Een aanvraag toevoegen

U kunt een aanvraag opstellen in de grafische modus via het scherm van de afwezigheidskalender Kalender. Om een afwezigheidsaanvraag toe te voegen, moet u:

1.Klikken op de begindatum van de afwezigheid (aangeduid door ).

2.Klikken op de einddatum van de afwezigheid (aangeduid door ).

3.Kies het type aanvraag dat u in wilt dienen: Afwezigheden/Werkbezoeken  of Thuiswerken

4.Het bericht bevestigen om de op voorhand ingevulde afwezigheidsaanvraag weer te geven.

5.De Reden kiezen uit het vervolgkeuzemenu.

De Invoermodus van de afwezigheid is vooraf ingevuld, net als de begin- en einddata van de afwezigheid. U kunt meer informatie toevoegen om een afwezigheid aan het begin van de namiddag of aan het einde van de ochtend toe te voegen, of de begin- en eindtijd opgeven wanneer de modus bijv. datum tot datum of uur tot uur is.

6.Pas deze informatie zo nodig aan.

7.Voeg eventueel een Opmerking toe.

8.Klik op om een document bij uw afwezigheidsaanvraag te voegen (bijv.: geboorteakte, huwelijksakte).

9.Verzend de aanvraag naar de beslisser met de knop Bevestigen.

In de tabel aan de rechterkant van het scherm kunt u uw afwezigheids- of thuiswerksaldi bekijken voor de lopende of volgende periode. Bij die saldi worden de afwezigheidsaanvragen gerekend die al goedgekeurd of nog in afwachting van goedkeuring zijn, maar niet de afwezigheidsaanvragen uit het verleden. Als u het saldo voor een afwezigheidsreden of een thuiswerkreden niet ziet, betekent dat, dat u niet gemachtigd bent om het saldo te bekijken.

Na het aanmaken van een aanvraag wordt u naar de kalender gestuurd rekening houdend met de aanvraag die op goedkeuring wacht.

In de menu's Een afwezigheidsaanvraag aanmaken  en Een thuiswerkaanvraag aanmaken kan een gebruiker een nieuwe aanvraag aanmaken.

Om een aanvraag aan te maken, moet u:

1.Selecteer de Reden in de tabel.

2.Selecteer de Invoermodus van de afwezigheid.

De Invoermodus van de afwezigheid is vooraf ingevuld, net als de begin- en einddata van de afwezigheid. U kunt meer informatie toevoegen om een afwezigheid aan het begin van de namiddag of aan het einde van de ochtend toe te voegen, of de begin- en eindtijd opgeven wanneer de modus bijv. datum tot datum of uur tot uur is.

3.Voer de verschillende instellingen in m.b.t. de aanvraag. Deze instellingen veranderen naargelang van de invoermodus van de afwezigheid.

4.Voeg eventueel een Opmerking toe.

5.Klik op om een document bij uw afwezigheidsaanvraag te voegen (bijvoorbeeld: geboorteakte, huwelijksakte).

6.Verzend de aanvraag naar de beslisser met de knop Bevestigen.

In de tabel aan de rechterkant van het scherm kunt u uw verlof- of thuiswerksaldi bekijken voor de lopende of volgende periode. Bij die saldi worden de afwezigheidsaanvragen gerekend die al goedgekeurd of nog in afwachting van goedkeuring zijn, maar niet de afwezigheidsaanvragen uit het verleden. Als u het saldo voor een afwezigheidsreden of een thuiswerkreden niet ziet, betekent dat, dat u niet gemachtigd bent om het saldo te bekijken.

Na het aanmaken van een aanvraag wordt u naar de kalender gestuurd rekening houdend met de aanvraag die op goedkeuring wacht.

Het instellen van controles voor tijdregistratie Kelio wordt uitgelegd in de online hulp van de module. Die controles kunnen de volgende kenmerken hebben:

> niet blokkerend en een waarschuwing genereren, maar u hebt wel de mogelijkheid om de aanvraag te Wijzigen, Bevestigen door de waarschuwing te negeren of Annuleren.

> blokkerend en de aanmaak van afwezigheidsaanvragen die niet voldoen aan de controles te verbieden. U kunt dan uw aanvraag wijzigen door te klikken op Wijzigen om terug te gaan naar het aanmaakscherm of te klikken op de toets Annuleren om te stoppen.

Deze functie bestaat erin automatisch een debetorder van afwezigheidssaldi uit te voeren volgens de regels van uw instelling.

Wanneer de afwezigheid is ingesteld, ziet de gebruiker de impact op zijn afwezigheidssaldi.