Écran de présence

Vous pouvez retrouver dans cette colonne le numéro de la semaine, les dates de la semaine ainsi que l'abrégé de l'horaire qui est affecté au salarié sélectionné. Grâce aux flèches, vous pouvez rapidement changer de semaine.

Le système vous place directement sur la semaine en cours mais il est possible de revenir plusieurs semaines en arrière grâce à l’ascenseur vertical.

Lorsque vous cliquez sur une des cases, la case Horaire au bas de l'écran s'affiche et vous avez alors la possibilité de :

1.Visualiser l'horaire journalier pour cette période et le modifier à l’aide du menu déroulant ou via un clic sur . Un clic sur le bouton Revenir à l'horaire issu du cycle de travail permet de réaffecter l’horaire d’origine au salarié.

2.Modifier les heures d’entrées et de sorties des périodes de travail ou en ajouter (création de périodes supplémentaires de travail).

3.Diminuer ou augmenter le Temps théorique de la journée à l’aide des flèches.

4.Forcer le Temps théorique de la journée en cochant la case correspondante et en choisissant un nombre d'heures spécifique.

5.Inscrire un commentaire dans l'onglet Commentaire de l'horaire (préciser par exemple une information sur un poste, le passage d'une équipe d'entretien, etc.)

Vous trouvez un tableau des présences personnalisable dans lequel apparaissent les différentes Entrées et Sorties, les signalements de présence ou encore les déclarations de temps de présence du salarié au cours de la période.

Certaines présences apparaissent avec le logo . Ce sont celles générées par le système. Il s'agit des sorties automatiques et des badgeages Entrées/Sorties générés à partir des périodes de travail des horaires journaliers si vous avez activé la case à cocher Générer automatiquement les badgeages lors de la création de l'horaire dans le menu Paramétrage > Horaires et cycles > Horaires.

Modification d'une présence :

La modification d’une présence se fait soit en cliquant directement sur la présence à modifier puis en saisissant la nouvelle heure, soit en sélectionnant celle-ci et en cliquant sur

La procédure à suivre est alors la même que dans les autres écrans, vous devez :

1.Sélectionner la présence à modifier puis saisir la nouvelle heure/durée ou cliquer sur .

2.Renseigner l’heure/la durée et éventuellement le motif de mission badgé ou les pauses.

3.Enregistrer puis Fermer.

La modification d'une présence est indiquée par le symbole . Il est cependant possible de rendre invisible ce symbole à l'aide du bouton . Pour cela, cliquer sur Personnaliser, et retirer de la liste le symbole que vous ne souhaitez pas voir apparaître à l'écran dans la colonne Indicateurs affichés avec une icône.

Un clic sur permet de passer en mode étendu pour une meilleur compréhension des résultats. Vous pouvez alors afficher trois lignes avec différents contenus. Vous avez le choix entre :

•Présences modifiées

•Présences réelles

•Présences calculées

•Périodes de travail

•Terminal

De cette façon, vous comparez facilement les périodes de travail et badgeages effectués par exemple.

Dans cette colonne, vous pouvez voir l'abrégé du motif si le salarié est absent ou parti en mission. Au survol de la souris, vous obtenez davantage d'informations sur l'élément.

Lorsque vous cliquez sur le motif, l'onglet Absences/Missions s'ouvre au bas de l'écran. Vous avez alors accès à plus de détails concernant le motif, la période, le mode de saisie et vous pouvez consulter les demandes d'absences validées, refusées ou en attente. Cet écran reprend les éléments du calendrier d'absence.

Les colonnes Cumul (théorique/effectif) et Crédit/Débit vous donnent les valeurs des différents compteurs créés dans le système en fonction de l’horaire de chaque jour.

Vous pouvez visualiser :

•Théo : temps théorique de cette journée,

•Effectif : temps de présence sur le poste de travail (+ les absences effectives),

•Payé : temps payé de chaque jour (différent de l’effectif en cas d’absence, de pause payée, de jour férié, …),

•Normal : temps payé moins heures supplémentaires et/ou heures spéciales de la journée s’il y en a,

•Crédit/Débit Jour : différence journalière entre temps théorique et temps payé du salarié,

•Crédit/Débit Total : différence totale entre temps théorique et temps payé.

Tous ces compteurs sont calculés par rapport au paramétrage fait dans l’horaire journalier. Vous être libre d'en créer de nouveaux (cumul heures supplémentaires, primes, cumul d'absence etc.).

À l'aide du bouton , vous pouvez personnaliser votre écran des résultats en ajoutant vos propres colonnes.

Une règle d’affichage par critère peut être mise en place afin d'obtenir automatiquement des résultats pertinents et adaptés au salarié en cours de gestion.

Par exemple, pour un salarié en modulation, ses résultats d’annualisation apparaîtront ; pour un cadre au forfait jour, son nombre de jours travaillés sera affiché.

