Individuelle Mitarbeiterdatei

Berücksichtigung

1.Das Anfangs- und Enddatum der Verwaltung des Mitarbeiters eingeben. Sie können über die Personalverwaltung synchronisiert werden.

2.Den Feiertagskalender auswählen.

Zugangsmittel

3.Den Ausweiscode des Mitarbeiters eingeben oder auf den Button Letzte Nr. klicken, um den vom Terminal zuletzt gelesenen Ausweis zu verwenden. Auf dieselbe Weise kann man dem Mitarbeiter eine zweite Ausweisnummer zuordnen. Dadurch kann man dem Mitarbeiter z.B. zweierlei Ausweise zuordnen, die zwei unterschiedlichen Teilzeitfunktionen entsprechen.

4.Mit Hilfe des Buttons Erstellen automatisch einen PIN-Code erstellen. Auf diese Weise kann man augenblicklich einen persönlichen PIN-Code für einen Mitarbeiter erstellen.

5.Eventuell das Auswahlkästchen Biometrie-Benutzer aktivieren. In diesem Fall kann der Mitarbeiter an einem Biometrie-Leser buchen. Wenn ein USB-Biometrieleser mit Ihrem PC verbunden ist, können Sie die Erfassung eines Fingerabdrucks direkt starten, indem Sie auf Erfassung klicken.

Zugangsprofile

6.Im Bereich Profile auf den Button klicken und die diesem Mitarbeiter zugeordneten Zugangsprofile auswählen.

a.Wählen Sie die genehmigten Standorte, die Profile sowie die Anfangs- und Enddaten für diesen Mitarbeiter in den entsprechenden Dropdown-Menüs aus.

b.Zur Bestätigung auf die Schaltfläche klicken.

Zugangsrechte

7.Das Auswahlkästchen Erweiterte Zeitgebung für Zugänge aktivieren, wenn der Mitarbeiter bewegungseingeschränkt ist, oder wenn ein Lieferant mehrmals hin und zurück muss. Diese Funktion ermöglicht ein automatisches Umschalten auf erweiterte (längere) Öffnungszeiten, die für jeden Zugang parametriert wurden.

8.Das Auswahlkästchen Anti-Passbacks aktivieren, wenn Sie möchten, dass die Anti-Passback-Regeln auf diesen Mitarbeiter angewandt werden.

9.Das Auswahlkästchen Sonderpläne aktivieren ankreuzen, wenn Sie möchten, dass der Mitarbeiter eigenständig von bestimmten Zutrittszeitplänen auf Sonderpläne umschalten darf. Durch diese Anwendung kann der Mitarbeiter mittels einer Buchung das Umschalten eines Zutritts auf einen Sonderplan (und umgekehrt) veranlassen. So ein kann z.B. ein Vorarbeiter einen Zugang nur dann freischalten, wenn er selbst im Betrieb anwesend ist. Bevor man diese Funktion einrichtet, muss man die Sonderpläne definieren und die von diesem Mitarbeiter selbst verwalteten Zugänge durch Klicken auf auswählen.

a.Um die Kontrolle der Sonderpläne aller von Kelio verwalteten Zugänge zu aktivieren, das Auswahlkästchen Sonderplan überall aktivieren.

b.Um die Kontrolle von Sonderzeitplänen nur für bestimmte Zugänge zu erlauben, aktivieren Sie diese in der Liste der auswählbaren Orte mithilfe der Pfeile oder , klicken Sie anschließend auf Bestätigen.

10.Aktivieren Sie das Auswahlkästchen Hauptschlüssel um einem Benutzer ein jederzeitiges Zugangsrecht rund um die Uhr und ohne Rücksicht auf den laufenden Zutrittszeitplan und sein Zugangsprofil, zu gewähren. In diesem Fall müssen Sie die erforderlichen Informationen angeben, indem Sie auf .Die Funktion Hauptschlüssel kann entweder nur bei bestimmten oder bei allen Zugängen angewandt werden.

a.Um den Hauptschlüssel für alle von Kelio verwalteten Zugänge zu aktivieren, das Auswahlkästchen Hauptschlüssel überall aktivieren.

b.Um den Hauptschlüssel nur für bestimmte Zugänge zu aktivieren, aktivieren Sie diese in der Liste der auswählbaren Orte mithilfe der Pfeile oder , klicken Sie anschließend auf Bestätigen.

