Met de applicatie Groepsbeheer kan de gebruiker de resultaten van de tijdregistratie van een groep werknemers weergeven. Het kan om een specifieke populatie gaan of om werknemers waar ik de beslisser/verantwoordelijke voor ben. Deze selectie is afhankelijk van de instellingen in het Rechtenbeheer van Mijn Kelio.

tile_my team

Het is mogelijk om een snelkoppeling toe te voegen op uw startpagina.

De werknemers kunnen geselecteerd worden door de corresponderende selectievakken in te schakelen of met behulp van het filter om de werknemers op naam te sorteren. Wanneer de groep werknemers is geselecteerd, gaat u door te klikken op de knop Goedkeuren naar het scherm met:

•een vervolgkeuzemenu waarin de gebruiker de persoon, uit de voorafgaande selectie, kan kiezen van wie hij de resultaten wil zien

•een menu met links naar de verschillende resultaten voor de gebruiker

Mogelijke handelingen vanuit de managersomgeving voor de werknemers die ik beheer

tog_minus        Hun boekingen beheren

U kunt de aanwezigheden van de werknemers van uw populatie afzonderlijk of gegroepeerd weergeven.

U kunt ze openen via het menu Groepsbeheer > Aanwezigheid en door vervolgens te klikken op de naam van de werknemer of op Alle in het dropdownmenu.

Standaard is de weergegeven datum de huidige dag. U kunt navigeren met de pijlen icon_blue triangle lefticon_blue triangle right of aan de hand van de kalender.

U kunt de volgende zaken weergeven en wijzigen:

•de werkperiodes: door gegevens in te voeren in de vakken E1, S1, enz. en dan te klikken op de knop Opslaan. Wanneer de term Werkperiodes rood is, dan wijst dat erop dat deze laatste reeds zijn gewijzigd. Om terug te keren naar de oorspronkelijke werkperiodes, klikt u op de knop icon_refresh.

•boekingen: klik op een boeking om deze te wijzigen of een afwezigheidsreden/werkbezoek toe te wijzen en klik vervolgens op Goedkeuren. U kunt eveneens boekingen toevoegen of verwijderen door op de naam van de persoon te klikken.

•aanwezigheidsmeldingen: als de werknemer zijn aanwezigheid goed gemeld heeft, kunt u het pictogram icon_attended zien. De naleving van de dagelijkse rustperiode en duur van de werktijd kunnen eveneens opgegeven worden. Als dat niet het geval is, kunt u zelf het selectievak of de selectievakken inschakelen en klikken op Goedkeuren.

tog_minus        Hun aanvragen tot telleroverdracht goedkeuren

De werknemer kan een telleroverdracht uitvoeren door een soort overdracht te kiezen. Zijn verantwoordelijke wordt via e-mail van deze aanvraag op de hoogte gesteld en kan deze goedkeuren, wijzigen of weigeren.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Aanvragen goedkeuren

Om de aanvragen tot telleroverdracht te openen, klikt u op Groepsbeheer > Telleroverdracht en kiest u Alle of de naam van een bepaalde werknemer in het dropdownmenu.

U kunt filters toepassen op deze lijst, om slechts een deel ervan te bekijken. Met die filters kunt u:

•de status kiezen van de aanvragen tot telleroverdracht:

- de overdrachtsaanvragen in afwachting van gebruikers waarvoor hij de beslisser is,

- de overdrachtsaanvragen die hij heeft geweigerd,

- de goedgekeurde overdrachtsaanvragen,

- de gearchiveerde overdrachtsaanvragen.

•de weergaveperiode van aanvragen definiëren.

De beheerder kan een aanvraag in afwachting, goedkeuring of weigering selecteren door het corresponderende selectievakje te selecteren.

