A aplicação Exploração de grupo permite ao utilizador visualizar os resultados de gestão de tempo de um grupo de funcionários. Pode ser uma população específica ou funcionários dos quais sou validador/responsável. Esta escolha depende da configuração dos direitos no espaço pessoal.

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É possível adicionar um atalho em seu portal.

A selecção dos funcionários pode ser feita activando as caixas de selecção correspondentes ou usando o filtro que permite classificar os funcionários de acordo com o apelido. Quando o grupo de funcionários é seleccionado, clique no botão Validar permite aceder a este ecrã:

•um menu suspenso que permite ao utilizador escolher a pessoa seleccionada anteriormente, cujos resultados deseja consultar

•um menu que apresenta os links para os vários resultados propostos ao utilizador

Acções possíveis no Espaço administrador para os funcionários da minha gestão

tog_minus        Gerir as suas marcações

Pode ver a presença dos funcionários na sua população individualmente ou de forma agrupada.

Acede a partir do menu Exploração de grupo > Presença, em seguida, clique no nome do funcionário ou em Todos no menu suspenso.

Por defeito, a data de visualização é mostrada para o dia actual. Pode navegar com as setas icon_blue triangle lefticon_blue triangle right ou com a ajuda do calendário.

Não é possível visualizar e modificar :

•os períodos trabalho : usando uma entrada nas caixas E1, S1, etc., depois clicando no botão Gravar. Quando o termo Períodos de trabalho estiver a vermelho, isso indica que já foram modificados. Para retornar aos períodos de trabalho originais, basta clicar no botão icon_refresh.

•as marcações : um clique numa marcação permite modificá-la ou atribuir um motivo para ausência/serviço externo e Validar. Também é possível adicionar ou remover marcações clicando no nome da pessoa.

•marcação de presença : se o funcionário tiver feito a marcação de presença correctamente, verá o ícone icon_attended. O Respeito do período de descanso diário e a duração do tempo de trabalho também podem ser especificados. Se não, pode marcar a(s) caixa(s) Validar.

tog_minus        Validar pedidos de transferência de conta,

O funcionário pode fazer uma transferência de conta escolhendo um tipo de transferência. O seu responsável é informado por e-mail deste pedido e pode validá-lo, modificá-lo ou recusá-lo.

Clicar para ampliar/reduzir        Validar os pedidos

Para aceder aos pedidos de transferência de conta, clique em Administração de grupo > Transferência de conta escolher Todos ou o nome de um funcionário em particular no menu suspenso.

É possível aplicar filtros a essa lista para mostrar apenas uma parte. Estes filtros permitem :

•escolher o estado dos pedidos de transferência de conta:

- os pedidos de transferência pendentes dos utilizadores de que é o validador,

- as declarações de transferência que recusou,

- os pedidos de transferência que aceitou,

- os pedidos de transferência arquivados.

•definir o período de visualização dos pedidos.

O administrador pode selecionar um pedido pendente, validado ou recusado marcando a caixa de seleção correspondente.

Informações para cada pedido

•o Apelido do requerente

•a Data de criação do pedido

•a Data de execução da ficha

•o Tipo de transferência de conta (descrição da ficha)

•o Contador de origem

•o Valor do contador de origem à data de execução

•o Valor transferido

•o Contador destinatário

•o Valor do contador destinatário à data de execução (valor provisório se o pedido não for validado ou no futuro)

•o Apelido do validador. (não inserido se o pedido estiver pendente)

•oEstado do pedido

Clicar para ampliar/reduzir        Modificar um pedido

É possível modificar pedidos que tenham um estado diferente de "arquivados”. Para tal, o administrador deve clicar num campo do pedido; uma caixa de diálogo abre.

Quando o pedido está pendente, o administrador pode alterar a data de execução, o valor transferido e o comentário. Noutros casos, é apenas o estado do pedido que é modificável.

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Se a data de execução do formulário estiver num período de bloqueio, não será modificado e os resultados serão exibidos.

