travail peut être comptabilisée pour la gestion de son forfait jour.
L'écran des badgeages ne sert donc pas uniquement à afficher des badgeages mais toutes formes de présences gérées :
Dans ce mode, les salariés badgent réellement sur le terminal, la badgeuse virtuelle de l’Espace personnel ou depuis le portail. Les heures des badgeages sont affichées sous forme d'entrée et de sortie. Badgeages automatiques en cas de télétravail permet de calculer le temps de présences en automatique sur les journées de télétravail sans action des collaborateurs en travail ou sans leur donner accès à la badgeuse virtuelle. |
Dans ce mode, le système génère automatiquement des badgeages d’entrée et de sortie pour les salariés. Les heures des badgeages automatiques correspondront aux entrées et sorties des périodes de travail définis dans les cycles de travail. Un salarié avec ce mode de gestion de la présence gardera tout de même le droit de badger sur les terminaux avec un droit correspondant. |
Ce mode permet de signaler sa présence sur une journée ou une demi-journée, en temps réel ou a posteriori. Le Signalement en temps réel s'effectue sur un terminal Visio X4 ou X7, un Smartphone ou l’Espace collaboratif. Le salarié valide sa présence, aucune heure d'entrée ou de sortie n'est enregistrée, seule la présence est comptabilisée. Une coche Présent est alors affichée dans l'écran de présence. Pour générer automatiquement les temps de présence, le système se base soit sur le temps théorique de l’horaire soit sur les périodes de travail et permet ainsi le calcul des cumuls. Signalement de présence automatiques en cas de télétravail permet de calculer le temps de présences en automatique sur les journées de télétravail sans action des collaborateurs en travail ou sans leur donner accès à la badgeuse virtuelle. Il est possible de Signaler ses départs si l’option a été activée. Ceci est fait dans le but de prendre en compte en temps réel le départ de l'utilisateur dans l’affichage des Absents/Présents, Dans un souci du respect du temps de repos entre deux journées de travail, on propose également la case Déclaration des repos quotidiens pour que le collaborateur confirme par lui-même son repos. L’affichage de l'heure par défaut et d'un repos par défaut respecté est optionnel et paramétrable. Le Signalement a posteriori permet à un salarié de déclarer par exemple en fin de semaine, les journées où il a été présent. L’écran permettant cette déclaration est accessible pour le salarié directement sur son Espace personnel. Cette déclaration peut être soumise à validation ou non (à déterminer dans le droit Salarié - Espace personnel). Une automatisation est également possible afin que les signalements de présence soient cochés selon le planning de travail prévu du collaborateur. Ainsi s’il est en repos ou absent, les cases ne seront pas cochées. Le salarié peut alors gérer les exceptions à son planning horaire via l’écran de déclaration de manière à par exemple indiquer avoir travaillé sur une journée prévue en repos. Un signalement de présence effectué sur une journée de repos, un samedi ou un dimanche par exemple, est pris en compte de manière à directement impacter le forfait jours. |
Ce mode suit le principe du signalement de présence a posteriori et ne génère pas de badgeage. La grande différence cependant est que le collaborateur indique la durée du temps présent. Cette déclaration peut être soumise à validation ou non (à déterminer dans le droit Salarié - Espace personnel). Dans un souci du respect du temps de repos entre deux journées de travail, on propose également la case Déclaration des repos quotidiens pour que le collaborateur confirme par lui-même son repos. L’affichage de l'heure par défaut et d'un repos par défaut respecté est optionnel et paramétrable. |
Il s’agit ici de la combinaison des deux modes précédents. Le collaborateur peut signaler sa présence et/ou saisir la durée de ses journées une fois de retour au bureau. |
Avec ce mode de gestion de la présence, les activités déclarées en mode période génèrent directement des badgeages. Cela évite la double saisie et/ou le double badgeage pour les mêmes heures de début et de fin. Cette fonction sera surtout utilisée par les salariés qui font des déclarations d’activités dans l’Espace personnel en mode période (d’heure à heure) pour calculer leurs primes, le crédit/débit, etc. Dès qu’il y a un badgeage de gestion de temps, celui-ci est prioritaire sur les badgeages d’activité. |
Le paramétrage des différents modes s'effectue depuis l'écran de synthèse ou les droits utilisateurs.
Voir aussi :
Consulter les présences d'un salarié