Informatie voor elke aanvraag

•de Naam van de aanvrager

•de Aanmaakdatum van de aanvraag

•de Uitvoeringsdatum van het bestand

•het Soort telleroverdracht (omschrijving van het bestand)

•de Oorspronkelijke teller

•de Waarde van de oorspronkelijke teller op de uitvoeringsdatum

•de Overgedragen waarde

•de Bestemmingsteller

•de Waarde van de bestemmingsteller op de uitvoeringsdatum (geschatte waarde als de aanvraag niet goedgekeurd of in de toekomst is)

•de Naam van de beslisser (niet ingevuld als de aanvraag in afwachting is)

•de Status van de aanvraag

Klikken om te vergroten/verkleinen        Een aanvraag wijzigen

Het is mogelijk om aanvragen met een andere status dan “gearchiveerd” te wijzigen. Om dit te doen moet de beheerder op een veld van de aanvraag klikken. Een dialoogvenster wordt geopend.

Als de aanvraag in afwachting is, kan de beheerder hiervan de uitvoeringsdatum, de overgedragen waarde en de opmerking wijzigen. In andere gevallen kan alleen de status van de aanvraag worden gewijzigd.

icn_info

Als de uitvoeringsdatum van het bestand in een vergrendelde periode ligt, dan zal deze evenals de hieruit voortvloeiende resultaten niet gewijzigd worden.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Aanvraag voor derden

Als manager is het ook mogelijk om aanvragen uit te voeren voor een derde als het beheerdersprofiel, toegewezen in de rechtenmodule, dat toestaat. Daarvoor moet de gewenste werknemer geselecteerd worden in het dropdownmenu bovenaan het scherm. Het systeem toont dan alle niet-gearchiveerde aanvragen in een tabel.

Om een aanvraag uit te voeren, moet de manager:

1.Klikken op het tabblad Aanvragen voor een derde, vervolgens op de knop Toevoegen.

2.Selecteer het Soort overdracht in het dropdownmenu. Het systeem geeft het commentaar dat bij de geselecteerde aanvraag hoort weer.

3.Kies de Uitvoerdatum van de overdracht op basis van de periode die is ingesteld in het telleroverdrachtsbestand (zie Kelio Help, hoofdstuk Berekeningsfuncties). Deze keuze kan een datum, de huidige week tot week -5, de huidige of vorige cyclus, de huidige of vorige periode, het huidige of vorige jaar zijn (ten opzichte van de laatste resetdatum van de teller).

4.Voer de Over te dragen waarde in.

5.Voeg eventueel een Opmerking toe.

6.Keur de invoer goed. Een overzicht van de aanvraag wordt op het scherm weergegeven.

7.Als er niets is gewijzigd, klikt u op Bevestigen, anders op Wijzigen.

De aanvraag is aangemaakt.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun activiteiten controleren

De functie Activiteitendeclaratie geeft managers de mogelijkheid om toezicht te houden op de activiteitendeclaraties en/of kostenplaatsen van hun ploegen. Ze beschikken over een individueel overzichtsscherm voor declaraties of een samenvatting.

De declaraties van een werknemer bekijken:

1.Selecteer de werknemer in het dropdownmenu.

2.Selecteer de weer te geven week (standaard is dit de huidige week) door een datum op te geven via de kalender en klik vervolgens op OK, of gebruik de pijlen icon_blue triangle left en icon_blue triangle right.

3.Afhankelijk van de machtigingen van de beheerder kan hij de roosters en afwezigheden van de werknemer en ook de gewerkte uren (geregistreerd door boekingen) weergeven.

4.Het systeem toont de lijst met activiteiten van de week en de favoriete activiteiten van de beheerder. Het pictogram icon_favourite geeft aan of het om een favoriete activiteit gaat.

5.Voor werknemers met aanwezigheidsregistratie via "Declaratie aanwezigheidstijd" of "Aanwezigheidsmelding en declaratie aanwezigheidstijd" kan de beheerder deze raadplegen en zo nodig wijzigen.

Een activiteit toevoegen

Klik op Client(s) / Activiteit(en) / Kostenplaats(en) selecteren. Selecteer de gewenste elementen en bevestig uw keuze door op Bevestigen te klikken.

Een favoriete activiteit aanmaken

Om een specifieke activiteit in de lijst te laten staan wanneer het scherm een volgende keer wordt geopend, moet men die toevoegen aan de favorieten. Klik daartoe op het pictogram icon_favourite , dat van kleur zal veranderen. Als dit ingevuld is, betekent dit dat de activiteit tot de favorieten behoort. Herhaal deze stappen om andere favorieten toe te voegen.

