Verwaltung der Telearbeit
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Diese Option muss in den Softwareoptionen im Modul Konfiguration > Software > Personalisierung > Optionen > Arbeitsorganisation > Telearbeit aktiviert werden. Im Folgenden finden Sie die notwendigen Schritte, die Ihnen die Verwaltung von Telearbeit mit Kelio erleichtern:
Konfiguration der Telearbeit
Die Einstellungen werden über das Modul Einstellungen vorgenommen. Für eine automatische Zeiterfassung der Telearbeit ist es notwendig, Zeitspannen in den Tageszeitprogrammen einzurichten. Dabei handelt es sich um eine Prämie zur Erfassung der Tage und/oder Sonderstunden zur Erfassung der Stunden. Die zugehörigen Konten müssen vorab erstellt worden sein.
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Der Prämiengrund, der die Anzahl der Stunden oder Tage der Telearbeit berechnet (siehe hier), muss mit einem Saldo der Telearbeit verknüpft werden. Die Einstellungen für diesen Saldo werden über das Menü Konten > Salden vorgenommen. Damit dieser Saldo beim Einrichten der Telearbeit durch den Mitarbeiter angezeigt wird, muss der Saldo der Telearbeit mit dem Grund für die Telearbeit verknüpft werden. |
Zur Erfüllung Ihrer Betriebsvereinbarungen ist es möglich, zwei Kontrolltypen einzurichten: •Kontrolle über die Meldefrist eines Telearbeitsantrags •Kontrolle über genehmigte Telearbeitstage (mit der Möglichkeit, die Kontrolle auf eine Datum-zu-Datum-Periode zu begrenzen) Durch diese Kontrollen können Telearbeitsanträge oder die Zeitplanung geblockt und/oder Abweichungen erzeugt werden. |
Manchmal soll Telearbeit nicht an nicht abgeleisteten Tagen angezeigt werden. Das ist häufig der Fall bei Abwesenheiten, nicht abgeleisteten Feiertagen oder Ruhezeiten. Es gilt daher für jeden Grund festzulegen, ob Telearbeit aufrechterhalten wird. Dies wirkt sich ebenfalls auf die Anzeige der Telearbeit in den Kalendern derAntragsteller und derEntscheidungsträger aus. |
Bei Telearbeit kann es nötig sein, die Mitarbeiter auf ein Zeitprogramm zu setzen, das eine andere Vorgehensweise für ihr gewöhnliches Zeitprogramm hat (keine Saldoverwaltung, keine feste Zeitspanne ...). In jedem Tageszeitprogrammmuss das neue zu befolgende Zeitprogramm eingegeben werden. |
Telearbeit für Verwalter und Planer
Mit den entsprechenden Berechtigungenkönnen Sie den Mitarbeitern über ihre Arbeitszeitverträge einen Telearbeitszeitzyklus zuweisen: über das Modell, kollektiv oder in Ausnahmefällen auch einzeln. |
In Kelio können Sie die Anwesenheitszeit an Telearbeitstagen automatisch berechnen, ohne dass Ihre Mitarbeiter aktiv werden müssen oder an diesen Tagen Zugriff auf das virtuelle Terminal haben. Sie müssen dazu in derAnwesenheitsverwaltung nur die Automatisches Buchen/Melden für Telearbeiten aktivieren. Diese Funktion lässt sich in diesem Fall für Mitarbeiter einrichten: • die sich einuchen • die Ihre Anwesenheit melden + (Tagespauschaule) • die ihre Anwesenheit mit der Erfassung ihrer Anwesenheitszeit melden. |
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Die Benutzer des Moduls Planung müssen über die erforderlichen Rechte zur Telearbeitsplanung verfügen. Ausführliche Erläuterungen finden sie in der Online-Hilfe zu Kelio Planung. |
Telearbeit für den Mitarbeiter
Mit dem Profil Mitarbeiter - Benutzerbereich, das Telearbeitsanträge zulässt, kann ein Mitarbeiter diese Anträge online stellen. Dazu müssen ihm über seine Mitarbeiterkartei ein oder mehrere Entscheidungsträger für Telearbeitsanträge zugeordnet sein.
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In dem Portal eines Mitarbeiters führt die Kachel Abwesenheitsanträge zum Bereich Telearbeit. Dieser Bereich kann auch über das Navigationsmenü Mein Intranet > Antrag auf Telearbeit aufgerufen werden.
Die bearbeiteten Anträge (Annahme oder Ablehnung) werden in dem Portal bekannt gegeben. |
Die Telearbeit wird im Jahres- und Monatskalender im Mitarbeiterbereich angezeigt, der Grund jedoch nicht. |
Ausführliche Erklärungen zur Erstellung eines Antrags finden Sie in der Online-Hilfe Kelio Mitarbeiterbereich.
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Diese Funktion erlaubt dem Mitarbeiter die Nutzung des virtuellen Terminals nur an einem Telearbeitstag. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter gezwungen, das normale Terminal an den anderen Tagen zu nutzen. Dazu muss der Zugriff auf den virtuellen Terminal gemäß Telearbeit im Benutzerrecht Mitarbeiter - Mobiler Bereich / Mitarbeiter - Benutzerbereich aktiviert werden. Dies gilt ebenso für die Anwesenheitsmeldung. |
Telearbeit für Entscheidungsträger
Mit dem Profil Entscheidungsträger, das zur Genehmigung von Telearbeitsanträgen berechtigt, kann ein Entscheidungsträger die Anträge online bearbeiten. Die Zuweisung von Entscheidungsträgern höherer Ebene und Weiterleitungen in Sachen Telearbeitsanträge erfolgt über die Mitarbeiterkartei.
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In dem Portal eines Entscheidungsträgers führt die Kachel Abwesenheitsanträge zum Bereich Telearbeit. Dieser Bereich kann auch über das Navigationsmenü Managerbereich > Antrag auf Telearbeit aufgerufen werden.
Anträge, die zur Bearbeitung anstehen, lösen im Portal eine Benachrichtigung aus. |
Ausführliche Erklärungen zur Genehmigung eines Antrags finden Sie in der Online-Hilfe Kelio Mitarbeiterbereich.
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