Clicar para ampliar/reduzir        Pedidos de terceiro

Enquanto administrador,também é possível fazer pedidos para um terceiro se o perfil de operação atribuído no módulo de direitos o autorizar. Para tal, seleccione o funcionário desejado no menu suspenso na parte superior do ecrã. O sistema exibe todos os pedidos não arquivados numa tabela.

Para fazer um pedido, o administrador deve:

1.Clicar no separador Pedidos por terceiro, e no botão Adicionar.

2.Seleccionar o Tipo de transferência no menu suspenso. O sistema exibe o comentário associado à ficha seleccionada.

3.Escolher a Data de execução transferência de acordo com o período configurado na ficha de transferência de conta (ver a ajuda do Kelio, capítulo Funções de cálculos). Esta escolha pode ser uma data, a semana actual até a semana -5, o ciclo actual ou anterior, o período actual ou anterior, o ano actual ou o ano anterior (comparado com a última data de RAZ do contador).

4.Inserir o Valor a transferir.

5.Adicionar eventualmente um Comentário.

6.Validar a entrada. Um resumo do pedido é exibido no ecrã.

7.Se não existirem alterações, clicar em Confirmar, ou em Modificar.

O pedido é criado

Clicar para ampliar/reduzir        Controlar as suas actividades

A função Declaração de actividades possibilita supervisionar declarações de actividades e/ou centros de custo das suas equipas. Têm um ecrã de rastreamento de declaração individual ou um resumo.

Para consultar as declarações de um funcionário:

1.Seleccionar o funcionário no menu suspenso.

2.Seleccionar a semana a mostrar (por defeito, a semana actual) inserindo uma data através do calendário e, em seguida, clique em OK, ou utilizar as setas icon_blue triangle left e icon_blue triangle right.

3.Dependendo dos direitos do gestor, pode visualizar os horários e ausências do funcionário, bem como as horas trabalhadas (a partir da marcação) do funcionário.

4.O sistema exibe a lista de atividades da semana e as atividades preferidas do administrador. O ícone icon_favourite indica se se trata de uma actividade favorita.

5.Para os colaboradores cuja gestão de presenças seja "Registo de tempo de presença" ou "Relatório de presença e registo de tempo de presença", o administrador pode consultá-los, ou mesmo modificá-los.

Para adicionar uma actividade

Clicar em Selecção Cliente(s) / Actividade(s) /Centro(s) de custo. Seleccione os elemento desejados e confirmar escolhendo Validar.

Para criar uma actividade favorita

Para que uma actividade permaneça na lista da próxima abertura do ecrã, deve ser adicionada aos favoritos. Para tal clicar no ícone icon_favourite que altera de cor. Quando preenchida, significa que a actividade é a favorita. Repita o processo para adicionar mais favoritos.

Para adicionar uma nota

Cada cliente, actividade e/ou centro de custo tem um campo para registo de horas por dia. Se necessário, é possível inserir uma nota para cada actividade. Uma nota inserida aparece com um pequeno lápis icon_note.

Uma lenda explica se estes são tempos gerados automaticamente icon_automatic.

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Os campos de uma actividade gerada automaticamente ficam esmaecidos e não podem ser alterados.

Para visualizar a actividade Total considerada

O sistema exibe os totais de tempo de actividade declarados para cada dia. Caso haja inconsistência nos tempos declarados, o total é mostrado a vermelho, acompanhado do ícone icn_anomaly_may be corrected restrição foi (veja a ajuda de Kelio, capítulo Contrato) estiver activa. Passar o rato informa qual é a anomalia.

Para adicionar um comentário

Quando o gestor preenche um campo, aparece um link de hipertexto propondo a entrada de um Comentário. Quando o comentário estiver concluído, salve clicando em Validar. O ícone icon_comment indica se há um comentário para dia ou não. Um ponteiro do rato exibe o texto do comentário. Enquanto a semana não tiver sido validada, o comentário pode ser modificado.

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Uma vez que a semana foi definida, o comentário não pode ser editado ou excluído.