Een opmerking toevoegen

Bij elke client, activiteit en/of kostenplaats is een veld aanwezig waarin de tijden per dag kunnen worden ingevoerd. Indien nodig kunt u een opmerking invoeren voor iedere activiteit. Een ingevoerde opmerking wordt weergegeven met een klein potloodicon_note.

Via een legenda wordt aangeduid of de tijden automatisch zijn gegenereerd icon_automatic.

icn_info

De velden van een automatisch aangemaakte activiteit zijn grijs en kunnen niet worden gewijzigd.

Totaal van de meegerekende activiteiten raadplegen

Het systeem geeft de totalen weer van de aangegeven activiteiten van iedere dag. Als er een incoherentie bestaat in de gedeclareerde duur, wordt het totaal rood weergegeven, met het pictogram icn_anomaly_may be corrected als de beperking (zie Kelio Help, hoofdstuk Contract) geactiveerd is. Als u er met de muis overheen geweest, ziet u om wat voor onregelmatigheid het gaat.

Een opmerking toevoegen

Wanneer de beheerder een veld invult, verschijnt er een hyperlink die de mogelijkheid biedt een Opmerking in te voeren. Nadat de opmerking is ingevoerd, slaat u deze op door op Bevestigen te klikken. Het pictogram icon_comment duidt aan of de dag al dan niet is voorzien van een opmerking. Wanneer u de muisaanwijzer op het pictogram plaatst, wordt de tekst van de opmerking weergegeven. Als de week nog niet werd bevestigd, kan de opmerking worden gewijzigd.

icn_info

Als de week gecontroleerd is, kan de opmerking niet meer gewijzigd of verwijderd worden.

De historie raadplegen

Wanneer u klikt op de link Historie, wordt de lijst met wijzigingen van de declaraties van die dag weergegeven. Hier vindt u de volgende informatie:

•De Datum en het Tijdstip van de handeling,

•De Actie: Gedeclareerd (werknemer), Gecontroleerd (beheerder) of Gewijzigd en gecontroleerd (beheerder), alsook de lijst van geregistreerde activiteiten met de respectievelijke duur daarvan,

•De Achternaam/Voornaam van de gebruiker,

•De Opmerking.

Goedkeuring beheerder aanbrengen

Wanneer de beheerder een veld wijzigt, wordt het selectievak Goedkeuring beheerder automatisch aangevinkt, omdat de wijzigingen voor die dag door hem werden doorgevoerd en ervan wordt uitgegaan dat hij de dag heeft gecontroleerd.Door te klikken op icon_check worden alle elementen van de week geselecteerd. Als u alle ingevoerde informatie in dit scherm wilt bevestigen, hoeft u alleen op Bevestigen te klikken.

De declaratie wordt vervolgens verwijderd uit de lijst met te controleren dagen.

Vanaf dit overzichtsscherm controleren managers de te laat ingediende declaraties en onregelmatigheden van declaraties. Ze hebben rechtstreeks toegang tot de gedane declaraties, om die te verbeteren, goed te keuren en om opmerkingen in te voeren voor de werknemers.

De samenvatting van declaraties van verschillende werknemers bekijken:

1.Vink Samenvatting van de werknemers aan.

2.Selecteer de weer te geven periode (standaard is dat de huidige maand) door een datum op de kalender te kiezen en dan op OK te klikken.

3.Voor iedere werknemer uit de populatie die de beheerder kiest, geeft het systeem een tabel weer met het aantal:

•Te controleren dag (dag waarop de werknemer activiteiten heeft gedeclareerd die de beheerder nog niet heeft gecontroleerd),

•Niet gedeclareerde dag door de werknemers tijdens de periode,

•Onregelmatigheden (gedeclareerd totaal is hoger/lager dan de berekeningsbasis van de activiteit voor de dag).

De gegevens kunnen worden gesorteerd door op de kop van de kolom Werknemer te klikken.

icn_info

Het aantal dagen wordt anders berekend op basis van het recht "Dagen van activiteiten die overeenkomen met de standaardactiviteiten uitsluiten uit de samenvattingstabel". Standaardactiviteiten zijn activiteiten die het systeem automatisch aanmaakt (standaardactiviteit van de afdeling, standaardactiviteit aangegeven in de werknemersgegevens, geplande activiteit enz.)

