Exploitation de groupe

Vous pouvez visualiser les présences des salariés de votre population individuellement ou de façon groupée.

Vous y accéder depuis le menu Exploitation de groupe > Présence, puis cliquez sur le nom du salarié ou sur Tous dans le menu déroulant.

Par défaut, la date de visualisation affichée est le jour en cours. Vous pouvez naviguer avec les flèches ou à l'aide du calendrier.

Il est possible de visualiser et de modifier :

•les périodes de travail : à l'aide d'une saisie dans les cases E1, S1, etc., puis d'un clic sur le bouton Enregistrer. Lorsque le terme Périodes de travail est de couleur rouge cela indique que ces dernières ont déjà été modifiées. Pour revenir aux périodes de travail d'origine, il suffit de cliquer sur le bouton .

•les badgeages : un clic sur un badgeage vous permet de le modifier ou d'affecter un motif d'absence/mission puis Valider. Il est également possible d'ajouter ou de supprimer des badgeages en cliquant sur le nom de la personne.

•les signalements de présence : si le salarié a bien effectué son signalement de présence, vous visualiserez l'icône . Le Respect du temps de repos quotidien et la durée de temps de travail peuvent également être précisés. Dans le cas contraire, vous pouvez cocher vous-même la/les case(s) puis Valider.

Le salarié peut faire un transfert de compte en choisissant un type de transfert. Son responsable est prévenu par e-mail de cette demande et peut la valider, la modifier ou la refuser.

       Valider les demandes

       Modifier une demande

       Demandes pour un tiers

La fonction Déclaration d'activités donne aux managers la possibilité de superviser les déclarations d’activités et/ou centres de charges de leurs équipes. Ils disposent d’un écran de suivi de déclaration individuel ou d’une synthèse.

Écran de suivi de déclaration individuel

Synthèse

Il y a deux façons de consulter les absences de vos collaborateurs.

Individuellement depuis le menu Exploitation de groupe > Calendrier individuel des absences

Selon les droits que possède le gestionnaire, cet écran peut afficher 2 types de calendrier :

       Le calendrier d'absences simplifié

       Le calendrier d'absences complet

Groupé depuis le menu Exploitation de groupe > Calendrier groupé des absences

Cet écran présente un tableau récapitulatif des absences de tous les salariés du groupe sélectionné. Selon vos droits, les absences sont repérées anonymes en bleu ou affichées en couleur. Vous pouvez choisir le mois et l'année de visualisation grâce aux flèches ou en cliquant directement sur le mois de votre choix. La mise en place d'un affichage glissant sur plusieurs mois est possible.

Les demandes d’absence et de télétravail en attente de validation apparaissent hachurées et celles en attente de suppression apparaissent quadrillées.

Il y a trois catégories d'information sur les absences :

•Les Cumuls d'absences, c’est-à-dire le nombre de jours pris pour chaque type d’absence sur la période de visualisation souhaitée.

•Les Soldes d'absences, c’est-à-dire un nombre d’heures ou de jours acquis et utilisables sur une période définie par les accords internes de l’entreprise.

•Les Prévisions d'absences, c’est-à-dire une synthèse des deux notions ci-dessus.

Les tableaux des soldes et cumuls donnent pour chaque type d’absence :

•l’Abrégé et le Libellé du solde ou de l’absence correspondant au cumul,

•l’Unité (jours ou heures),

•les Soldes et Cumuls à la date du jour, qui tiennent compte de toutes les absences prises dans le passé,

•les Soldes et Cumuls d'absence un an plus tard, à la veille de l’initialisation ou à la date indiquée dans l’encadré Prévisionnel. Ces valeurs tiennent compte également des demandes d’absence validées jusqu’à la date choisie,

•la valeur correspond au solde ou cumul à la date indiquée dans la colonne précédente. Acquis est le nombre de jours ou d’heures acquis entre la date du jour et la date du calcul prévisionnel. Consommé correspond au nombre de jours ou d’heures résultant des demandes d’absence validées, entre la date du jour et la date de calcul du prévisionnel.

Pour modifier la date du calcul prévisionnel, sélectionner Exercice en cours ou Exercice suivant puis cliquer sur le bouton Rafraîchir.

Le système Kelio peut gérer des soldes d’absences (par exemple les congés payés), qui vont permettre de tenir à jour un compteur contenant les droits à une absence. Ces soldes sont créés dans le module Paramétrage. Le droit à ce solde, s’il n’est pas calculé par Kelio lui-même (comme le repos compensateur) nécessite une mise à jour régulière (annuelle pour les congés par exemple).