Para consultar o histórico

Clicar no link Histórico exibe a lista de alterações nas declarações do dia. Encontramos as informações seguintes:

•A Data e Hora da acção

•A Acção: Declarado (funcionário), Verificado (operador) ou Modificado e verificado (operador), bem como a lista de actividades registadas com as respectivas durações,

•O Apelido/Nome do utilizador,

•O Comentário

Para apor Explorador Visa

Quando o administrador modifica um campo, a caixa Visa Administrador é verificado automaticamente porque as modificações neste dia foram feitas por e, neste caso, considera-se que visou o dia. Um clique em icon_check selecciona todos os elementos da semana. Para validar todas as informações fornecidas neste ecrã, basta clicar em Validar.

A declaração desaparece da lista de dias a verificar.

Nesse painel, os gestores verificam os atrasos e desvios de declaração. Têm acesso directo às declarações feitas para corrigir, verificar e deixar comentários aos funcionários.

Para exibir o resumo das declarações de vários funcionários:

1.Seleccionar Síntese de funcionários.

2.Seleccione o período a ser exibido (por defeito, o mês actual) inserindo uma data através do calendário e, em seguida, clique em OK.

3.Para cada funcionário da população selecionada pelo administrador, o sistema apresenta uma tabela com a quantidade de:

•Dia a visar (dia em que o funcionário declarou atividades que o administrador ainda não verificou),

•Dia não declarado para os funcionário sobre o período,

•Anomalias (o total declarado é maior/menor que a base de cálculo da actividade para o dia).

Um clique no cabeçalho das colunas Funcionário permite a realização de uma classificação.

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O número de dias é calculado de forma diferente de acordo com o direito "Excluir da tabela de resumo os dias de actividades respeitando as actividades por defeito", ver manual dos Direitos utilizadores. As actividade por defeito são as actividades geradas automaticamente pelo sistema (actividade por defeito do serviço, actividade por defeito definida no registo do empregado, actividade planeada, etc.).

Exemplo :

Se, para um funcionário, existirem actividades por defeito e o gestor quiser apenas saber os dias em que o funcionário inseriu um tempo de actividade diferente do planeado, a exclusão das actividades por defeito deve ser activada no módulo direitos. Se após uma semana o funcionário mudar a duração da actividade de um dia, o seu superior terá 1 dia para verificar. Se, por outro lado, as actividades por defeito não forem excluídas, o superior verá 5 dias para verificação, pois considera-se que o funcionário valida as durações dos quatro dias gerados por defeito durante a declaração do dia diferente

Clicar num número nesta tabela abre directamente o ecrã da semana de actividades que contém:

•o primeiro dia "não verificado" pelo explorador (dia mais antigo)

•o primeiro dia "não declarado" pelo funcionário (dia não declarado mais antigo)

•a primeira anomalia (dia mais antigo).

É possível configurar o envio por e-mail do rastreamento do controlo das declarações de actividades. O administrador autorizado com um endereço de e-mail válido receberá num intervalo definido por um consultor Kelio um resumo que se assemelha à tabela de resumo. No e-mail, um atalho (URL) permite acesso rápido ao resumo

 

 

Clicar para ampliar/reduzir        Gerar as suas fichas de ausência

Existem duas maneiras de visualizar as ausências dos seus funcionários.

Individualmente no menu Administração de grupo > Calendário individual de ausências

Dependendo dos direitos que o administrador tem, este ecrã pode apresentar 2 tipos de calendário:

Clicar para ampliar/reduzir        Calendário de ausências simplificado

Este ecrã permite que o administrador visualize o calendário pessoal de ausências de colaboradores da sua população, seja mensal ou durante todo o ano. De acordo com os seus direitos, as ausências são marcadas como anónimas a azul ou exibidas com cor. Uma legenda na parte inferior do ecrã indica o estado dos diferentes pedidos. Não é possível criar, modificar ou excluir uma ausência, apenas pode visualizá-las.

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O teletrabalho pode ser visualizado no calendário anual e mensal pelo ícone icn_telework_2 mas não vemos o motivo.

Clicar para ampliar/reduzir        Calendário de ausências completo

O botão icon_wrench permite que abra o filtro de calendário e escolha mostrar os números de semana ou férias escolares.