Voorbeeld:

Als er voor een werknemer standaardactiviteiten zijn en zijn manager enkel wil weten op welke dagen de werknemer een andere tijd voor een activiteit heeft ingegeven dan was gepland, moet de uitsluiting van standaardactiviteiten in de rechtenmodule worden geactiveerd. Als de werknemer in een week de activiteitenduur met een dag verandert, zal zijn manager 1 te bekijken dag hebben. Als daarentegen de standaardactiviteiten niet zijn uitgesloten, zal de manager 5 te bekijken dagen hebben, want we veronderstellen dat de werknemer de duur van 4 standaard aangemaakte dagen zal bevestigen als hij de dag aangeeft die verschillend was.

Door een keer in deze tabel te klikken, wordt het scherm van de week van activiteiten geopend, met de inhoud:

•de eerste door de beheerder "niet gecontroleerde" dag (langst geleden)

•de eerste door de werknemer "niet gedeclareerde" dag (langst geleden niet gedeclareerde dag)

•de eerste onregelmatigheid (langst geleden dag).

U kunt instellen dat het overzicht van de controle van activiteitendeclaraties per e-mail wordt doorgestuurd. De gemachtigde beheerder ontvangt e-mails met een samenvatting al naargelang de regelmaat die door een Kelio-adviseur werd ingesteld, die lijkt op de samenvattende tabel. In de e-mail kunt u met een snelkoppeling (URL) snel toegang krijgen tot het overzicht

 

 

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun afwezigheidsgegevens beheren

Er zijn twee manieren om de afwezigheden van uw medewerkers te bekijken.

Individueel vanuit het menu Groepsbeheer > Individuele afwezigheidskalender

Afhankelijk van de rechten van de beheerder kan dit scherm 2 soorten kalenders weergeven:

Klikken om te vergroten/verkleinen        De vereenvoudigde afwezigheidskalender

In dit scherm kan de beheerder persoonlijke afwezigheidskalender van de werknemers in zijn populatie weergeven per maand of per jaar. Volgens uw rechten zijn de afwezigheden blauw gemarkeerd als anoniem of gekleurd weergegeven. Een legende onder aan het scherm geeft de status van de verschillende aanvragen aan. Het is niet mogelijk om een afwezigheid te maken, wijzigen of verwijderen. U kunt ze alleen weergeven.

icn_infohelp

Thuiswerken kan in de jaar- en maandkalender worden weergegeven via het pictogram icn_telework_2 maar de reden is niet te zien.

Klikken om te vergroten/verkleinen        De volledige afwezigheidskalender

Met de knop icon_wrench kunt u het kalenderfilter openen en ervoor kiezen om de weeknummers of zelfs schoolvakanties weer te geven.

icn_infohelp

Als u de afwezigheden van meerdere personen tegelijk wilt bekijken, gebruikt u het menu Gegroepeerde afwezigheidskalender.

Gegroepeerd vanuit het menu Groepsbeheer > Gegroepeerde afwezigheidskalender

In dit scherm ziet u een samenvattende tabel van de afwezigheden van alle werknemers van de geselecteerde groep. Volgens uw rechten zijn de afwezigheden blauw gemarkeerd als anoniem of gekleurd weergegeven. U kunt de maand en het jaar kiezen met de pijlen icon_blue triangle left of icon_blue triangle right door rechtstreeks te klikken op de maand van uw keuze. Het uitvoeren van een glijdende weergave over meerdere maanden is mogelijk.

De afwezigheids- en thuiswerkaanvragen die nog goedgekeurd moeten worden, worden gearceerd weergegeven en die nog moeten worden verwijderd, worden geruit weergegeven.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Informatie over opgenomen en komende afwezigheden bekijken

Er zijn drie categorieën informatie over afwezigheden:

•Het Afwezigheidstotaal, d.w.z. het aantal dagen dat u voor ieder soort afwezigheid heeft opgenomen tijdens de periode die u wilt weergeven.

