Cette option doit être activée dans les options du logiciel dans le module Configuration > Logiciel > Personnalisation > Options > Organisation de travail > Télétravail. Pour vous aider à bien mettre en place la gestion du télétravail avec Kelio, voici les étapes importantes :

Le paramétrage du télétravail

tog_minusMettre en place les motifs et cycles de télétravail

La configuration se fait depuis le module Paramétrage. Pour avoir un décompte automatique du temps effectué en télétravail, la mise en place de plages horaires dans les horaires journaliers est nécessaire. Il s'agit de prime pour compter les jours et/ou d'heures spéciales pour compter les heures. Les compteurs associés doivent préalablement être créés.

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Pensez à autoriser ces compteurs dans le Contrat horaire !
tog_minusMettre en place les soldes de télétravail

Il faut associé le motif de prime qui calcule le nombre d'heures ou de jours de télétravail (cf. ici) à un solde de télétravail. La configuration de ce solde se fait depuis le menu Compteurs > Soldes. Pour que ce solde s'affiche lors d'une pose de télétravail par le collaborateur, il faut ensuite associer le solde de télétravail au motif de télétravail.
tog_minusGérer les contraintes

Afin de respecter vos accords d'entreprise, il est possible de mettre en place deux types de contrôle :

•Contrôle sur le délai de prévenance d'une demande de télétravail

•Contrôle sur les jours de télétravail autorisés (avec possibilité de limiter le contrôle sur une période de date à date)

Ces contrôles peuvent être bloquantes pour les demandes de télétravail ou la planification et/ou générer des anomalies.
tog_minusConfigurer les absences, repos et jours fériés pour le maintient du télétravail

On souhaite parfois ne pas afficher le télétravail sur des journées non travaillées. C'est souvent le cas des absences, jours fériés non travaillés ou des repos. Il faut alors déterminer pour chaque motif si le télétravail est maintenu. Cela aura également un impact sur l'affichage du télétravail dans les calendriers des demandeurs et des valideurs.
tog_minusBasculer automatiquement sur un horaire de télétravail

En cas de télétravail, on peut avoir besoin de mettre les salariés sur un horaire qui a un comportement différent de leur horaire habituel (pas de gestion de crédit/débit, pas de plage fixe, …). Vous devez indiquer dans chaque horaire journalier le nouvel horaire à suivre.

 

Le télétravail pour les gestionnaires et planificateurs

tog_minusAffecter le télétravail aux salariés

Avec les droits correspondants, vous pouvez assigner un Cycle de télétravail aux salariés via leurs contrats horaires ; via le modèle, de façon groupée ou individuellement par exception.
tog_minusConsidérer le salarié comme Présent sur les journées de télétravail

Kelio vous permet  de calculer le temps de présences en automatique sur les journées de télétravail sans action des collaborateurs ou sans leur donner accès à la badgeuse virtuelle ces journées-là. Il faut alors activer les Badgeages / Signalement automatique(s) en cas de télétravail dans la gestion des présences. Cette fonction peut être mise en place dans pour les salariés :

• Qui badgent

• Qui signalent leur présence + (forfait jours)

• Qui signalent leur présence avec une saisie de leur temps de présence.
tog_minusConsulter les jours de télétravail

Cliquer pour agrandir/réduire        Depuis l'écran de présence

Depuis l'écran de présence, il faut activer l'icône icn_telework correspondant au télétravail pour visualiser les jours télétravaillés facilement. L'onglet Télétravail donne les détails sur les fiches et les demandes.

Cliquer pour agrandir/réduire        Depuis le planning collectif

Depuis le planning collectif, il faut activer le filtre icn_teleworking correspondant au télétravail sur le planning pour visualiser les jours télétravaillés facilement. Le télétravail apparaît dans la liste des motifs de la palette. Lors d'un double-clic sur une journée ou d'un clic droit Consulter le télétravail, l'onglet Télétravail donne les détails sur les fiches et les demandes.

Cliquer pour agrandir/réduire        En cas d'anomalies

En cas d'anomalies, l’onglet de Télétravail est présent dans le détail d’une journée où il y a une anomalie.

Cliquer pour agrandir/réduire        Depuis l'écran des résultats

Lorsque le calcul des jours et heures télétravaillés a été mis en place via des compteurs de primes et d'heures spéciales, vous pouvez consulter ces données dans l'onglet Présence de l'écran des résultats.

Cliquer pour agrandir/réduire        Dans les éditions

Le télétravail peut être configuré dans l’édition du Planning des Salariés – Jour. Il faut cocher la case Télétravail et sélectionner les motifs souhaités. Au choix, la couleur des motifs peut être affichée.

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Le télétravail n'est pas affiché dans le calendrier d'absence individuel mais dans les présences !

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Les utilisateurs du module Planification doivent posséder les droits de planification de télétravail nécessaires. Ils trouveront des explications détaillées dans l'aide en ligne Kelio Planification.

Le télétravail pour le salarié

tog_minusAssigner des valideurs de télétravail

Avec un profil Salarié - Espace personnel qui autorise les demandes de télétravail, un salarié peut les effectuer en ligne. Pour cela, il faut lui affecter un ou des valideur(s) de télétravail via sa fiche salarié.  

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Lors de la mise en place du télétravail, il peut être judicieux d'affecter ces valideurs de manière groupée.
tog_minusAccéder aux demandes de télétravail

Sur le portail d’un salarié, c’est la vignette des demandes d’absences qui mène vers le télétravail . Il est également possible d'y accéder depuis le menu de navigation Mon espace > Demande de télétravail.

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Les demandes qui ont été traitées (acceptation ou refus) sont notifiées sur le portail.
tog_minusConsulter le télétravail et les demandes dans le calendrier d'absence

Le télétravail est affiché dans les calendriers annuels et mensuels de l'espace collaboratif mais on n'en voit pas le motif.
tog_minusCréer une demande de télétravail

Vous trouverez les explications détaillées pour la création d'une demande dans l'aide en ligne Kelio Espace collaboratif.

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En cas de validation automatique, la demande sera acceptée instantanément par le système.

tog_minusBadger virtuellement en cas de télétravail

Cette fonction autorisera le collaborateur à se servir de la badgeuse virtuelle uniquement un jour de télétravail. Vous l’obligez ainsi à bien utiliser le terminal les autres jours.

Il faut alors activer l’Accès à la badgeuse virtuelle selon le télétravail dans le droit Salarié - Espace Mobile / Salarié - Espace personnel.

Ceci est également valable pour le Signalement de présence.

Le télétravail pour les valideurs

tog_minusAffectation de valideurs supérieurs et de renvoi

Avec un profil Valideur qui autorise la validation des demandes de télétravail, un valideur peut y procéder en ligne. L'affectation de valideurs supérieurs et de renvoi pour les demandes de télétravail se fait via la fiche salarié.  

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Lors de la mise en place du télétravail, il peut être judicieux d'affecter ces valideurs de manière groupée.
tog_minusAccéder aux demandes de télétravail

Sur le portail d’un valideur, c’est la vignette des demandes d’absences qui mène vers le télétravail . Il est également possible d'y accéder depuis le menu de navigation Espace manager > Demande de télétravail.

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Les demandes en attente de traitement sont notifiées sur le portail.
tog_minusValider une demande de télétravail

Vous trouverez les explications détaillées pour la validation d'une demande dans l'aide en ligne Kelio Espace collaboratif.

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En cas de validation automatique, la demande sera acceptée instantanément par le système mais le valideur peut en être informé par e-mail.