À partir de cette liste, l'utilisateur peut également :

•effectuer une nouvelle initialisation de solde en cliquant sur le bouton Ajouter. Vous devez alors renseigner la date d’initialisation, la valeur, le solde à créditer et activer si besoin la case à cocher Conserver le reliquat si le reliquat doit être conservé lors de l’initialisation,

•modifier l’initialisation en cliquant sur l’un des champs puis en réalisant les modifications souhaitées,

•supprimer une initialisation de compteur en activant la case à cocher correspondante puis en cliquant sur le bouton Supprimer.

Selon vos droits, vous pouvez consulter différentes informations :

Compteurs - permet de comptabiliser des heures spéciales , des heures supplémentaires ou des primes qui correspondent à un temps travaillé dans des plages horaires précises ou dans des conditions différentes de la normale.

Crédits/débits - avance ou retard par rapport à l'horaire théorique devant être effectué

Cumuls - temps de présence par catégorie

•cumul théorique (durée de travail à réaliser par le salarié),

•cumul effectif (somme des heures travaillées par le salarié plus les absences considérées comme du temps de travail, par exemple les formations),

•cumul payé (somme du cumul effectif plus les absences définies comme payées, par exemple les congés payés),

•cumul normal (nombre d'heures de travail qui ne sont pas des heures supplémentaires et qui correspondent aux heures de travail que le salarié doit faire dans l'entreprise).

Il est possible de visualiser les résultats à la journée, à la semaine, à la période, sur un cycle ou de date à date.

Vous avez la possibilité de regrouper les résultats de toutes les personnes du groupe dans un même tableau à l’aide d’un clic sur Résultats du groupe.

Sous ce tableau l’icône Export des données vous permet alors d’exporter ces résultats vers Excel®.

Pour un salarié associé à un horaire de modulation, un clic sur le lien Modulation vous amène sur l'écran présentant ses résultats.

La partie supérieure de cet écran présente les résultats de modulation :

•Objectif de la période

•Temps théorique

•Différence entre objectif et temps théorique

•Réalisé depuis le début de la période de modulation

•Reste à faire

La partie inférieure de l’écran affiche le détail des résultats de modulation semaine par semaine :

•Réalisé

•Théorique

•Valeur du solde de modulation

•Valeur du solde de contrepartie

Avec ces résultats,vous pouvez rapidement comparer le temps de travail prévu et le travail réalisé.

Dans le menu Retards, vous visualisez, sur une période, le nombre de retards et de départs anticipés. Le choix de la période de visualisation (jour, semaine, période ou cycle) se fait avec le calendrier situé dans la partie droite de l’écran.

Depuis le menu Éditions, vous avez également la possibilité de réaliser une édition au format PDF ou un export avec Excel®.

Pour générer une édition, vous devez cliquer sur l'icône correspondant qui permet de réaliser l’édition. Les éditions se font sous forme de fichiers PDF que vous pouvez ensuite imprimer ou conserver sur un support informatique. Cependant, ces éditions ne peuvent être visualisées que si un logiciel spécifique tel qu’Adobe® Reader® est installé sur votre poste de travail.

Certaines éditions peuvent directement être exportées vers Excel® en cliquant sur .

En fonction de l’édition choisie, un clic sur l’icône vous ouvre jusqu'à 3 onglets de paramétrage.

Ces onglets vous permettent de choisir les informations qui devront apparaître en activant les cases à cocher correspondantes :

•Date > choisir la période qui apparaîtra sur l’édition (période en cours, cycle en cours, etc.),

•Contenu > sélectionner les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans votre édition,

•Mise en page > définir le mode de tri des salariés (par nom puis par prénom ou par service puis par nom), l'orientation de l'édition ou encore les sauts de page (par salarié, par activité, etc.).

Un clic sur le lien Planning amène l’exploitant sur l’écran présentant les paramètres d’affichage du planning. Il est possible de définir une période de visualisation maximale dans le futur, dans le module des Droits utilisateurs Kelio. Ainsi, la période affichée indique la période d’affichage du planning au-delà de laquelle l’affichage n’est plus autorisé.

Cette page vous permet cependant de préciser le mode d’affichage du planning :

•La Visualisation souhaitée (à la journée, à la demi-journée ou à l’heure, définie dans le module de droits),

•La période affichée (Semaine, Mois, Date à date) ou

•L'étendu de la période affichée.

Cliquer ensuite sur le bouton Afficher pour visualiser le planning à l’écran. L'icône permet d'ajuster la taille des cellules à l'écran. Le bouton Imprimer vous permet d'afficher l'édition et de l’imprimer sous forme de fichier PDF.