•De Afwezigheidssaldi, d.w.z. een aantal uren of dagen dat men heeft verworven en kan inzetten over een periode die is vastgesteld in de interne akkoorden van de onderneming.

•De Geschatte afwezigheden, d.w.z. een samenvatting van de twee bovengenoemde concepten.

 

De tabellen met saldi en totalen geven voor ieder soort afwezigheid:

•de Afkorting en de Omschrijving van het saldo of de afwezigheid die overeenkomt met het totaal,

•De Berekeningseenheid (dagen of uren),

•de Saldo's en Totalen van de datum van die dag, rekening houdende met alle afwezigheden uit het verleden.

•De Saldo's en Afwezigheidstotalen van het volgende jaar, de dag voor de initialisatie of op de datum die is aangegeven in het kader Toekomstig. Die waarden houden ook rekening met de goedgekeurde afwezigheidsaanvragen tot op de gekozen datum,

•de waarde komt overeen met het saldo of totaal op de aangegeven datum in de vorige kolom. Verkregen is het aantal uren of dagen dat men tussen de huidige datum en de datum van de toekomstige berekening heeft opgebouwd. Opgenomen is het aantal uren of dagen dat overeenkomt met goedgekeurde afwezigheidsaanvragen, tussen de huidige datum en de toekomstige datum.

 

Om de datum van de toekomstige berekening te wijzigen, selecteer Huidig boekjaar of Volgend boekjaar en klik op Vernieuwen.

icn_info

Met de kalender kunt u de weergaveperiode kiezen voor afwezigheidstotalen: dag, week, betaalperiode, cyclus.

Klikken om te vergroten/verkleinen         Een teller initialiseren

Het Kelio-systeem kan afwezigheidssaldi beheren (bijvoorbeeld betaald verlof), waardoor u een teller die de afwezigheidsrechten bevat up-to-date kunt houden. Deze saldi worden aangemaakt in de module Instellingen. Het recht op dit saldo, als dit niet berekend wordt door Kelio zelf (zoals het compensatieverlof), vereist een regelmatige update (voor verlof bijvoorbeeld, is dit jaarlijks).

Met behulp van deze lijst kan de gebruiker ook:

•een nieuwe saldo-initialisatie uitvoeren via de knop Toevoegen. U moet dan de initialisatiedatum, waarde, te crediteren saldo invoeren en indien nodig het selectievak Resterend bewaren inschakelen als resterend bewaard moet worden tijdens de initialisatie,

•De initialisatie wijzigen door te klikken op een van de velden en vervolgens de gewenste wijzigingen uit te voeren,

•een tellerinitialisatie uitvoeren door het corresponderende Selectievakje in te schakelen en te klikken op de knop Verwijderen.

icn_info

Deze actie is alleen op individuele wijze beschikbaar.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun individuele en gegroepeerde tellers bekijken

Afhankelijk van uw rechten kunt u verschillende gegevens bekijken:

Tellers - voor het in rekening brengen van speciale uren icn_special hours, overuren icn_heure sup of premies icn_prime voor een periode die gewerkt is in exacte tijdsperiodes van het rooster of onder andere omstandigheden dan normaal.

Balans - voorsprong of vertraging in verhouding tot het theoretische rooster dat moet worden gepresteerd.

Totalen - aanwezigheidstijd per categorie

•theoretisch totaal (werktijd uit te voeren door de werknemer),

•effectief totaal (som van de uren die de werknemer heeft gewerkt plus de afwezigheden die beschouwd worden als werktijd, bijv. opleidingen),

•betaald totaal (som van het effectieve totaal plus de betaalde afwezigheden, bijv. betaald verlof),

•normaal totaal (aantal werkuren die geen overuren zijn en die overeenkomen met de werkuren die de werknemer moet presteren in het bedrijf).

De resultaten kunnen worden weergegeven per dag, per week, per periode, voor een cyclus of van datum t/m datum.

icn_info

Het is eveneens mogelijk om de totalen van de 5 laatste weken grafisch weer te geven door te klikken op het pictogram icon_statistics.

U heeft de mogelijkheid om de resultaten van alle personen van de groep te groeperen in een tabel door te klikken op icon_group Resultaten van de groep.