11.Gegebenenfalls das Auswahlkästchen Die Alarmzentralen manuell aktivieren ankreuzen: der Mitarbeiter ist nun berechtigt, die Alarmzentralen mit seinem Ausweis manuell zu aktivieren oder deaktivieren. Wählen Sie die Zentrale im Dropdownmenü aus.

12.Aktivieren Sie das Auswahlkästchen Besucher empfangen, wenn der Mitarbeiter externe Personen empfangen soll. Klicken Sie auf den Button Besuche des Mitarbeiters, um die Besuchsliste des Mitarbeiters anzuzeigen. Standardmäßig zeigt das System die laufende Woche an. Wenn Sie die Daten in den Kalendern ändern, können Sie die gewünschte Periode anzeigen. Beim Empfang eines Besuchs kann die für den Empfang zuständige Person eine E-Mail oder SMS an die besuchte Person oder eine beliebige andere Person senden und sie über den Besuch informieren. In diesem Fall sind die erforderlichen Felder auszufüllen.

13.Aktivieren Sie das Auswahlkästchen Besucher an den anderen Standorten, wenn der Mitarbeiter eines Standorts als potenzieller Besucher eines anderen Standorts betrachtet wird. Dann werden diese Mitarbeiter, wenn sie an den verschiedenen Standorten unterwegs sind, automatisch auf dieselbe Weise wie ein Besucher erfasst und bearbeitet.

Die hier anzugebenden Informationen sind fakultativ und beziehen sich hauptsächlich auf den Familientand des Mitarbeiters.

1.Die Anrede und das Geburtsdatum des Mitarbeiters eingeben.

2.Die Sprache des Mitarbeiters auswählen.

3.Die Adresse des Mitarbeiters angeben.

4.Die private Telefonnummer und eventuell eine andere Nummer, z. B. eine Mobiltelefonnummer eingeben,

5.Seine private E-Mail-Adresse eingeben.

6.Die Personen angeben, die im Notfall zu kontaktieren sind.

1.Wenn Sie die Anrede und das Geburtsdatum des Mitarbeiters nicht in der Registerkarte Personenbezogene Daten eingegeben haben, können Sie es hier tun.

2.Gegebenenfalls die für diesen Mitarbeiter von der Lohnauszahlungssoftware verwendete Personal-Nr. eingeben.

3.Im Kasten Rangordnung wird die Abteilung des Mitarbeiters angegeben und eventuell die höheren Ebenen (Firmenbereich, Unterabteilung etc.). Im Bedarfsfall die Abteilung mit Hilfe des Buttons ändern und das Datum der Änderung angeben.

4.Geben Sie die Nummer des Diensttelefons ein und eventuell eine andere Nummer, z.B. von einem Handy, einem Pager oder eine Durchwahl.

5.Geben Sie die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.

6.Eventuell einen Kommentar eingeben.

Diese Registerkarte zeigt die Informations- und vordefinierten Felder, die im Verwaltungsmodul konfiguriert wurden. Wurde kein Textfeld definiert, wird sie ausgeblendet.

1.Die gewünschten Informationen in die zuvor definierten Felder eingeben.

2.Was die vordefinierten Felder betrifft, auf das vorgeschlagene Dropdown-Menü klicken und dann in der Liste auf das Element, das dem Mitarbeiter entspricht.

Sie können hier das Kfz-Kennzeichen des Firmenwagens oder Privatwagens des Mitarbeiters eingeben. Das Kfz-Kennzeichen dient quasi als Ausweis und ermöglicht dem Mitarbeiter die Passierung eines kameraüberwachten Geländezugangs.