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Se quiser ver as ausências de várias pessoas ao mesmo tempo, use o menu Calendário agrupado das ausência.

Agrupado no menu Administração de grupo > Calendário agrupado de ausências

Este ecrã apresenta uma tabela de resumo das ausências de todos os funcionários do grupo seleccionado. De acordo com os seus direitos, as ausências são marcadas como anónimas a azul ou exibidas com cor. Pode escolher o mês e o ano de visualização graças às setas icon_blue triangle left ou icon_blue triangle right clicando directamente no mês escolhido. A activação de uma visualização deslizante ao longo de vários meses é possível.

Os pedido de ausência e de teletrabalho em validação aparecerem tracejadas e as que estão aguardando a exclusão aparecerão quadriculadas.

Clicar para ampliar/reduzir        Consulte informações sobre ausências usadas e a usar.

Existem três categorias de informações sobre ausências:

•Os Totais de ausências, ou seja, o número de dias necessários para cada tipo de ausência durante o período de visualização desejado.

•Os Saldos de ausências, ou seja, o número de horas ou dias adquiridos e utilizáveis durante um período definido pelos acordos internos da empresa.

•As Previsões de ausência, ou seja uma síntese das duas noções anteriores a.

 

As tabelas de saldos e acumulados fornecem para cada tipo de ausência:

•a Abreviatura e a Descrição saldo ou ausência correspondente ao acumulado,

•a Unidade (dias e horas),

•os Saldos e Acumulados na data de hoje, que considera todas as ausências usadas no passado,

•os Saldos e Acumulados de ausência um ano depois, na véspera da inicialização ou na data indicada na caixa Previsional. Estes valores também consideram os pedidos de ausência validados até a data seleccionada,

•o valor é o saldo ou acumulação na data indicada na coluna anterior. Adquirido é o número de dias ou horas adquiridos entre a data actual e a data do cálculo provisório. Utilizado corresponde ao número de dias ou horas adquiridos entre a data actual e a data do cálculo provisório.

 

Para alterar a data do cálculo provisório, seleccionar Exercício em curso ou Exercício seguinte depois seleccionar Refrescar.

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O calendário permite seleccionar o período de visualização para ausências: dia, semana, período de pagamento, ciclo.

Clicar para ampliar/reduzir         Inicializar uma contador

O sistema Kelio pode gerir saldos de ausências (por exemplo, feriados pagos), o que tornará possível manter um contador contendo os direitos a uma ausência. Estes saldos são criados no módulo Parametrização. O direito a este saldo, se não for calculado pelo Kelio (como repouso compensatório) requer uma actualização regular (anual para feriados, por exemplo).

Nesta lista, o utilizador também pode:

•realizar uma nova inicialização de saldo clicando no botão Adicionar. Deve então inserir a data de inicialização, o valor, o saldo a ser creditado e activar a caixa de selecção, se necessário Conservar o saldo se o restante deva ser mantido durante a inicialização,

•modificar a inicialização clicando num dos campos e, em seguida, proceder às modificações desejadas,

•para apagar uma inicialização do contador, activando a caixa de selecção correspondente e clicando no botão Apagar.

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Esta ação está disponível apenas individualmente.

Clicar para ampliar/reduzir        Consultar os seus contadores individuais e de grupo

Dependendo dos seus direitos, pode consultar várias informações:

Contadores - permite contabilizar as horas especiais icn_special hours, horas extraordinárias icn_heure sup ou prémios icn_prime que correspondem ao tempo trabalhado em períodos de tempo específicos ou em condições diferentes do normal.

Créditos/débitos- avanço ou atraso em relação ao horário teórico a ser realizado

Totais - tempo de presença por categoria

•total teórico (duração do trabalho a ser feito pelo funcionário),

•total efetivo (soma das horas trabalhadas pelo funcionário mais as ausências consideradas como tempo de trabalho, por ex.),

•total pago (soma total real mais ausências definidas como pagas, por exemplo, férias remuneradas),

•total normal (número de horas de trabalho que não são horas extras e que correspondem às horas de trabalho que o funcionário deve fazer na empresa).