In deze tabel kunt u met het pictogram icon_export Gegevens exporteren deze resultaten naar Excel® exporteren.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun jaarplanningresultaten bekijken

Voor werknemers die aan een jaarplanningrooster zijn gekoppeld, gaat u door te klikken op Jaarplanningnaar het resultatenscherm.

Het bovenste deel van dit scherm geeft de resultaten van de jaarplanning:

•Doelstelling van de periode

•Theoretische tijd

•Verschil tussen doelstelling en theoretische tijd

•Gerealiseerd vanaf het begin van de periode van de jaarplanning

•Nog te doen

In het onderste deel van het scherm worden de jaarplanningresultaten van week tot week getoond:

•Uitgevoerd

•Theoretisch

•Waarde van het saldo jaarplanning

•Waarde van het saldo compensatie

Met deze resultaten kunt u snel de voorziene werktijd vergelijken met het uitgevoerde werk.

icn_info

Door te klikken op het pictogram icon_statistics kan de jaarplanninggrafiek worden weergegeven om de voortgang of vertraging ten opzichte van het aantal voorziene werkuren in de betreffende periode te bekijken.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Laatkomers opsporen

In het menu Te laat ziet u over een bepaalde periode het aantal te late aankomsten en vervroegde vertrekken. De weergaveperiode (dag, weer, periode of cyclus) wordt gekozen via de kalender rechts onderaan het scherm.

icn_info

De ernst van vervroegde vertrekken en late aankomsten wordt bepaald in de dagplanningen van de tijdregistratie met tijdsperiodes van vervroegde vertrekken en late aankomsten.

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun resultaten afdrukken

Via het menu Rapporten kunt u ook een rapport in pdf-formaat genereren of exporteren naar Excel®.

Om een rapport te genereren, moet u klikken op het bijbehorende pictogram icon_printer voor het opstellen van een rapport. Rapporten worden in pdf formaat opgeslagen en u kunt ze daarna afdrukken of opslaan. Deze rapporten kunnen echter uitsluitend worden weergegeven als een specifiek softwareprogramma zoals Adobe® Reader® op uw werkstation is geïnstalleerd.

Bepaalde rapporten kunnen rechtstreeks naar Excel® worden geëxporteerd via icon_export.

Naargelang van het gekozen rapport kunt u tot 3 tabbladen met Instellingen openen via het pictogram icon_printer.

In deze tabbladen kunt u de gegevens kiezen die moeten worden weergegeven door de overeenkomstige selectievakken in te schakelen:

•Datum > de periode van het rapport kiezen (lopende periode, lopende cyclus, enz.),

•Inhoud > de elementen selecteren die u wilt weergeven in uw rapport,

•Opmaak > de sorteringswijze van werknemers (op naam, dan op voornaam of op afdeling, dan op naam), de oriëntatie van het rapport of de pagina-einden (op werknemer, op activiteit, enz.).

Klikken om te vergroten/verkleinen        Hun individuele en gegroepeerde planningen raadplegen

Door te klikken op de link Planning gaat de gebruiker naar het scherm met weergave-instellingen van de planning. U kunt een maximale weergaveperiode in de toekomst instellen, in de module Gebruikersrechten van Kelio. Daardoor geeft de getoonde periode de periode weer waarna de weergave niet meer toegestaan is.

 

Via deze pagina kunt u bovendien de weergavemodus van de planning bepalen:

•De gewenste Weergave (per dag, halve dag of uur, ingesteld in de rechtenmodule),

•De getoonde periode (Week, Maand, Datum t/m datum) of,

•Het overzicht van de weergegeven periode.

 

Klik vervolgens op de knop Weergeven om de planning op het scherm te tonen. Het icoon icn_resize geeft de mogelijkheid om de celgrootte aan te passen aan het scherm. Met de knop Afdrukken kunt u het rapport weergeven en afdrukken als pdf-bestand.

icn_info

De toegang tot de werknemersgegevens en de onregelmatigheden/meldingen vindt rechtstreeks vanaf een tegel op het startpagina of het navigatiemenu plaats.

 

Bekijk ook:

Een controle op het activiteitentotaal toepassen

Rechten aan rapporten geven

De weergegeven planningperiode instellen