Pour cela, il vous suffit de créer des personnalisations selon 4 critères différents :

•Mode de gestion de la présence

•Contrat horaire

•Cycle de travail

•Champs prédéfinis

Pour chaque critère d'affichage, vous pouvez associer différentes personnalisations suivant vos besoins.

Lors d'une visualisation en mode groupé ou si le salarié ne correspond à aucun critère de la règle d'affichage, c'est la personnalisation par défaut qui s'applique.

Vous retrouvez dans la colonne la liste des événements ou des incidents jour par jour ainsi que leur nombre.

Un simple clic sur un pictogramme suffit à connaître le détail de l’incident (type d’anomalie, …) ou de l’événement (la durée d’une absence, le type de prime …).

Vous pouvez sélectionner les informations à afficher l'aide du bouton .

Dans cette colonne, vous pouvez ajouter un commentaire sur la journée et/ou afficher le commentaire issu d'une déclaration de présence. Il suffit de cliquer sur le bouton et de cocher le type de commentaire désirée.

Cet onglet permet d'obtenir un détail de l'horaire et de changer l'horaire si besoin de la même façon que depuis Horaires.

Cet onglet permet de créer, de modifier, de supprimer ou de visualiser un motif d'absence de la même façon que depuis Absences/Missions.

Cet onglet permet de créer, de modifier, de supprimer ou de visualiser une activité, un centre de charges ou un client de la même façon que depuis Activités.

Cet onglet permet de créer, de modifier, de supprimer ou de visualiser le télétravail programmé ainsi que les demandes en cours.

1.Se positionner sur le jour pour lequel une nouvelle fiche de télétravail doit être créé.

Fiche de télétravail

2.Cliquer sur pour passer en mode création.

3.Sélectionner dans la liste déroulante le motif que vous souhaitez attribuer.

4.Indiquer quand le télétravail commence et quand il se termine.

5.Revenir au motif de télétravail issu du cycle de télétravail permet de remettre le motif par défaut quand un motif a été affecté par exception.

Demande de télétravail

6.Vous visualisez les demandes dans l'état coché pour le jour sélectionné uniquement.

7.Envoyer un e-mail / SMS de relance au(x) valideur(s) pour avertir les personnes concernées en cas d'oubli.

8.En tant que Valideur, vous pouvez directement valider /refuser la demande depuis cet écran en sélectionnant l'état dans le menu déroulant.

9.Enregistrer.

Cet onglet permet d'acquitter une anomalie ou de lancer une alerte de la même façon que depuis Superviser.

Cet onglet permet de comprendre le calcul du temps de pauses lorsque une plage Pause a été paramétrée dans l'horaire journalier.

Cet onglet permet de créer, de modifier, de supprimer ou de visualiser un ajout /retrait de la même façon que depuis Fonctions avancées.

Exécution des fiches

Cet onglet affiche les fiches de transfert exécutées sur la journée. Il est possible de modifier les valeurs d’exécution au cas par cas. Accessibles via le bouton Traiter, les valeurs de la fiche peuvent être changées individuellement. Une fiche modifiée est signalée par un .

En cas d’erreur, le bouton Valeurs par défaut remet le calcul d’origine.

Demandes de transfert de comptes

Cet onglet affiche les fiches de transfert de compte demandées par le salarié sur la journée sélectionnée, avec le détail par fiche et le symbole correspondant à son état.

Cet onglet affiche les règles / extension exécutées sur la journée sélectionnée, avec le détail par fiche et le symbole correspondant à son état.

Cette fonction permet à un exploitant de distinguer rapidement les journées traitées de celles qui ne le sont pas. Cette fonction de visa est activable ou non au niveau d’une règle. La création/modification d’une règle se fait dans le menu Règles / extensions, réservé aux consultants Kelio. Il est alors possible de « viser » la règle ouverte à l'aide du bouton Viser.

Différentes informations sont accessibles depuis cet écran :

•Le Libellé de la règle pour faciliter la compréhension de celle-ci.

•Le Détail de la règle c'est-à-dire le calcul opéré.

•Un clic sur le bouton dans la colonne Traiter ouvre le mécanisme de validation propre à cette règle mentionnant la valeur à ventiler s’il y a lieu.

Dès lors, il y a 4 possibilités :

• L'exploitant souhaite la traiter ultérieurement, l’icône de la règle reste rouge c'est-à-dire en statut « à traiter ».

• L’exploitant la modifie, l’icône de la règle devient bleue c'est-à-dire en statut « modifiée par l'exploitant ».

• Le salarié la modifie, l'icône de la règle devient orange c'est-à-dire en statut « modifiée par le salarié ».

• L’exploitant la vise, l’icône de la règle devient verte c'est-à-dire en statut « visée ».