É possível visualizar os resultados por dia, semana, período, ciclo ou data a data.

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Também é possível visualizar as acumulações das últimas 5 semanas como gráfico clicando no ícone icon_statistics.

Tem a possibilidade de agrupar os resultados de todas as pessoas do grupo na mesma tabela com um clique em icon_group Resultados do grupo.

Na tabela o ícone icon_export Exportação dos dados permite exportar esses resultados para Excel®.

Clicar para ampliar/reduzir        Consultar os seus resultados de modulação

Para um funcionário associado a um horário de modulação, clique no link Modulação conduz ao ecrã apresentando os resultados.

A parte superior deste ecrã mostra os resultados da modulação:

•Objectivo do período

•Tempo teórico

•Diferencial entre objectivo e tempo teórico

•Realizado desde o início do período de modulação

•Resto a fazer

A parte inferior da do ecrã mostra os detalhes dos resultados da modulação semana a semana:

•Realizado

•Teórico

•Valor do saldo de modulação

•Valor do saldo de contrapartida

Com estes resultados, pode comparar rapidamente o tempo de trabalho esperado e o trabalho realizado.

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Um clique no ícone icon_statistics permite visualizar o gráfico de modulação para visualizar a antecipação ou o atraso em relação ao número de horas de trabalho esperado no período observado.

Clicar para ampliar/reduzir        Detectar retardatários

No menu Atrasos, visualiza, ao longo de um período, o número de atrasos e saídas antecipadas. A escolha do período de visualização (dia, semana, período ou ciclo) é feita com o calendário localizado no lado direito do ecrã.

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A gravidade das saídas antecipadas e atrasos é definida nos horários diários da gestão de tempos por intervalos de saídas antecipadas e de atrasos.

Clicar para ampliar/reduzir        Imprimir os seus resultados

A partir do menu Edições, também tem a possibilidade de fazer uma edição em formato PDF ou uma exportação para Excel®.

Para gerar uma edição, deve clicar no ícone icon_printer correspondente que permite realizar a edição. As edições são na forma de arquivos PDF que pode imprimir ou manter em suporte informático. No entanto, essas edições só podem ser visualizadas se um software específico, como o Adobe® Reader® estiver instalado no seu posto de trabalho.

Algumas edições podem ser exportadas directamente para Excel® clicando em icon_export.

Dependendo da edição escolhida, clique no ícone icon_printer abre até 3 separadores de configuração.

Estes separadores permitem que escolha as informações que devem aparecer, activando as caixas de selecção correspondentes:

•Data > escolha o período que aparecerá na edição (período actual, ciclo actual, etc.),

•Conteúdo > seleccione os elementos que quer que apareçam na sua edição,

•Layout página > definir o método de selecção dos funcionários (por nome e depois pelo primeiro nome ou serviço e depois pelo apelido), a orientação da edição ou as quebras de página (por funcionário, por actividade, etc..).

Clicar para ampliar/reduzir        Consultar horários individuais e de grupo.

Um clique no link Planeamento leva o operador para o ecrã que contém as configurações de exibição do planeamento. É possível definir um período máximo de visualização no futuro, no módulo de Direitos do utilizador Kelio. Assim, o período exibido indica o período de exibição do planeamento além da qual a exibição já não é permitida.

 

Esta página, no entanto, permite que especifique o modo de exibição do planeamento:

•A Visualização pretendida (por dia, meio dia ou hora, definidos módulo direitos),

•O período exibido (Semana, Mês, Data a data) ou

•Aextensão do período mostrado.

 

Clicar no botão Mostrar para visualizar o planeamento no ecrã. O ícone icn_resize permite ajustar o tamanho das células no ecrã. O botão Imprimir permite mostrar a edição e imprimir no formato PDF.

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O acesso às fichas empregado e às anomalias/alertas é feito diretamente numa miniatura no portal ou no menu de navegação.

 

Ver também:

Aplicar um controlo sobre o total da actividade

Dar direitos às edições

Parametrizar o período de planeamento exibido